Платные услуги по ксерокопированию в библиотеке: калькуляция, оформление, учет

Имеет ли библиотека право оказывать услуги за плату? Как составить калькуляцию затрат на оказание услуг по ксерокопированию? Какими документами оформляются выдача ксерокопии и взимание платы с пользователя библиотеки? Как отразить доходы от таких услуг в бухгалтерском и налоговом учете?

Услуги по ксерокопированию и сканированию документов из библио­течного фонда являются наиболее распространенными видами платных услуг, оказываемых библиотеками. С учетом того, что не всегда у пользователей библиотек есть время сидеть в читальном зале и переписывать из печатного источника нужную информацию вручную, указанные услуги позволяют получить копию текста за короткое время. Именно с этим и связана высокая популярность таких услуг среди населения.

Имеет ли право библиотека оказывать услуги за плату?

В соответствии с п. 4 ст. 7 Закона о библиотечном деле [1]  пользователи общедоступных библиотек имеют право бесплатно получать:

• полную информацию о составе библиотечных фондов через систему каталогов и другие формы библиотечного информирования;
• консультационную помощь в поиске и выборе источников информации;
• во временное пользование любой документ из библиотечных фондов.

В целях реализации таких прав традиционно основные виды деятельности библиотек (например, информационно-библиотечное обслуживание, предоставление библиографической информации из библиотечных фондов) осуществляются бесплатно. Финансирование такой деятельности производится за счет бюджетных средств (субсидии, предоставленной на выполнение государственного (муниципального) задания).

Услуги по ксерокопированию и сканированию документов из библиотечного фонда не являются основными, и поэтому бюджетные средства на их оказание не выделяются. В целях самоокупаемости затрат библиотеки оказывают такие услуги за плату.

Право организаций культуры, в том числе библиотек, осуществлять, помимо основных видов деятельности, деятельность, приносящую доход (то есть оказывать дополнительные платные услуги), закреплено в следующих пунктах и статьях нормативных актов:

– ст. 47 Основ законодательства РФ о культуре, утвержденных ВС РФ 09.10.1992 № 3612‑1;

– п. 8, 9 Положения об основах хозяйственной деятельности и финансирования организаций культуры и искусства, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 26.06.1995 № 609;

– ст. 13, 7 Закона о библиотечном деле.

При этом воспользоваться таким правом государственные (муниципальные) библиотеки могут лишь при соблюдении следующих условий:

1) оказание платных услуг осуществляется в соответствии с целями создания библиотеки и способствует их достижению;

2) виды платных услуг прописаны в учредительных документах библиотеки;

3) оказание платных услуг не наносит ущерба основным видам деятельности библиотеки.

Стоит отметить, что платные услуги не могут быть оказаны взамен основных видов деятельности, осуществляемых на бесплатной основе. Кроме того, при предоставлении платных услуг не должно ухудшаться качество бесплатных услуг.

Все ли документы библиотечного фонда могут быть предоставлены для копирования?

Порядок использования документов библиотечного фонда, в том числе в целях копирования, устанавливается библиотекой. Как правило, такой порядок прописывается в правилах пользования библиотекой. Порядок осуществления копирования и сканирования печатных изданий за плату также может быть закреплен в правилах (положении) об оказании платных услуг.

В соответствии с п. 3.1 ст. 13 Закона о библиотечном деле библиотека вправе устанавливать ограничения на копирование, экспонирование и выдачу книжных памятников и иных документов, предназначенных для постоянного хранения.

Также стоит отметить, что ограничения на копирование могут быть введены библиотекой не только по объектам копирования, но и по объему копируемого материала.

Как оказывать услуги по ксерокопированию, не нарушая авторские права?

Литературные произведения, независимо от способа их выражения, являются объектом авторских прав (ст. 1259 ГК РФ). Такие произведения, опубликованные в печатных и электронных изданиях (обнародованные произведения), в основном формируют фонд библиотеки.

С учетом этого использование, в том числе копирование, документов из библиотечного фонда должно осуществляться с соблюдением авторских прав.

