Новая форма справки 2-НДФЛ

Какие изменения содержит новая форма справки 2-НДФЛ по сравнению с ранее применявшейся формой? С какой даты отчетность по НДФЛ нужно составлять по новой форме? Каков порядок заполнения такой формы? Какой штраф грозит работодателю – налоговому агенту за непредставление (несвоевременное представление) справки 2-НДФЛ?

Учреждения – налоговые агенты обязаны не только вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ в бюджет, но и представлять сведения об этом в налоговую инспекцию. 8 декабря 2015 года вступил в силу Приказ ФНС РФ № ММВ-7-11/485@[1], которым утверждены новая форма справки 2-НДФЛ, а также порядок ее заполнения (далее – Порядок № ММВ-7-11/485@) и формат представления в электронном виде. Остановимся подробнее на нюансах заполнения и представления данной формы.

В каких случаях оформляется справка 2-НДФЛ?

Cправка 2-НДФЛ формируется налоговым агентом:

1) для представления в налоговую инспекцию по месту его учета (по месту нахождения обособленных подразделений – при их наличии):

• по каждому физическому лицу, которому был выплачен доход в срок не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ);
• по каждому физическому лицу, с доходов которого невозможно удержать НДФЛ – не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом[2] (п. 5 ст. 226 НК РФ в редакции Федерального закона от 02.05.2015 № 113-ФЗ);

2) для выдачи физическому лицу по его заявлению в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления (п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ).

Способ представления сведений

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ в редакции Федерального закона от 02.05.2015 № 113-ФЗ справку 2-НДФЛ следует представлять в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Однако если численность физических лиц, получивших доходы в истекшем налоговом периоде, не превышает 25 человек, то справку можно подать на бумаге. Отметим, что до 01.01.2016 действовал лимит по числу работников до 10 человек, а также разрешалось представлять сведения о доходах физических лиц на электронных носителях (дискетах, дисках, устройствах flash-памяти и т. д.).

Заполнение новой формы 

Формирование справки 2-НДФЛ осуществляется на основании регистров налогового учета. В ней заполняются все реквизиты и суммовые показатели, если иное не предусмотрено Порядком № ММВ-7-11/485@. При отсутствии значений по суммовым показателям в справке указывается ноль (0).

Прежние правила заполнения справки 2-НДФЛ предусматривали отражение в форме всех суммарных показателей в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм налога, которые показывались в полных рублях. Сейчас Порядок № ММВ-7-11/485@ таких указаний не содержит. Полагаем, что в новой форме суммы доходов и вычетов также надо отражать в рублях и копейках, а суммы НДФЛ – в полных рублях, поскольку данное требование соответствует положениям п. 6 ст. 52 НК РФ.

В случае если справка не может быть размещена на одной странице, заполняется необходимое количество страниц. На следующей странице вверху формы указываются номер страницы справки, надпись «Справка о доходах физического лица за ____ год № ______ от __.__.__» (год, номер и дата). При этом на каждой странице формы справки заполняется поле «Налоговый агент» и проставляется подпись.

Новая справка 2-НДФЛ, как и ранее действующая[3], состоит из заголовка и пяти разделов. Рассмотрим порядок их заполнения.

Заголовочная часть.

В заголовке указываются:

• налоговый период, за который составляется справка;
• порядковый номер справки и дата ее составления;
• признак «1» – если представляются сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных, удержанных и перечисленных налогов, или «2» – если сообщается о невозможности удержать НДФЛ с доходов физических лиц;
• код налогового органа, в котором учреждение-налоговый агент состоит на учете.

Новшеством является отражение в заголовочной части справки номера корректировки. Так, если учреждение подает справку впервые, то в соответствующем поле проставляется «00», при представлении корректирующей справки взамен ранее представленной указывается значение на единицу больше, чем указано в предыдущей справке («01», «02» и т. д.), а при составлении аннулирующей справки взамен ранее представленной проставляется цифра «99». При этом, формируя корректирующую либо аннулирующую справку, в полях «№ ____» и «от __.__.____» заголовка следует указывать номер ранее представленной справки и новую дату ее составления.

Отметим, что оформление корректирующей справки требуется в том случае, когда был произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением налоговых обязательств физического лица. Если же учреждению необходимо полностью отменить ранее представленные данные о доходах физического лица, то составляется аннулирующая справка. В ней, помимо заголовка, также заполняются показатели разд. 1 и 2, а разд. 3, 4 и 5 остаются пустыми.

Ранее для принятия решения об аннулировании представленных сведений о доходах физических лиц следовало в письменной форме обращаться в налоговую инспекцию по месту своего учета (Письмо ФНС РФ от 29.01.2013 № ЕД-4-3/1224).

Раздел 1 «Данные о налоговом агенте».

Содержимое этого раздела не поменялось, в нем указываются общие сведения об учреждении, такие как:

• код муниципального образования, на территории которого находится учреждение или его обособленное подразделение (код по ОКТМО), согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований ОК 033-2013. Для указания данного кода в соответствующем поле предусмотрено 11 знако-мест. При этом если код ОКТМО имеет 8 знаков, то никакие символы в свободных знако-местах справа от него не проставляются. Например, для 8-значного кода по ОКТМО указывается значение «12445698». Отметим, что ранее свободные знако-места в справке заполнялись прочерками;
• контактный телефон учреждения;
• ИНН и КПП по месту нахождения учреждения, согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе. В случае если справка заполняется учреждением, имеющим обособленные подразделения, после ИНН указывается КПП по месту нахождения его обособленного подразделения;
• сокращенное наименование (при отсутствии – полное наименование) учреждения согласно его учредительным документам.

Раздел 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода».

