Организация наличных расчетов в автономном учреждении

Несмотря на то, что электронные платежные системы играют важную роль в модернизации и развитии экономики России, для некоторых учреждений в силу специфики их деятельности или местоположения остается актуальным вопрос о грамотной организации наличного денежного обращения.

В настоящее время при осуществлении наличного денежного обращения учреждения образования обязаны руководствоваться Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У). Заметим, что данный документ по своему духу является достаточно либеральным и не содержит требования об обязательности наличия в любой организации специально оборудованного помещения кассы, как это было установлено, например, Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок № 40).

Организация работы по ведению кассовых операций

Кассовые операции должны осуществляться в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем автономного учреждения или иным уполномоченным лицом из числа работников учреждения, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись (п. 4 Указания № 3210-У). Кроме того, кассовые операции может проводить и руководитель учреждения.

Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе учреждения, несет кассир. Оформление его на работу осуществляется после издания приказа руководителя учреждения. Необходимо отметить, что, в отличие от Порядка № 40, Указание № 3210-У не содержит требования о письменном ознакомлении с ним кассира, а также о заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Вместе с тем в соответствии со ст. 244 ТК РФ с лицами, непосредственно связанными с обслуживанием денежных или товарных ценностей, работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также их типовые формы утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности». К названному перечню лиц относятся, в частности, и кассиры. Договором о полной материальной ответственности должна быть предусмотрена ответственность кассира за сохранность ценностей и правильное оформление кассовых документов. Его составляют в двух экземплярах:

Со стороны учреждения договор подписывает руководитель или уполномоченный им работник.

Согласно п. 4.4 Указания № 3210-У кассир должен быть снабжен:

Напомним, что автономные учреждения могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств. При этом нужно учитывать, что программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот ЦБ РФ, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, перечень которых установлен нормативным актом ЦБ РФ.

Исходя из положений п. 7 Указания № 3210-У руководителю учреждения необходимо определить мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег. Данные мероприятия могут быть зафиксированы в отдельном приказе. Для образца можно воспользоваться положениями Приказа Ростехнадзора от 29.07.2014 № 335 «О мероприятиях по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору».

Определяем лимит остатка наличных денег

Автономные учреждения, как и любые другие организации, имеют право хранить в кассе наличные деньги исключительно в пределах установленного распорядительным документом учреждения лимита остатка наличных денег.

Накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

При наличии у учреждения обособленных подразделений лимит остатка наличных денег определяется с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется данному подразделению в порядке, определенном учреждением.

Лимит остатка наличных денег должен быть рассчитан учреждением самостоятельно. Для определения такого лимита учреждение должно учесть объем поступлений наличности за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное учреждение – ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги). При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги учреждение должно учитывать объем выдач наличных денег (вновь созданное учреждение – ожидаемый объем выдач наличных), за исключением сумм, предназначенных для выплат заработка, стипендий и других выплат работникам. Формулы расчета лимита приведены в приложении к Указанию № 3210-У.

Рассмотрим пример расчета лимита остатка наличных денег в случае, если учреждение не имеет поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Пример.

Автономное учреждение не имеет поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе на 2018 год взят расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег с 1 по 28 февраля 2018 года (19 рабочих дней). Объем выдачи наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам) за расчетный период составил 550 000 руб. Период между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег – 5 рабочих дней.

Рассчитаем сумму лимита остатка наличных денег: 550 000 руб. / 19 раб. дн. х 5 раб. дн. = 144 737 руб.

В соответствии с п. 3 Указания № 3210-У уполномоченный представитель учреждения сдает наличные деньги в банк или организацию, входящую в систему ЦБ РФ, осуществляющую перевозку, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, сдавать наличные в кассу юридического лица, или в банк, или в организацию, входящую в систему ЦБ РФ, для зачисления их сумм на банковский счет учреждения.

Обратите внимание.

Несмотря на то, что сумму лимита остатка наличных денег в кассе учреждение устанавливает самостоятельно, несоблюдение лимита продолжает признаваться административным правонарушением. Напомним, что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения – одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

Ведение кассовой книги

Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0504514). Записи в ней должны производиться по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую книгу теперь может не только кассир, но и другие уполномоченные лица учреждения.Напомним, что кассовые документы учреждения могут оформляться:

Необходимо отметить, что кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем он и подписывает эти документы (п. 4.3 Указания № 3210-У). Здесь хотелось бы обратить внимание читателей на следующее. Согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. Таким образом, в данном случае Порядок ведения кассовых операций противоречит положениям Инструкции № 157н. Чтобы избежать негативных последствий, которые могут возникнуть при проверке, по мнению автора, учреждению целесо­образно руководствоваться требованиями Инструкции № 157н.

