Помимо документов, которые администратор отдает на руки клиенту, он заполняет и документы, предназначенные для оперативного учета проживающих. В современных гостиницах, использующих автоматизированные системы учета, такие документы, как правило, формируются автоматически, при регистрации гостя.

Там же, где автоматический учет отсутствует, основным документом использования номерного фонда, можно порекомендовать ведомость движения номерного фонда, которая имеет следующий вид:

Первая часть данного документа содержит сведения о номерах, которые свободны к 00.00 часу текущих суток, в другой части администратор записывает номера, освобождающиеся в течение суток.

Именно с этим документом работает дежурный администратор при поселении гостей, прибывающих в гостиницу, так как в нем отражается вся информация о свободных номерах (местах).

На каждом этаже гостиницы дежурный по этажу составляет список проживающих на этаже, такой документ еще называют «шахматкой»:

Гостиница «Турист»

Список проживающих на этаже 3

Дата заполнения 10.01.2005 года

Дежурный администратор Федорова М.С.

На основании такой «шахматки» дежурный по этажу составляет ежедневно наряд на уборку номеров с указанием вида уборки и горничной, которая будет ее производить, кроме того, на основании данных этого документа дежурный по этажу всегда знает, какие дополнительные услуги, необходимо предоставить клиенту.

Более подробно с вопросами, касающимися учета и налогообложения гостиничного бизнеса, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Гостиничные услуги».