Здесь, как и прежде, отражаются персональные данные работника, в частности, его фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, гражданство (код страны), сведения о документе, удостоверяющем личность.

В данном разделе появились два поля для указания ИНН: в Российской Федерации и стране гражданства. Причем последнее заполняется только в отношении иностранных лиц и при наличии информации об ИНН (или его аналоге).

Показатель поля «Статус налогоплательщика» теперь может принимать значения от 1 до 6. Если налогоплательщик:

• является налоговым резидентом РФ, в этом поле проставляется код 1;
• не является налоговым резидентом РФ – 2;
• высококвалифицированный специалист, не являющийся налоговым резидентом РФ, – 3;
• участник Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом (член экипажа судна, плавающего под Государственным флагом РФ), не являющийся налоговым резидентом РФ, – 4;
• иностранный гражданин (лицо без гражданства), признанный беженцем или получивший временное убежище на территории РФ, не являющийся налоговым резидентом РФ, – 5;
• иностранный гражданин, осуществляющий трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента, – 6.

В старой форме 2-НДФЛ можно было указать лишь один из трех кодов налогоплательщика: 1, 2, 3.

Также уточнен порядок заполнения поля «Адрес места жительства в Российской Федерации» в отношении иностранных граждан, находящихся на территории РФ. В этом поле возможно указание полного адреса регистрации иностранца в РФ по месту жительства либо по месту пребывания. При этом допускается отсутствие показателей в поле «Адрес места жительства в Российской Федерации» при условии заполнения показателей в полях «Код страны проживания» и «Адрес».

Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика, а также коды субъектов РФ и иных территорий приведены соответственно в приложениях 1 и 2 к Порядку№ ММВ-7-11/485@.

Раздел 3 «Доходы, облагаемые по ставке ___%».

В этом разделе указываются сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной и натуральной форме, а также в виде материальной выгоды, и соответствующих вычетах. При заполнении формы справки с признаком 2 в разд. 3 указывается сумма фактически полученного дохода, с которой налог не удержан налоговым агентом.

Как и прежде, данные отражаются за налоговый период помесячно. В заголовке указывается ставка НДФЛ, с применением которой исчислены суммы налога.

Если налоговый агент начислял физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам, разд. 3 – 5 заполняются для каждой из ставок.

Поля «Код дохода» и «Код вычета» заполняются согласно Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов». Отметим, что ранее справочники кодов доходов и вычетов были утверждены тем же приказом, что и сама форма 2-НДФЛ.

Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены соответствующие вычеты, или которые подлежат налогообложению не в полном размере, указывается соответствующий код вычета. При этом стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты в разд. 3 не отражаются.

Раздел 4 «Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты».

Как видно из заголовка данного раздела, в нем, помимо стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов, отражаются сведения об инвестиционных вычетах. Напомним, что последние представляются с 2015 года. Право на получение инвестиционных вычетов возникает у физических лиц, осуществляющих операции с ценными бумагами или открывших индивидуальный инвестиционный счет (ст. 219.1 НК РФ).

Кроме того, разд. 4 дополнен новой строкой для указания в ней номера и даты уведомления, подтверждающего право на социальный налоговый вычет, а также кода ИФНС, выдавшей это уведомление. Это связано с тем, что с 2016 года социальные вычеты, предусмотренные пп. 2 и 3 п. 1 ст. 219 НК РФ (на обучение и лечение), могут предоставляться работнику до окончания налогового периода в случае его обращения с письменным заявлением к работодателю и при представлении им уведомления о подтверждении права на вычет, выданного налоговым органом (п. 2 ст. 219 НК РФ).

При этом уточнено, что если уведомление получено неоднократно, то необходимо заполнить несколько строк для отражения уведомлений и соответствующих реквизитов.

Раздел 5 «Общие суммы дохода и налога».

Здесь отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по соответствующей ставке, указанной в заголовке разд. 3.

Новшеством является указание в разд. 5 суммы фиксированных авансовых платежей, уплаченных иностранным гражданином, работающим в РФ по найму на основании патента, принимаемой налоговым агентом в уменьшение суммы исчисленного НДФЛ. Уменьшение осуществляется на основании письменного заявления иностранца и документов, подтверждающих уплату фиксированных авансовых платежей, после получения от налогового органа уведомления (п. 6 ст. 227.1 НК РФ).

Для указания номера и даты уведомления, а также кода выдавшего его налогового органа предназначено поле «Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи».

Также при заполнении формы справки 2-НДФЛ с признаком 2 в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» теперь следует указывать нулевые показатели. В прежней справке эти поля не заполнялись.

Кроме того, в поле «Налоговый агент» сейчас нужно вписывать цифру «1», если справка подается налоговым агентом, либо цифру «2» при подаче ее уполномоченным представителем. Причем в последнем случае необходимо указать наименование документа, подтверждающего полномочия представителя.

Место для проставления печати в новой справке отсутствует.

Ответственность налогового агента

Непредставление в установленный срок налоговым агентом сведений о доходах физических лиц влечет штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Кроме того, с 01.01.2016 вводится новый вид штрафа за представление налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, в размере 500 руб. за каждый такой документ (ст. 126.1 НК РФ).

* * *

Как видим, новая форма справки 2-НДФЛ приведена в соответствие с действующим законодательством о налогах и сборах. В ней учтены изменения по НДФЛ, вступившие в силу в 2015 году, а также ряд поправок, которые начали действовать с 2016 года. Надеемся, что наш материал поможет быстро и без ошибок сформировать сведения о доходах физических лиц и вовремя подать их в налоговую инспекцию. 

---

[1] Приказ ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

[2] До 01.01.2016 сведения о невозможности удержания НДФЛ с доходов физического лица подавались не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода.

[3] Утверждена Приказом ФНС РФ от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.