Расходы на экспресс-доставку документов

Иногда в процессе хозяйственной деятельности может возникнуть необходимость срочной доставки важных документов, например, в другой регион. В статье рассмотрим вопросы учета таких затрат.

На практике государственные (муниципальные) учреждения самостоятельно определяют способы доставки важных документов в сторонние организации. Перечень способов доставки, которые позволяют достоверно подтвердить факт получения отправленного документа, не так много. В частности, можно направить документы:

• при помощи услуг почтовой связи;

• при помощи собственной курьерской доставки;

• путем обращения к услугам компаний, осуществляющих экспресс-доставку.

Достаточно часто выбор делается в пользу последнего варианта как гарантирующего своевременное получение документов, а также имеющего дополнительные гарантии и обеспечивающего компенсацию ущерба отправителю в случае утери документов.

Юридический аспект.

От правильной юридической квалификации договорных отношений во многом зависит надлежащая организация бухгалтерского учета.

Договор оказания курьерских услуг, в том числе экспресс-доставки документов, в большей степени соответствует признакам договора перевозки.

Напомним, что согласно п. 1 ст. 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его правомочному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату.

Аналогичным образом по договору экспресс-доставки срочных документов исполнитель обязан принять у заказчика или иного лица по заданию заказчика корреспонденцию, доставить ее по обозначенному заказчиком адресу и вручить лицу, указанному заказчиком или определяемому в предусмотренном договором порядке по согласованию с заказчиком. Сроки доставки непосредственно устанавливаются договором между учреждением-заказчиком и курьерской службой.

На практике в наименовании рассматриваемого договора часто используются формулировки об «оказании услуг» по экспресс-доставке. Однако это не означает, что к данным правоотношениям применяются нормы гражданского законодательства, регламентирующие отношения между сторонами соглашения о возмездном оказании услуг.

В силу норм ст. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. Правила, установленные нормами действующего законодательства РФ в отношении договоров на оказание услуг, применяются к договорам оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию, но не применяются к договорам перевозки.

В главе 40 «Перевозка» ГК РФ договоры перевозки почты или документов не упомянуты. Однако о применении к рассматриваемым отношениям именно положений о перевозке свидетельствуют иные нормативные правовые акты.

Так, перевозка почты производится в соответствии с нормами, установленными в федеральных законах о связи (от 16.02.1995 № 15-ФЗ), о почтовой связи (от 09.08.1995 № 129-ФЗ), в которых непосредственно упоминается термин «перевозка».

Бухгалтерский учет.

Затраты на экспресс-доставку документов отражаются в том же порядке, что и иные договоры с исполнителями. Сложности могут возникать только с выбором подстатьи КОСГУ, подлежащей применению.

Имеется три основных точки зрения по данному вопросу и три варианта выбора между КОСГУ 221, 222 и 226.

В соответствии с нормами Приказа Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации» на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ относятся расходы на приобретение услуг связи, в том числе:

• услуг почтовой связи, в частности пересылки почтовых отправлений (включая расходы на упаковку почтового отправления), пересылки почтовой корреспонденции с использованием франкировальной машины;

• услуг фельдъегерской и специальной связи;

• другие аналогичные расходы.

На подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ относятся расходы на приобретение транспортных услуг, в том числе:

• плата за перевозку (доставку) грузов (отправлений) по соответствующим договорам перевозки (доставки, фрахтования);

• оплата договоров гражданско-правового характера, заключенных с физическими лицами, на оказание транспортных услуг;

• другие аналогичные расходы.

На подстатью 226 КОСГУ подлежат отнесению расходы, не отнесенные на подстатьи 221, 225.

В Письме Федерального казначейства от 06.08.2013 № 42-2.2-
06/45 была выражена согласованная с Минфином позиция по рассматриваемому вопросу. В данном документе сказано, что услуги по доставке документов, оказываемые:

• ФГУП «Почта России», следует относить на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ, если на осуществление этого вида деятельности требуется оформление лицензии;

• организациями, оказывающими в соответствии с осуществляемыми ими видами деятельности, услуги по транспортной обработке грузов, а также организациями по перевозке грузов (например, компания DHL International), следует относить на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ;

• организациями, оказывающими услуги по курьерской доставке, следует относить на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Однако стоит дополнить, что в рассматриваемой ситуации необходимо анализировать договор с курьерской службой и перечень документов, которые выдаются в подтверждение исполнения договора. Чаще всего экспресс-доставку документов нужно отражать в учете с применением подстатьи 222 КОСГУ.

Рассмотрим пример из судебной практики. Так, по материалам одного из дел в 2015 году учреждением был принят к учету авансовый отчет сотрудника по оплате авиа-экспресс-доставки документов по авиатранспортной накладной.

Данные расходы были приняты к учету по коду 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ и счету 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».

Суд не посчитал этот порядок соответствующим законодательству по следующим причинам. Основным видом деятельности компании-исполнителя в силу выписки из ЕГРЮЛ являлась транспортная обработка грузов. Согласно условиям доставки заказчик выступал в качестве грузоотправителя, а под «грузом» понимались все документы, перевозимые по одной авиа­накладной.

Расходы на доставку документов были подтверждены авиатранспортной накладной. При этом на основании п. 2 ст. 785 ГК РФ составление и выдача отправителю груза транспортной накладной подтверждает заключение договора перевозки груза, следовательно, расходы на оплату услуг по доставке документов подлежали отнесению на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.

Вопросы целевого использования средств.

В силу ст. 306.4 БК РФ нецелевым использованием бюджетных средств признаются направление средств бюджета бюджетной системы РФ и оплата денежных обязательств в целях, не соответствующих полностью или частично целям, определенным законом (решением) о бюджете, сводной бюджетной росписью, бюджетной
росписью, бюджетной сметой, договором (соглашением) либо иным документом, являющимся правовым основанием предоставления указанных средств.

Нецелевое использование бюджетных средств, выразившееся в нецелевом использовании финансовыми органами (главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств бюджета, которым предоставлены межбюджетные трансферты) межбюджетных субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, а также кредитов бюджетам бюджетной системы РФ, влечет бесспорное взыскание суммы средств, полученных из другого бюджета бюджетной системы РФ, в размере средств, использованных не по целевому назначению, и (или) в размере платы за пользование ими либо приостановление (сокращение) предоставления межбюджетных трансфертов (за исключением субвенций).

Актуальным является вопрос: могут ли и при каких обстоятельствах затраты на экспресс-доставку документов быть признаны фактом нецелевого расходования бюджетных средств с угрозой возникновения соответствующих негативных последствий в отношении учреждения?

Материалы контрольных мероприятий органов государственного (муниципального) финансового контроля позволяют сделать вывод, что к нецелевому использованию средств можно, например, отнести:

• использование средств на оплату расходов, не предусмотренных планом финансово-хозяйственной деятельности на соответствующий финансовый год;

• использование бюджетных средств на оплату расходов, которые должны осуществляться за счет средств из внебюджетных источников;

• использование средств на оплату работ и услуг, не связанных с деятельностью учреждения.

Для того, чтобы избежать риска признания затрат на экспресс-доставку документов нецелевыми, необходимо быть готовыми обосно­вать, что иной, менее затратный способ доставки документов по какой-либо причине был недоступен или не удовлетворял интересам учреждения.

Подтверждают это материалы проверок по аналогичным (схожим) ситуациям. Так, в соответствии с материалами Бюллетеня № 3(17) за 2013 год контрольно-счетной палатой Ставропольского края в ходе проверки целесообразности и законности расходования средств на хозяйственные цели одного из учреждений было установлено, что согласно авансовому отчету сотруднику были возмещены расходы на проезд в Москву для доставки документов участника Всероссийского конкурса. На основании условий Всероссийского конкурса форма и способ предоставления документов для участия в конкурсе не были установлены. Учитывая тот факт, что документы могли быть направлены получателю иным, менее затратным способом (например, почтовым отправлением), выше­указанные затраты учреждений на личную доставку документов были признаны специалистами контролирующих ведомств экономически неоправданными и нецелесообразными.