Как правильно оформить транспортную накладную при привлечении субподрядчиков: инструкция для грузоотправителей

Если ваш перевозчик нанял субподрядчика и выдал экспедиторскую расписку, привычная схема заполнения транспортной накладной больше не работает. Ошибка в графе «Грузоотправитель» грозит доначислением налогов, пенями и проигрышем в суде.

Разбираемся, кого указывать в ЭТрН, если ваш перевозчик стал экспедитором, и как защитить компанию от претензий налоговой, опираясь на позицию Верховного Суда РФ.

При работе с транспортными компаниями (ТК), которые привлекают субподрядчиков, у грузоотправителей часто возникает вопрос: кого указывать в графе «Грузоотправитель» электронной транспортной накладной (ЭТрН)? Разбираемся, как правильно оформить документы.

1. Договор перевозки или экспедиции: в чем разница и почему это важно

Ключевое отличие этих договоров — в предмете. При договоре перевозки вы платите за факт доставки груза из точки А в точку Б. При договоре транспортной экспедиции — за услуги по организации этой доставки (поиск транспорта, оформление документов, расчеты).

Позиция судов однозначна: квалифицировать договор нужно по его содержанию, а не по названию (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 г. № 26). Если компания называет договор экспедиторским, но возит груз своим транспортом, суд переквалифицирует его в договор перевозки.

2. Два типа экспедиторов и их ответственность

Верховный Суд РФ в Постановлении № 26 разграничивает два вида экспедитора:

• Экспедитор-посредник. Только организует процесс: нанимает перевозчика, оформляет документы. Если груз пропадет, он отвечает перед вами только в том объеме, в котором возместил убытки фактический перевозчик.

• Экспедитор как договорный перевозчик. Он принял на себя ответственность за сохранность груза и выдал экспедиторскую расписку. В этом случае его ответственность такая же, как у обычного перевозчика — он отвечает за груз в полном объеме.

3. Экспедиторская расписка: момент перехода ответственности

Главный указатель того, что экспедитор стал «договорным перевозчиком» — выдача экспедиторской расписки. Этот документ подтверждает, что экспедитор принял груз во владение. Важно понимать: экспедитор получает право временного владения, но не право собственности (он не может продать или заложить ваш груз).

С момента выдачи расписки у экспедитора появляются новые обязанности:

• Право владеть грузом до передачи получателю.

• Право заключать от своего имени договоры с фактическими перевозчиками.

• Право выступать грузоотправителем в ЭТрН.

• Полная ответственность за утрату, недостачу или повреждение груза.

4. Как заполнить ЭТрН: пошаговый алгоритм

Форма ЭТрН утверждена приказом ФНС России от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@. По содержанию она близка к бумажной транспортной накладной, но в электронном формате документ разделен на титулы — отдельные части, которые заполняют и подписывают разные участники перевозки. Такая структура нужна, чтобы каждый этап движения груза был зафиксирован в системе: от погрузки до передачи получателю. Всего электронная транспортная накладная включает восемь титулов. Четыре из них обязательные: без них невозможно корректно оформить перевозку и подтвердить основные действия сторон. Еще четыре титула используются при необходимости, если в перевозке есть дополнительные условия: расчет стоимости, переадресация груза, смена транспортного средства или водителя.

Заполнение электронной транспортной накладной (ЭТрН) регулируется Постановлением Правительства РФ от 01.06.2024 г. № 753. Если ваш перевозчик выдал вам экспедиторскую расписку, документ заполняется следующим образом:

• Раздел 1 «Грузоотправитель»: указываются реквизиты вашего перевозчика (экспедитора). Обязательно проставляется отметка «является экспедитором».

• Раздел 1а «Заказчик услуг»: вносятся реквизиты вашей компании и номер договора.

• Раздел «Перевозчик»: указываются данные фактического исполнителя, который физически принимает груз (субподрядчика вашего экспедитора).

• Графа «Водитель»: указывается фактическое физическое лицо, принимающее груз.

5. Налоговые риски: чем грозит ошибка в накладной

Отдельного административного штрафа за неверное заполнение ЭТрН нет. Однако ошибки в первичных документах влекут серьезные налоговые последствия. Если из-за некорректного оформления налоговая инспекция признает расходы на перевозку необоснованными, компании грозят:

• Доначисление налога на прибыль.

• Пени за каждый день просрочки (ст. 75 НК РФ).

• Штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ), а 40% в случае доказанного умысла.

6. Чек-лист для проверки перед отгрузкой

• В договоре с ТК есть пункт о праве привлекать третьих лиц (субподрядчиков).

• Определен тип ответственности: выдал ли экспедитор расписку (если да — он договорный перевозчик).

• В ЭТрН в поле «Грузоотправитель» стоит экспедитор с отметкой «является экспедитором».

• Ваша компания указана в поле «Заказчик услуг» (раздел 1а).

• Фактический перевозчик и водитель указаны в соответствующих разделах.

• Номер и дата договора экспедиции зафиксированы в документе.

Вывод

Если ваш перевозчик-экспедитор выдает экспедиторскую расписку, он берет на себя роль договорного перевозчика. В этом случае именно его реквизиты должны стоять в графе «Грузоотправитель» ЭТрН с обязательной отметкой о статусе экспедитора. Ваша компания при этом указывается в разделе заказчика услуг. Такой порядок оформления соответствует Гражданскому кодексу РФ, позиции Верховного Суда и правилам работы с ГИС ЭПД, а также защищает вас от налоговых претензий.