Случаи свободного использования произведений библиотеками предусмотрены ст. 1275 ГК РФ. В частности, данной статьей установлено, что общедоступные библиотеки при условии отсутствия цели извлечения прибыли без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения, но с обязательным указанием имени автора, произведение которого используется, и источника заимствования вправе:

1) создавать единичные копии, в том числе в электронной форме, экземпляров произведений в целях обеспечения сохранности и доступности для пользователей:

– ветхих, изношенных, испорченных, дефектных экземпляров произведений;

– единичных и (или) редких экземпляров произведений, рукописей, выдача которых пользователям может привести к их утрате, порче или уничтожению;

– экземпляров произведений, записанных на машиночитаемых носителях, для пользования которыми отсутствуют необходимые средства;

– экземпляров произведений, имеющих исключительно научное и образовательное значение, при условии, что они не переиздавались свыше десяти лет с даты выхода в свет их последнего издания на территории РФ;

2) создавать единичные копии, в том числе в электронной форме, экземпляров произведений в целях восстановления, замены утраченных или испорченных экземпляров произведений, а также для предоставления экземпляров произведений другим утратившим их по каким‑либо причинам общедоступным библиотекам;

3) создавать в единственном экземпляре и предоставлять копии, в том числе в электронной форме, отдельных статей и малообъемных произведений, правомерно опубликованных в сборниках, газетах и других периодических печатных изданиях, коротких отрывков из иных правомерно опубликованных письменных произведений (с иллюстрациями или без иллюстраций) по запросам граждан для научных и образовательных целей.

С учетом вышеизложенного при предоставлении услуг по ксерокопированию для населения библиотекам необходимо соблюдать следующие условия:

– ксерокопия должна осуществляться в научных и образовательных целях;

– копированию подлежат только отдельные статьи, короткие отрывки из произведений или малообъемные произведения. Стоит обратить внимание, что на практике объем копируемого материала составляет, как правило, не более 5 % от общего объема книги, но не более 15 страниц;

– обязательно наличие указания на автора копируемого материала и источник заимствования;

– оказание услуг по ксерокопированию должно осуществляться без извлечения прибыли.

При соблюдении вышеперечисленных условий создание и предоставление ксерокопий литературных произведений гражданам осуществляются без согласия автора и без выплаты ему вознаграждения. В противном случае для получения ксерокопии произведения потребуется разрешение автора.

Как составить калькуляцию затрат на оказание услуги?

Поскольку целью оказания платных услуг по ксерокопированию не может быть извлечение прибыли, в основе их ценообразования лежит принцип самоокупаемости затрат.

Учет затрат на оказание услуг ведется по статьям калькуляции, включаемым в себестоимость единицы услуги.

К сведению. 

Выбор способа калькулирования себестоимости единицы объема услуги и базы распределения накладных расходов между объектами калькулирования делается учреждением самостоятельно или органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя, таким образом, чтобы оптимизировать степень полезности учетных данных для целей управления при допустимом уровне трудоемкости учетных процедур (п. 134 Инструкции № 157н [2]).

Рассмотрим пошаговый порядок составления калькуляции стоимости услуг по ксерокопированию документов из библиотечного фонда с применением норматива рабочего времени библиотекаря и с учетом прямых расходов на используемые материалы.

1. Расчет стоимости прямых затрат при ксерокопировании и распечатке материалов на принтере.

Показатель	Значение показателя (руб.)
1. Стоимость картриджа для черно-белого лазерного принтера (примерный расход картриджа составляет 6 000 листов текста формата А4 или 2 000 листов иллюстрации формата А4)	2 500
1.1. Стоимость распечатки 1 листа текста (2 500 руб. / 6 000 шт.)	0,42
1.2. Стоимость распечатки 1 листа иллюстрации (2 500 руб. / 2 000 шт.)	1,25
2. Стоимость комплекта картриджей для цветного лазерного принтера (примерный расход картриджа составляет 4 200 листов текста формата А4 или 1 200 листов иллюстрации формата А4)	15 000
2.1. Стоимость распечатки 1 листа текста (15 000 руб. / 4 200 шт.)	3,57
2.2. Стоимость распечатки 1 листа иллюстрации (со 100 %-й заливкой) (15 000 руб. / 1 200 шт.)	12,50
2.3. Стоимость распечатки 1 листа иллюстрации (с 50 %-й заливкой) (15 000 руб. / 1 200 шт. / 2)	6,25
3. Стоимость стандартной пачки бумаги формата А4 (500 листов)	200
3.1. Стоимость 1 листа бумаги (200 руб. / 500 шт.)	0,4
4. Стоимость 1 пачки фотобумаги формата А4 (50 листов)	500
4.1. Стоимость 1 листа фотобумаги (500 руб. / 50 шт.)	10

2. Расчет стоимости платной услуги за одну минуту рабочего времени библиотекаря.