Кроме того, уточнено, что в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в кассовой книге подписью.

Нельзя оставить без внимания вопросы внесения исправлений в первичные документы. По общему правилу принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и датой внесения исправлений.

Прием и выдача наличных денег

В силу п. 5 Указания № 3210-У прием наличных денег производится по приходным кассовым ордерам. При получении такого ордера кассиру необходимо убедиться в наличии подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – в наличии подписи руководителя), при оформлении приходного кассового ордера на бумажном носителе – проверить его соответствие образцу, соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Наличные деньги должны приниматься полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вноситель наличных мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных кассир сверяет сумму, прописанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ордере, кассир подписывает его, проставляет на квитанции к этому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему названную квитанцию. При оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к нему может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

При несоответствии вносимой суммы сумме, отраженной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных или возвращает излишне вносимую сумму. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных. При этом кассиру необходимо перечеркнуть приходный кассовый ордер (в случае оформления этого документа в электронном виде – проставить отметку о необходимости его переоформления) и передать (направить) главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) для переоформления ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

Согласно п. 6 Указания № 3210-У выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам осуществляется по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

При получении расходного кассового ордера (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе – ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по такому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в ордере.

В соответствии с п. 6.2 Указания № 3210-У при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую выдаче, и передает ордер получателю денег для проставления подписи. В случае оформления такого ордера в электронном виде получатель наличных денег может проставить электронную подпись.

Напомним, что документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно п. 214 Инструкции № 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета по ранее выданному авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат неизрасходованного аванса в кассу учреждения. Аналогичная норма содержалась и в абз. 3 п. 6.3 Указания № 3210-У, однако с 19 июня 2017 года оттуда она была исключена.Вместе с тем, поскольку аналогичное положение Инструкции № 157н продолжает действовать (п. 214), учреждениям, по нашему мнению, целесообразно руководствоваться положениями данного пункта.

Пунктом 6.3 Указания № 3210-У установлено, что наличные деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должны выдаваться работнику под отчет на основании:

1) либо письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены п. 213 Инструкции № 157н, согласно которому денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается. Наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя;

2) либо распорядительного документа автономного учреждения (например, приказа). Такой распорядительный документ должен оформляться на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер документа. При подготовке распорядительного документа автономное учреждение должно руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011-93) (Письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642). Необходимо отметить, что, как и в случае с наличием задолженности, руководствоваться все-таки нужно требованиями п. 213 Инструкции № 157н и писать заявление надо.

Соблюдаем предельный размер расчетов наличными деньгами

В силу п. 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов.

Наличные расчеты осуществляются в размере, не превышающем предельный размер наличных расчетов, при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.

Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование поступивших в кассы наличных денег в валюте РФ за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, а также наличных денег, полученных в качестве страховых премий на следующие цели:

Расчеты с населением

При осуществлении автономным учреждением наличных расчетов с населением за проданные товары, оказанные услуги, выполненные работы нужно обратить внимание на соблюдение положений Федерального закона № 54-ФЗ. Из данного документа следует, что ККТ применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Федеральным законом № 54-ФЗ (п. 1 ст. 1.2 данного закона). При осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленный абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты).

Отметим также Письмо Минфина РФ от 28.04.2017 № 03-01-15/26324, в котором указано, что Федеральным законом № 54-ФЗ не предусмотрено особых условий (исключений) в отношении применения ККТ для пользователя (продавца) при оплате покупателем товара посредством платежного поручения через кредитную организацию.

Обратите внимание: Организации, выполняющие работы, оказывающие услуги населению, вправе не применять ККТ при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности в порядке, установленном Федеральным законом № 54-ФЗ (в редакции, действовавшей до дня вступления в силу Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ), до 1 июля 2018 года.

Напомним, что выдача учреждением БСО осуществляется до 1 июля 2018 года в порядке, установленном Положением № 359 и Федеральным законом № 54-ФЗ (в редакции, действовавшей до вступления в силу Федерального закона № 290-ФЗ). БСО должны быть изготовлены типографским способом или сформированы с использованием автоматизированных систем. Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов. Реквизиты, которые должен содержать БСО, указаны в п. 3 Положения № 359.

В силу п. 2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ учреждения могут не применять ККТ при оказании, в частности, следующих услуг:

Также могут не применять ККТ: