Универсальный передаточный документ в электронном виде: можно или нужно?

Федеральная налоговая служба России письмом от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» разрешила применение универсального передаточного документа (УПД). С этого момента вопрос «Можно ли использовать универсальный передаточный документ в электронный виде» - один из наиболее частых вопросов, который задают операторам электронного документооборота в последнее время.

В этой небольшой заметке мы попробуем поставить хотя бы временную точку в этом вопросе. Начнем с основ.

Для чего ввели УПД?

Из-под пера ФНС этой осенью вышла новая форма документа, объединившая воедино счет-фактуру и первичный документ. Речь об универсальном передаточном документе (УПД), который, к слову, может выступать и в качестве первичного.

Изначально предполагалось, что универсальный передаточный документ будет использоваться только при отгрузке товаров или другого движимого имущества. В последствие налоговые органы привели более широкий перечень хозяйственных операций:

Универсальный передаточный документ обладает полем «Статус», где налогоплательщику необходимо указать «1», если УПД объединяет счет-фактуру и первичный документ, или «2», если УПД заменяет первичный документ.

На основании универсального передаточного документа со статусом «1» можно произвести вычеты по НДС и списать затраты по налогу за прибыль. УПД со статусом «2» можно использовать для расчета налога на прибыль.

Можно ли использовать УПД в электронном виде?

Это на данный момент очень спорный и непрозрачный вопрос, не имеющий однозначного ответа. Прежде всего, потому, что порядок обмена УПД в электронном виде законодательством не установлен. Теоретически, обмен электронными УПД можно было бы производить по установленному регламенту обмена для электронных счетов-фактур. Однако постановление Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 строго регламентирует форму счета-фактуры, и УПД ей не соответствует. Таким образом, УПД со статусом «1» (счет-фактура + первичный документ) в электронном виде выставлять контрагенту нельзя.

На этом можно было бы поставить точку, но УПД со статусом «2», также не имеющий определенного электронного формата, можно передавать в электронном виде, как и любые неформализованные первичные документы, в соответствие с ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».

В ФНС отмечают, что в ближайших планах органа разработать единый формат электронного УПД. Однако работы над самим документом на законодательном уровне еще не завершены должным образом: до сих пор не формализованы такие действия над УПД, как исправление и хранение. Так что, электронный формат нам ждать еще долго.

А нужен ли электронный УПД?

Вернемся к вопросу: а для чего был введен универсальный передаточный документ? А прежде всего для введения прозрачных процессов работы с данными и сокращения бумажного документооборота. Выгода достигается за счет того, что УПД применяется для нескольких операций и заменяет счет-фактуру и накладную (акт). Таким образом, экономится время и ресурсы всех участников налогового учета.

При переходе на электронный документооборот и отказе от бумаги налогоплательщик автоматически решает и задачу оптимизации ресурсов. Получается, что объективные преимущества, которые дает применение УПД в бумажном виде, совершенно не актуальны для электронного документооборота. Существующие электронные форматы первичных документов на сегодняшний день полностью закрывают все потребности налогоплательщиков. Потому никто из операторов электронного документооборота не намерен реализовывать обмен электронными УПД до появления строгого формата, а эксперты в области документооборота попросту не видят в этом необходимости.