Оплата представительских расходов, как правило, осуществляется с помощью подотчетных средств, выданных ответственному лицу.

Однако в последнее время все более широкое применение в сфере предпринимательской деятельности приобретают расчеты между контрагентами с помощью, так называемых, пластиковых карт. Это действительно удобно, так как осуществление расчетов между партнерами с использованием таких карт, помогает хозяйствующим субъектам экономить время, способствуя более мобильному осуществлению предпринимательской деятельности. Покажем на конкретном примере, каким образом отражаются в учете операции по списанию представительских расходов, оплаченных посредством пластиковой карты.

Пример.

Коммерческая организация, осуществляющая оптовую торговлю спортивным оборудованием, в июне 2004 года организует переговоры с партнерами с целью установления дальнейшего сотрудничества. В связи с этим был организован официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 12 980 рублей, в том числе НДС 1980 руб.

Работнику организации, принимавшему участие в переговорах, была выдана корпоративная расчетная карта. Счет, выставленный рестораном, оплачен посредством последней. Денежные средства с расчетного счета организации в оплату официального обеда списаны после возврата работником корпоративной карты. Учетная стоимость корпоративной карты составляет 150 рублей. Расходы на оплату труда, учтенные в составе расходов в целях налогообложения прибыли за 6 месяцев 2004 года, составили 800 000 рублей. Других представительских расходов в отчетном периоде у организации не было.

Каким образом в бухгалтерском учете организации должны быть отражены данные хозяйственные операции?

Так как расчетная корпоративная карта представляет собой фактически персонифицированное средство платежа, использование которого позволяет работнику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации, то она может учитываться аналогично денежным документам. Для учета денежных документов Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 года №94н, предназначен счет 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы». В таком случае выдача пластиковой карты работнику может отражаться как выдача под отчет денежных документов.

Оплата за официальный обед в ресторане посредством корпоративной карты входит в перечень операций, которые имеют право осуществлять юридические лица в соответствии с Положением №23-П, утвержденным ЦБ РФ от 09.04.1998 года «Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием».

При этом юридическое лицо должно предоставить по требованию эмитента все первичные документы: квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием корпоративных карт.

В соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 года №33н, представительские расходы являются расходами по обычным видам деятельности. Такие расходы у торговых организаций отражаются по дебету счета 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Основанием для признания представительских расходов в данном случае являются расчетные документы, выданные рестораном.

Сумма НДС, предъявленная к оплате организации, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 60.

В целях исчисления налога на прибыль представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления сотрудничества, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Порядок учета представительских расходов установлен пунктом 2 статьи 264 НК РФ, согласно которому представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. В рассматриваемом примере за отчетный период 6 мес., организация может учесть в составе прочих расходов представительские расходы в сумме 32 000 рублей (800 000 х 4%), следовательно, если у организации не было других представительских расходов, то оплата официального обеда в ресторане может быть учтена для целей налогообложения прибыли в данном отчетном периоде в полной сумме.

Сумма НДС, уплаченная ресторану, может быть принята к вычету в полном объеме на основании пункта 7 статьи 171 НК РФ после списания денежных средств с расчетного счета организации и при наличии счета - фактуры, выданного рестораном (пункт 1 статьи172 НК РФ).

В бухгалтерском учете организация это отразит при помощи следующих бухгалтерских проводок:

Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Подочет с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».