Направление в командировку

Документы

Направляя работника в зарубежную командировку, руководитель организации должен издать приказ (формы № Т-9 и Т-9а). В отличие от деловых поездок в пределах России, оформлять командировочное удостоверение не нужно, достаточно к авансовому отчету приложить ксерокопию загранпаспорта. Ведь для чего нужно «командировочное» ‑ для того, чтобы подтвердить время фактического пребывания сотрудника в командировке, а его можно определить по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы на контрольно-пропускных пунктах Российской Федерации.

Вернувшись из поездки, работник в 10-дневный срок должен сдать авансовый отчет и вернуть неиспользованную валюту в кассу организации (п. 6.1 Положения Центробанка России от 25.06.97 № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов»).

Приложенные к авансовому отчету оправдательные документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Этого требует пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Услуги по переводу документов работник может оплатить самостоятельно и приложить подтверждающий оплату документ к авансовому отчету. Если такие расходы произведены с ведома работодателя, то он обязан возместить их работнику, как «иные расходы», связанные с командировкой (ст. 168 ТК РФ). По командировке, носящей производственный характер, расходы по переводу первичных документов можно принять при расчете налогооблагаемой прибыли, так как они обоснованы и документально подтверждены (подп. 47 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Суточные

Рассчитывая суточные, бухгалтеру нужно учитывать некоторые особенности. Так, если работник пребывает в зарубежной командировке свыше 60 дней, то начиная с 61-дня суточные выплачиваются по нормам, предусмотренным для работников загранучреждений (п. 5 постановления Правительства России от 01.12.93 № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств», в редакции от 21.03.98).

При проезде и во время пребывания на иностранной территории суточные командированному выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для каждой конкретной страны (п. 9 Правил об условиях труда советских работников за границей, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74 № 365).

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. Таким образом, за день пересечения границы Российской Федерации при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. А в день въезда в Россию суточные выплачиваются по норме, установленной для территории РФ (совместное письмо Минтруда и Минфина России от 17.05.96 № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу»).

Налог на прибыль

Состав командировочных расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли определен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Перечисленные расходы, за исключением суточных, учитываются при налогообложении в полном объеме. Размеры суточных по зарубежным командировкам с 1 января 2002 года установлены постановлением Правительства России от 08.02.02 № 93.

Руководитель организации может установить больший размер суточных. В этом случае для целей бухгалтерского учета они будут приняты полностью, а для целей налогообложения прибыли – в пределах норм.

Налог на доходы и ЕСН

Произведенные и документально подтвержденные расходы по командировке, в том числе суточные по нормам, установленным в соответствии с законодательством, налогом на доходы физических лиц и ЕСН не облагаются (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Суточные сверх установленных норм облагаются налогом на доходы физических лиц*, но не облагаются ЕСН, так как они не учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Пример.

Российское предприятие (г. Хабаровск) направляет работника в командировку для заключения договора на закупку материалов в г. Мюнхен, Германия. Срок командировки – 4 дня с 11 мая 2002 года по 14 мая 2002 года. Работник вылетел из Москвы в Мюнхен 11 мая.

Суточные оплачиваются в соответствии с установленными нормами, для Германии – 58 долл. США в сутки.

Работнику 11 мая выдан аванс:

– на оплату билетов в рублях – в сумме 14 500 руб.;

– суточные за день проезда по РФ и возврата в РФ – 200 руб.;

– валюта на командировочные расходы – 430 евро, (150 евро × 2 дня (на жилье) + 65 евро × 2 дня (суточные), из расчета 58 долл. США × 2 суток х 30,4999 руб. : 27, 1904 руб.).

Курс валют на дату выдачи аванса составил 27,1907 руб. за 1 евро, 30,4999 руб. за 1 долл. США.

Согласно ксерокопии паспорта, работник пересек границу РФ «туда» - 12 мая 2002 года, «обратно» – выезд из Германии 13 мая, а прилет в аэропорт «Москва-Шереметьево» – 14 мая 2002 года.

Авансовый отчет утвержден 14 мая. Курс валют на эту дату: 26,9149 руб. за 1 евро и 30,4778 за 1 долл. США. Работник внес в кассу остаток валюты 100 евро, остаток задолженности внес в рублях.

К авансовому отчету приложены документы на оплату гостиницы за 2 суток на сумму 200 евро и

авиабилеты Хабаровск–Москва (на 11 мая) и обратно (на 14 мая) на сумму 8400 руб. и авиабилет Москва–Мюнхен–Москва – стоимостью 6000 руб.

Организация использует субсчета:

50-1 «Касса организации в рублях»;

50-4 «Касса организации в евро»;

71-1 «Расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным в рублях»;

71-3 «Расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным в евро».

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие записи.

11 мая 2002 года:

Дебет 71-3 Кредит 50-4

– 11 692 руб. (430 евро × 27,1907 руб.) – выдан аванс на командировочные расходы в евро;

Дебет 71-1 Кредит 50-1

– 14 700 руб. (14 500 + 200) – выдан аванс в рублях на командировочные расходы.

14 мая 2002 года:

Дебет 91-1 Кредит 71-3

– 118,59 руб. (430 евро х (26,9149 руб. – 27,1907 руб.)) – отражена отрицательная курсовая разница по выданной под отчет наличной валюте в евро;

Дебет 15 Кредит 71-3

– 3535,43 руб. (58 долл. США х 2 дн. х 30,4778 руб.) - отнесены на расходы по закупке материалов суточные в иностранной валюте за период с 12.05.02 по 13.05.02;

Дебет 15 Кредит 71-3

– 5382,98 руб. (100 евро х 2 дн. × 26,9149 руб.) – списаны на расходы затраты по проживанию в иностранной валюте за период с 12.05.02 по 13.05.02;

Дебет 15 Кредит 71-1

– 200 руб. (100 руб. х 2 дн.) – списаны на расходы по закупке материалов суточные в российских рублях за 11 и 14 мая 2002 г.;

Дебет 15 Кредит 71-1

- 14 400 руб. (6000 + 8400) – списаны на расходы затраты по проезду;

Дебет 50-4 Кредит 71-3

- 2691,49 руб. (100 евро × 26,9149 руб.) – внесен подотчетным лицом остаток неизрасходованной наличной валюты в кассу;

Дебет 71-3 Кредит 71-1

- 36,49 руб. – остаток валютного перерасхода перенесен на расчеты в рублях;

Дебет 50-1 Кредит 71-1

– 63,51 руб. – внесен остаток задолженности в рублях;

Дебет 52 Кредит 50-4

– 2691,49 руб. (100 евро × 26,9149 руб.) – сдана в банк валюта, возвращенная подотчетным лицом в кассу.

________________________________________

* Отметим, что МНС России придерживается позиции, что для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц нужно применять нормы суточных, установленных для налога на прибыль постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 93.