Как избежать путаницы в отпускных

Отпускные учитываются в составе расходов на оплату труда. Однако иногда возникают ситуации, когда налоговые органы могут не принять их в подтверждение расходов, соответственно они могут увеличить налоговую базу по налогу на прибыль, доначислить сумму налога, пени и штраф. Следует также учитывать, что отпускные учитываются при расчете страховых взносов, поэтому штрафные санкции могут возникнуть и в отношении этих платежей.

Самая распространенная ситуация, когда приказ об отпуске выходит позже фактической выплаты отпускных, это может вызвать претензии со стороны налоговых органов (п. 1 ст. 252 НК РФ). В то же время отпускные, выданные с опозданием, включаются в состав расходов, так как вне зависимости от того, была ли произведена фактическая выплата, начисление отпускных осуществляется в том периоде, на который приходится начало отпуска. Следует помнить, что отпускные должны выплачиваться в срок не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Но если предприятие задержало выплату, то может быть наложен штраф до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Другая ситуация, когда приказ объединяет оплачиваемый отпуск с дополнительным. Если дополнительный отпуск предоставляется в соответствии с требованием законодательства (например, работникам на вредных производствах или с ненормированным рабочим днем и пр.), то такие расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль. Если дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется в соответствии с трудовым договором, то такие расходы осуществляются за счет чистой прибыли.

Статья 126 ТК РФ допускает замену ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Поскольку денежной компенсацией может быть заменена лишь та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, замена части отпуска денежной компенсацией возможна, если работник имеет право на удлиненный отпуск или на дополнительный отпуск (дополнительные отпуска). Отдельным категориям работников (например, несовершеннолетним или беременным) запрещено заменять отпуск денежной выплатой.

В состав расходов не включается денежная компенсация, если она предоставляется взамен отпуска, установленного законом. Т.е. в состав расходов может включаться лишь денежная компенсация взамен дополнительных отпусков.

В соответствии с действующим законодательством предприятия предоставляют работникам ежегодные оплачиваемые отпуска минимальной продолжительностью 28 календарных дней. С учетом предоставления дополнительных дней, отпуск может выходить за рамки одного налогового периода. Поэтому часто вопросы налоговых органов могут вызывать ситуации с переходящими отпусками, т.е. когда отпуск начинается в текущем году, а заканчивается в следующем.

Если предприятие сразу всей суммой учитывает в текущем периоде отпускные, часть отпуска по которым приходится на следующий период, то это повышает налоговые риски. Все зависит от метода определения доходов и расходов, применяемых для целей налогообложения прибыли. При кассовом методе выплата отпускных учитывается в полном объеме в том периоде, в котором она осуществлена. Однако при использовании предприятием метода начисления, когда расходы, применяемые для налогообложения прибыли, признаются лишь в том периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 1 ст. 272 НК РФ). Поэтому общепринятой, в данном случае, практикой является учет отпускных пропорционально, а включать их в расходы на оплату труда следует в том периоде, к которому они относятся (письмо Минфина от 12.05.2015 г. №03-03-06/27129).

Однако в отношении пенсионных и других страховых взносов применяется другое правило (письмо Минсоцзащиты от 17.06.2015г. № 17-4/В-298), в соответствии с которым исчисление взносов осуществляется в том периоде, в котором были осуществлены выплаты. Т.е. отпускные по переходящим отпускам будут учитываться в периоде выплаты отпускных, а не пропорционально, даже если предприятие использует метод начисления.

В ходе работы бухгалтер может сталкиваться с нестандартными ситуациями, которые также могут вызывать вопросы по порядку начисления и выплаты отпускных. Например, работники перед отпуском стараются получить не только отпускные, но и заработную плату, однако совместить выплату заработной платы и отпускных возможно только, если они совпадают по времени. С другой стороны, выплата заработной платы в установленные сроки может стать «подушкой безопасности», гарантирующей, что после отпуска работник не останется без денег. Однако, учитывая, что заработная плата начисляется лишь за фактически отработанное в отпускном месяце время, сумма заработной платы после отпуска будет меньше.

В случае, если работник отправляется в командировку и решает провести там же и отпуск (оплачиваемый или нет), то необходимо удостовериться в наличии подписанного приказа об отпуске, в противном случае расходы на обратную дорогу уже не будут учитываться в составе командировочных расходов, а будут возмещаться самим работником.

Следует также понимать, что календарный и рабочий год при начислении отпускных могут существенно отличаться. Рабочий год считается с момента устройства на работу, и чтобы не возникало путаницы в кадровом учете, нужно обязательно уточнять, за какой год начисляются отпускные.

В составе расходов на оплату труда также учитывается компенсация за неиспользованный отпуск, которая выплачивается работнику при увольнении. Многие предприятия совершают ошибку, учитывая календарный, а не рабочий год. В этом случае работник имеет права требовать перерасчета суммы компенсации за неиспользованный отпуск.