Показатель	Значение показателя
Средняя заработная плата библиотекаря в месяц	15 000 руб.
Количество человеко-часов на 1 библиотекаря в год	2 000 чел.-ч
Количество человеко-часов на 1 библиотекаря в месяц (2 000 чел.-ч / 12 мес.)	166,67 чел.-ч
Количество минут рабочего времени на 1 библиотекаря в месяц (166,67 чел.-ч x 60 мин.)	10 000 мин.
Стоимость 1 минуты рабочего времени библиотекаря (15 000 руб. / 10 000 мин.)	1,5 руб.
Стоимость 1 минуты рабочего времени библиотекаря с учетом сумм отчислений с заработной платы ((1,5 руб. x 30,2 %) + 1,5 руб.)	1,95 руб.

3. Расчет стоимости накладных расходов с учетом установленного коэффициента.

Коэффициент накладных расходов, как правило, рассчитывается как соотношение итоговой суммы общехозяйственных (накладных) расходов к сумме заработной платы основного персонала. Данные о таких суммах могут быть взяты из плана финансово-хозяйственной деятельности (бюджетной сметы) библиотеки.

Установленный коэффициент накладных расходов подтверждается справкой, утвержденной начальником экономической (бухгалтерской) службы библиотеки.

Показатель	Значение показателя
Коэффициент накладных расходов	0,2
Величина накладных расходов на единицу услуги (коэффициент применяется к исчисленной сумме расходов на оплату труда) (1,95 руб. x 0,2)	0,39 руб.

4. Определение количества времени, затраченного на оказание услуги.

Норма времени, затраченного на оказание единицы платных услуг, определяется согласно установленным на законодательном уровне нормам труда, а также на основании протокола хронометража затраченного рабочего времени.

Допустим, что в соответствии с выпиской из протокола хронометража затраченного рабочего времени на платные услуги в расчете стоимости услуг учитываются следующие показатели:

Вид услуги	Нормы времени (в мин.)
Ксерокопирование:
– текста (формат А4, односторонний)	1
– текста (формат А4, двухсторонний)	1,5
– иллюстрации (формат А4, односторонний)	2
– иллюстрации (формат А4, двухсторонний)	2,5
Сканирование 1 листа текста	2
Распечатка листа на стандартной бумаге	1
Распечатка листа на фотобумаге	2

5. Расчет общей суммы затрат (калькуляция затрат), включаемых в себестоимость услуги по копированию и распечатке одного листа (формата А4) на стандартной бумаге.

Показатель	Значение показателя
Стоимость используемого материала (картриджа, бумаги) ((0,42 + 0,4) руб.)	0,82 руб.
Величина оплаты рабочего времени библиотекаря, затраченного на оказание услуги (согласно выписке из протокола хронометража услуга оказывается в течение 2 минут) (1,95 руб. x 2 мин.)	3,9 руб.
Стоимость накладных расходов (3,9 руб. x 0,2)	0,78 руб.
Общая сумма затрат, включаемых в себестоимость услуги ((0,82 + 3,9 + 0,78) руб.)	5,5 руб.

С учетом рассчитанных плановых калькуляций устанавливаются цены на платные услуги. Утвержденный руководителем прейс­курант цен на платные услуги должен быть согласован с учредителем библиотеки.

Какими документами оформляется выдача ксерокопии и взимание платы с пользователя библиотеки?

С учетом того, что оказание услуг по ксерокопированию по запросу посетителя библиотеки занимает всего лишь несколько минут (разовое выполнение услуги), письменный договор между ним и библиотекой не оформляется, если иное не предусмотрено правилами пользования библиотекой и (или) положением об оказании платных услуг. При совершении устной сделки не требуется оформления и акта оказанных услуг, если иное не установлено локальными актами учреждения.

В некоторых библиотеках в целях предоставления услуги преду­смотрено оформление письменной заявки на ксерокопию, в которой посетитель указывает наименование печатного издания, автора, цель и объем копирования. Бланк такой заявки разрабатывается и утверждается библиотекой самостоятельно.

