Новый год - новая база

С приближением нового года и бухгалтера и руководители все больше начинают задумываться о целесообразности работы в новой (чистой) базе данных. Причин тому может быть немало – начиная от перегруженности прежней базы данных, и открытия нового юридического лица до изменения внутрифирменных стандартов ведения учета. В сущности, причина не имеет значения – важно само решение о переходе. На самом деле здесь все далеко не так просто - как кажется на первый взгляд. Очень часто процесс перехода оказывается сложным и долгим, а уровень затрат оказывается гораздо выше планируемого. В данной статье мы в остановимся на вопросах переноса справочников и документов, обозначим некоторые нюансы, знание которых позволит организациям перейти в новую базу с данных с наименьшими потерями времени и средств. Сразу скажу, что предназначение данной статьи в том, чтобы сделать процессы перехода в новую базу, определения стоимости и объемов работ по переносу более прозрачными для заказчиков, то есть для руководителей и бухгалтеров предприятий.

Ни для кого не секрет, что период январь-март – это чрезвычайно доходное время, как для фирм так и для частных специалистов, занимающихся настройкой и сопровождением 1С. Причина этого кроется в следующем. В глазах любого руководителя и бухгалтера перенос в новую базу данных, допустим, 10.000 позиций справочника «Номенклатура» ассоциируется с ручным вводом всех этих элементов. А поскольку в большинстве случаев решение о переводе откладывается до даты, близкой к критической, то в ответ на многозначительные замечания специалистов типа «да уж, справочников то у вас немало» Вам остается только соглашаться и так же тяжело вздыхать. Дальше – еще лучше, процесс затягивается и в дополнение к переносу остатков и справочников добавляется необходимость переноса из прежней базы данных документов за определенный период. А Вы? Правильно - платите за все это. Чтобы подобного не происходило, необходимо хотя бы в общих чертах знать некоторые нюансы, связанные с переносом данных в новую конфигурацию.

Для начала сформулируем ряд замечаний общего плана:

1. Что представляет собой перенос документа в другую конфигурацию? В программе 1С документ – это совокупность различных элементов справочников, констант, перечислений. Т.е. табличная часть приходной накладной в 1С это список элементов справочника "Номенклатура", список значений перечисления "Ставки НДС", и далее числовые значения реквизитов "Количество", "Цена", "Сумма" и так далее. То есть для переноса в новую чистую базу документа "Приходная накладная" необходимо предварительно как минимум перенести справочник "Номенклатура". Если этого не сделать, то перенесенный документ окажется пустым. То же самое касается и переноса справочников, в качестве реквизитов элементов которых выступают другие справочники (Для "Номенклатуры" это, например, справочник "Единицы измерения").

2. Количество переносимых элементов справочников или документов одного вида не влияет на сложность и трудоемкость переноса. Я хочу сказать, что для переноса 100 элементов и для переноса 1000 элементов справочника "Номенклатура" обработка будет одинакова, и стоимость переноса данных не может зависеть от количества элементов справочников. Но она может зависеть от количества "видов" переносимых справочников. Например, перенос 100.000 элементов справочника "Номенклатура" для программиста гораздо легче переноса 150 "Приходных накладных", поскольку во втором случае помимо самих накладных необходимо переносить и сам справочник "Номенклатура", и другие, используемые в этом документе справочники. Таким образом, цена переноса 150 документов должна быть выше цены переноса 100.000 номенклатурных позиций. Понятно, что вручную Вы будете гораздо дольше переносить номенклатуру, но с точки зрения программирования сложнее перенести именно документы. Таким образом, при ручном переносе в описанной ситуации Вы больше заплатите за справочник "Номенклатура", а при работе с программистом – за приходные накладные. Поэтому, имеет смысл, например, поручить программисту перенос справочника "Номенклатура", а приходные накладные перенести вручную. Экономия в этом случае может быть довольно значительной.

