Факсимильная подпись на акте КС-2

Известно, что получить деньги с заказчика за выполненные работы бывает нелегко. Некоторые заказчики находят множество причин, чтобы обосновать отказ в перечислении денег (договор является незаключенным, работы выполнены некачественно, нарушен срок сдачи, завышены объемы и расценки, в акте указаны не те виды работ и т.д. и т.п.). Поводом для непризнания задолженности и ее непогашения может быть и то, что на акте сдачи-приема работ поставлена не личная подпись представителя заказчика, а ее факсимильное воспроизведение, использование которого не предусмотрено договором подряда. Влияет ли это обстоятельство на оплату работ? Нужно ли опасаться каких-либо претензий со стороны налогового органа? Отражать ли операции в бухгалтерском учете, если на документах стоит факсимиле? Разберемся с этим.

О проблеме подробнее

Как правило, при рассмотрении споров о взыскании задолженности, подтвержденной «первичкой» (накладными, актами), содержащей не рукописную подпись, а оттиск факсимильной печатной формы (факсимиле), нанесенный штемпельной краской, арбитры высказывают следующее мнение.

Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

При этом названная норма не содержит правила о необходимости заключения такого соглашения именно в виде отдельного документа, следовательно, оно (соглашение) подчиняется общим правилам закона о форме сделок.

Закон (см. ст. 434 ГК РФ) предусматривает три способа соблюдения письменной формы договора как двусторонней сделки:

В связи с этим соглашение об использовании факсимиле может быть заключено путем неоднократного его использования стороной сделки при принятии (предоставлении) исполнения другой стороной, осведомленной об использовании факсимиле контрагентом. При этом во всяком случае длительное и осознанное использование факсимиле подписи стороной обязательства лишает ее права ссылаться на неправомерность этого реквизита документа, нанесение которого на документ находилось в сфере ее контроля (п. 4 ст. 1, п. 2 ст. 10 ГК РФ).

О легитимности документа свидетельствует также наличие печати ответчика на документе. Если штамп-факсимиле и печать были утеряны (похищены), о данном факте необходимо заявить в правоохранительные органы. Этот факт будет учтен судьями при рассмотрении иска о взыскании задолженности. Если у ответчика есть основания полагать, что совершена подделка факсимиле и печати, о фальсификации доказательств необходимо заявить в судебном процессе (определения ВС РФ от 09.03.2016 № 303-ЭС15-16683 по делу № А51-5775/2015, от 24.12.2015 № 307-ЭС15-11797 по делу № А56-21009/2014, от 23.07.2015 № 307-ЭС15-9787 по делу № А56-9356/2014).

В качестве дополнительных аргументов судьи учитывают показания свидетелей и частичное погашение задолженности, свидетельствующее о ее признании должником (постановления АС ЗСО от 14.12.2017 № Ф04-4977/2017 по делу № А03-24052/2015, АС ДВО от 24.02.2016 № Ф03-245/2016 по делу № А51-13035/2015, АС МО от 10.09.2015 № Ф05-10841/2015 по делу № А40-100436/14 и др.).

К сведению: ответчик, проставляя подпись руководителя на товарных накладных с помощью факсимильного ее воспроизведения при отсутствии письменного соглашения с истцом (поставщиком) об использовании факсимиле, а также без предупреждения его о таком обстоятельстве, а впоследствии ссылаясь на это как доказательство неполучения товара, злоупотребил своими гражданскими правами, что недопустимо в силу ст. 10 ГК РФ (Постановление АС ЗСО от 14.12.2017 № Ф04-4977/2017 по делу № А03-24052/2015).

Верховный суд на стороне подрядчиков

Недавнее Определение ВС РФ от 21.12.2017 № 305-ЭС17-20160 по делу № А41-55660/2015,безусловно, заслуживает внимания как подрядчиков, так и заказчиков. В данном деле нижестоящие суды взыскали в пользу подрядчика задолженность за выполненные работы по содержанию и текущему ремонту общего имущества 35 многоквартирных домов. Отказывая заказчику работ в передаче дела для пересмотра, судья Верховного суда отметил: подписание актов выполненных работ с использованием факсимиле подписи не противоречит положениям п. 2 ст. 160 ГК РФ с учетом сложившейся между сторонами практики принятия работ посредством использования при подписании актов факсимильной подписи, которые заказчик оплачивал.

Иными словами, судья ВС РФ обозначил два важных обстоятельства:

Эти обстоятельства, как было сказано выше, суды и раньше считали определяющими исход дела.

