Брак и недостача: документы и бухгалтерские записи

Покупателю отгрузили товар. При приемке товара на складе покупателя обнаружены брак и недостача. Какими документами покупатель должен подтвердить брак и недогруз? Какими бухгалтерскими записями поставщик отражает указанные операции? Какие документы выписывает поставщик на замену брака? Если поставщик является комиссионером, то имеется отличие в случае, если товар отгружался покупателю через транспортную компанию?

Документальное оформление приемки товаров изложено в «Методических рекомендациях по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли» (далее - Методические рекомендации), утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.96 г. № 1-794/32-5. Пунктом 2.1.7 указанного документа предусмотрено составление акта, в случае несоответствия товаров по качеству и количеству требованиям договора. Этот документ является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе на товар следует сделать отметку о составлении акта. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

Формы акта (№ ТОРГ-2, или № ТОРГ-3, если товар импортный) утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132. Претензия поставщику оформляется в произвольной форме. В претензии обычно указываются:

сведения о договоре между поставщиком и покупателем, на основании которого был поставлен товар;

требования, предъявляемые к продавцу;

сумма и расчет претензии с полным обоснованием (если претензия подлежит денежной оценке, то необходимо указать обстоятельства, на которых основываются требования, с доказательствами, подтверждающими их, и ссылкой на соответствующее законодательство);

другие сведения, необходимые для урегулирования спора.

На основании п. 1 ст. 990 ГК РФ комиссионер заключает сделку с покупателем от своего имени. При этом по сделке, совершенной комиссионером с третьим лицом, приобретает права и становится обязанным комиссионер. Следовательно, покупатель имеет право выставить требование о замене товара ненадлежащего качества комиссионеру.

В соответствии с положениями ГК РФ возвратить некачественный товар покупатель может только при обнаружении таких недостатков, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени или выявляются неоднократно либо появляются вновь после их устранения (п. 2 ст. 475 ГК РФ). Если недостатки товара не были оговорены продавцом, то покупатель, которому передан товар ненадлежащего качества, вправе по своему выбору потребовать от продавца:

соразмерного уменьшения цены;

безвозмездного устранения недостатков товара в разумный срок;

возмещения своих расходов на устранение недостатков товара (п. 1 ст. 475 ГК РФ);

замены товара ненадлежащего качества товаром, соответствующим договору.

Кроме того, покупатель имеет право отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы (п. 2 ст. 475 ГК РФ).

Если производится замена бракованного товара, то покупатель, возвращая продавцу некачественный товар, оформляет свою товарную накладную (форма N ТОРГ-12) на возвращаемый товар (п. 2.1.9 Методических рекомендаций).

Если поставщик является комиссионером, то претензии покупателя по качеству товара он должен передать комитенту. Согласно абзацу четвертому ст. 1000 ГК РФ комитент обязан освободить комиссионера от обязательств, принятых комиссионером на себя перед третьими лицами, поэтому комитент обязан нести все расходы по замене бракованного товара. Согласие покупателя на замену товара также следует оформить соответствующим документом, например соглашением о замене товара. Поскольку комиссионер заключает сделку от своего имени, данные документы покупатель будет оформлять на имя комиссионера. Комиссионер, в свою очередь, на основании этих документов выписывает накладную на возврат товаров на имя комитента. Передача комитентом качественного товара взамен бракованного оформляется в обычном порядке.

При обнаружении недостачи товара покупатель также вправе отказаться от всего переданного товара и от его оплаты, а если товар оплачен - потребовать возврата уплаченной денежной суммы (если иное не предусмотрено договором) - п. 1 ст. 466 ГК РФ. Если покупатель не отказывается от всего товара, то после получения от покупателя акта (формы № ТОРГ-2 или ТОРГ-3) продавец должен сторнировать реализацию товара на сумму недостачи и внести изменения в счет-фактуру.

Если взамен возвращенного (или недостающего) товара поставщик отгружает другой товар, то выписываются новая накладная по форме № ТОРГ-12 на сумму догрузки и новый счет-фактура. Поскольку в данном случае речь идет о недостатках по качеству и количеству товара, выявленных в момент приемки (до принятия товаров покупателем на свой баланс), Минфин России допускает внесение поставщиком изменений в первоначальный счет-фактуру (письмо Минфина России от 7.03.07 г. № 03-07-15/29).

Бухгалтерские записи у поставщика-комиссионера будут следующими:

При отгрузке покупателю товара взамен недостающего оформляются новые документы как при обычной реализации.

В соответствии с п. 2 ст. 991 ГК РФ, если договор комиссии не был исполнен по причинам, зависящим от комитента, комиссионер сохраняет право на комиссионное вознаграждение, а также на возмещение понесенных расходов. Поэтому сторнировочные записи по отражению комиссионного вознаграждения, на наш взгляд, делать не следует.

При отгрузке товара через транспортную организацию оформляются те же документы. При железнодорожных перевозках при выявлении недостачи используется специальная форма коммерческого акта (форма ГУ-22, см. приложение 1 к приказу МПС России от 18.06.03 г. № 45).