Вот что обязательно нужно подтвердить документами при оказании таких услуг, так это принятую от посетителя оплату. Работник библиотеки, принимающий плату, должен выдать либо кассовый чек (при использовании в библиотеке контрольно-кассовой техники), либо квитанцию, применяемую при расчетах с населением для учета наличных денежных средств (Письмо Минкультуры РФ от 03.07.1997 № 01‑125/16‑29 «О способах денежных расчетов с населением при оказании платных услуг библиотеками»).

Государственные (муниципальные) учреждения оформляют квитанции по форме 0504510, утвержденной Приказом Минфина РФ № 52н [3].  Согласно данному приказу в случае приема наличных денежных средств уполномоченное лицо ежедневно сдает в кассу учреждения полученные денежные средства при составлении реестра сдачи документов с приложением копий квитанций.

К сведению.

В случаях приема наличных за услуги от населения поле «УИН» в форме квитанции не заполняется, поскольку данный реквизит предназначен для отражения платежей в бюджет. Кроме того, при оформлении данных, идентифицирующих плательщика, в квитанции достаточно указать его фамилию и имя.

Также стоит отметить, что в целях регистрации платных услуг и финансовых средств, поступивших от посетителей (заказчиков), в библиотеке ведутся различные журналы учета платных услуг, тетради учета и прочие аналогичные документы.

Вправе ли библиотеки распоряжаться средствами, полученными от оказания услуги?

В соответствии с положениями ст. 298 ГК РФ доходы, полученные бюджетными (автономными) учреждениями от приносящей доход дея­тельности, а также имущество, приобретенное за счет таких доходов, поступают в самостоятельное распоряжение указанных учреждений.

Доходы, полученные казенными учреждениями, поступают в соответствующий бюджет бюджетной системы РФ. При этом такие средства, как правило, возвращаются казенным учреждениям в качестве дополнительного бюджетного финансирования.

Как было указано выше, библиотеки оказывают платные услуги по ксерокопированию не для извлечения прибыли, поэтому все полученные средства направляются на покрытие затрат, возникших в связи с оказанием таких услуг, а также на развитие библиотеки и поощрение сотрудников, осуществляющих данные услуги.

Конкретные направления расходования платы, полученной от посетителей, прописываются в положении об оказании платных услуг.

Как отражаются доходы от оказания платных услуг в бухгалтерском и налоговом учете?

Бухгалтерский учет.

При отражении операций, связанных с оказанием платных услуг по ксерокопированию, библиотеки руководствуются Инструкцией № 157н, а также:

– Инструкцией № 162н [4], в случае если библиотека имеет статус казенного учреждения;

– Инструкцией № 174н [5], если библиотека – бюджетное учреждение;

– Инструкцией № 183н  [6], если библиотека – автономное учреждение.

В соответствии с Указаниями № 65н [7] доходы от оказания платных услуг по ксерокопированию документов из библиотечного фонда следует отражать по коду дохода (статье КОСГУ) 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)».

Казенное учреждение		Бюджетное учреждение		Автономное учреждение
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Начисление доходов от оказания платных услуг по ксерокопированию
1 205 31 560	1 401 10 130	2 205 31 560	2 401 10 130	2 205 30 000	2 401 10 130
Оплата услуг в кассу учреждения
1 201 34 510	1 205 31 660	2 201 34 510	2 205 31 660	2 201 34 000	2 205 30 000
Забалансовый счет 17 (статья 130 КОСГУ)		Забалансовый счет 17 (статья 130 КОСГУ)		Забалансовый счет 17 (статья 130 КОСГУ)
Оплата услуг с использованием платежной карты пользователя библиотеки через электронный терминал, установленный в учреждении
1 201 23 510	1 205 31 660	2 201 23 510	2 205 31 660	2 201 23 000	2 205 30 000
Забалансовый счет 17 (статья 510 КОСГУ)		Забалансовый счет 17 (статья 510 КОСГУ)		Забалансовый счет 17 (статья 130 КОСГУ)
Зачисление средств в доход бюджета (на лицевой счет бюджетного, автономного учреждения)
1 210 02 130[*]	1 201 23 610[*]	2 201 11 510	2 201 23 610	2 201 11 000	2 201 23 000
	Забалансовый счет 18 (статья 610 КОСГУ)	Забалансовый счет 17 (статья 130 КОСГУ)	Забалансовый счет 18 (статья 610 КОСГУ)	Забалансовый счет 17 (статья 130 КОСГУ)	Забалансовый счет 18 (статья 610 КОСГУ)