Для нас важно, что нижестоящие суды обосновали свое мнение следующим образом:

Иными словами, исходя из условий договора (в случае неподписания заказчиком акта в установленный срок работы считаются выполненными надлежащим образом) и с учетом того, что заказчик не направлял подрядчику мотивированных отказов от приемки работ, результат работ считался бы принятым заказчиком даже при отсутствии подписи и печати на акте. К тому же между сторонами сложилась практика принятия работ посредством использования при подписании актов факсимильной подписи, поскольку заказчик оплачивал принятые по таким актам работы.

При данных обстоятельствах несмотря на то, что возможность подписания актов выполненных работ посредством использования факсимиле договором подряда не предусмотрена, применение факсимильного воспроизведения подписи само по себе не может являться основанием для отказа в оплате выполненных работ.

Таким образом, сославшись на специфику подрядных отношений (то есть положения п. 4 ст. 753 ГК РФ), подрядчик может существенно повысить шансы на успех в судебном разбирательстве.

К сведению: в Определении № 305-ЭС17-20160 судья ВС РФ также поддержал мнение АС МО о том, что отсутствие у заказчика статуса управляющей организации не может служить основанием для освобождения его от исполнения договорных обязательств по оплате фактически принятых им работ.(Этот вывод был сформулирован судьями в ответ на довод заказчика о том, что он не являлся управляющей организацией в отношении жилых домов, а следовательно, не мог поручать истцу выполнение работ.)

В других случаях использовать можно, но осторожно

Ошибочно полагать, что суды всегда признают легитимными документы, содержащие вместо личной подписи оттиск штампа факсимиле. Показательный случай описан в Постановлении АС ДВО от 27.04.2016 № Ф03-1065/2016 по делу № А73-3821/2015. Покупатель требовал от продавца вернуть излишне перечисленные за товар деньги. Ответчик возражал: спорная сумма перечислена третьему лицу на основании трехстороннего соглашения. Причем в материалы дела были представлены и соглашение, и платежное поручение.

Истец заявил о фальсификации соглашения в связи с тем, что имеющаяся в соглашении подпись руководителя ему не принадлежит (подписи от имени руководителя выполнены с использованием рельефного клише (факсимиле)).

Судьи рассуждали так. Сторонами спора в соответствии с требованиями п. 2 ст. 160 ГК РФ не согласована возможность использования факсимильной подписи при совершении сделок. Довод о том, что между сторонами сложился обычай оформления документов с использованием со стороны истца факсимиле, подлежит отклонению как недоказанный. Использование факсимиле именно в спорных правоотношениях не подтверждено, применение факсимиле в рамках ранее заключенного и исполненного сторонами другого договора купли-продажи не имеет значения. Дело в том, что спорный договор, спецификации к нему, товарная накладная подписаны руководителем покупателя (истца) рукописным способом. Это не может однозначно свидетельствовать о систематическом использовании со стороны истца факсимиле вместо рукописной подписи.

При таких обстоятельствах соглашение и платежное поручение не являются надлежащими доказательствами исполнения ответчиком обязательства по возврату излишне полученной суммы предварительной оплаты товара, не переданного продавцом по договору.

Противоречит ли данное судебное решение другим (ранее названным нами) судебным актам? На наш взгляд, нет. Неоднократность использования факсимиле в спорных правоотношениях не доказана (напротив, другие документы были подписаны директором собственноручно). Акцепт не осуществлялся, конклюдентные действия не совершались.

О бухгалтерском учете и налогообложении

Если на акте сдачи-приема работ стоит факсимиле, но мотивированные возражения заказчика отсутствуют, у подрядчика есть основания считать, что работы приняты. Этот факт должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета.

Ссылка на отсутствие собственноручной подписи представителя заказчика в акте не позволит подрядчику доказать, что у него не было обязанности начисления НДС и признания доходов для целей налогообложения прибыли.

Отказ заказчика от оплаты работ – не повод для корректировок налоговых баз и сумм ранее начисленных налогов.

* * *

По общему правилу использование при подписании документов штампа (факсимиле) должно быть согласовано сторонами. Такое согласование необязательно должно быть выражено в условиях договора или дополнительного соглашения к нему. При вынесении решений по спорным ситуациям арбитры учитывают совокупность обстоятельств.

Использование заказчиком факсимильного воспроизведения подписи в первичных документах, оформляемых в соответствии с договором подряда, не является препятствием для получения подрядчиком оплаты выполненных работ при условии, что клише применялось на нескольких актах сдачи-приема работ, которые уже были оплачены (ходя бы частично). Кроме того, гражданское законодательство защищает права подрядчика в случае необоснованного отказа заказчика произвести расчет (п. 4 ст. 753 ГК РФ).