3. Подготовку к переносу данных в новую базу надо начинать хотя бы за полторы-две недели до начала периода, с которого в ней должна начаться полноценная работа. Нужно осуществить несколько пробных перебросок, оценить их качество и полноту, а также объем работ, которые необходимо будет дополнительно проделать. К дате переноса у вас не должно оставаться неясностей по вопросам работы в новой базе.

4. Список данных, которые нужно переносить в новую базу, должен быть четко обозначен. Если базы «источник» и «приемник» типовые, то сложностей с переносом не будет. Сейчас существует огромное количество готовых разработок, которые созданы именно для целей переноса между типовыми конфигурациями. Поэтому, если Вам предлагают создать для этого целый «проект» с написанием специальных отчетов – просто отказывайтесь от их услуг. Оценивая же объем работ по переносу документов и справочников между разными базами (например, из "самописной" конфигурации в типовую 1С Торговлю и Склад) как я говорил ранее - не исходите из количества документов каждого вида.

5. Выбор времени для перехода в новую конфигурацию. Оптимальное время для переноса данных - это декабрь-январь. Несколько свободных месяцев до сдачи баланса дают значительную свободу. Кроме того, работа в новой базе с начала года не вызовет затруднений с получением сводной отчетности за год (для того же баланса), чего нельзя сказать о переходе, скажем, с марта. Поэтому, если вы решили начать работу в новой базе не с начала года, то рассмотрите возможность переноса данных за предшествующие периоды (При переходе с марта это будут документы за январь - февраль).

Итак, вы решили вопрос о необходимости работы с нового года в новой базе данных. На что теперь обратить внимание ? (в большей степени это относится к тем, кто собирается переносить данные между разными конфигурациями, поскольку, как уже говорилось, для переноса между типовыми существует множество готовых бесплатных отчетов и обработок):

1.    Во-первых, оцените объем данных, которые будут необходимы Вам для работы в новой базе. Как правило, это справочники Контрагентов, Номенклатуры, Основных средств, Статей затрат, Материалов и т.д. Определите те справочники, которые вы перенесете самостоятельно, и те, учитывая размер которых, лучше перенести программисту.

2.    Четко оговорите с программистом (если он приходящий или работает сдельно), какие именно элементы должны быть перенесены, и как они должны выглядеть в новой конфигурации. Например, при переходе из 1С Бухгалтерии в 1С Торговлю и Склад может возникнуть следующая сложность – Справочник "Контрагенты", который в бухгалтерии является единым, в конфигурации "Торговля и Склад" состоит из двух справочников: "Контрагенты" и "Юридические лица". Причем полное наименование, телефоны, адреса и комментарии хранятся именно во втором. Имеет для Вас смысл перенос самих только названий? Нет. Ведь после переноса Вы должны иметь возможность нормально работать в новой конфигурации. Конечно Вы не можете знать этих нюансов – это обязанность программиста обозначить их для вас, причем сделать это необходимо еще на стадии оценки объемов работ.

3.    Необходимо довести до сотрудников важность процесса перехода. Как ни смешно это звучит, но при сильном противодействии со стороны персонала работа в новой конфигурации будет невозможна. Людей можно понять – в новой базе будет другой, незнакомый интерфейс, другие справочники и документы. Отсюда и противодействие. Сломить его и поставить людей на свою сторону и сторону программиста Ваша задача – как руководителя или бухгалтера предприятия. Программист не политик, и уговаривать не должен. Также помните, что желания людей типа "хочу чтобы вот это было как в старой базе" зачастую не просто труднореализуемы, а вообще недопустимы. Разумеется это касается только перехода в другую по структуре конфигурацию, а не простого начала периода в такой же но чистой.

Надеюсь все эти советы помогут Вам при переходе в новую конфигурацию. В данной статье мы не останавливались на конкретных ситуациях переноса данных и отдельных предназначенных для этого разработках. Все эти вопросы с описанием сложившейся на Вашем предприятии ситуации прошу присылать на uralsoft@ekat.ru. Уверен, вместе мы сумеем найти оптимальное для Вас решение.