Как предпринимателю учесть платежи через робокассу

Предприниматель может использовать для оплаты онлайн-сервисы. Как учитывать платежи через онлайн-сервисы, чтобы не было проблем с налоговой рассказывает Антон Артемов, эксперт онлайн-бухгалтерии Контур.Эльба.

Как учитывать доходы на УСН, если получаете оплату через онлайн-сервис

Когда предприниматель подключает сервис приема онлайн-платежей (например, Робокассу, ЮKassa или CloudPayments), клиенты могут платить банковской картой прямо на сайте. Деньги поступают не сразу на расчетный счет, а сначала на внутренний баланс в системе сервиса.

Онлайн-сервис — это платежный агент. Он принимает оплату от имени предпринимателя и временно держит деньги у себя. За каждую операцию удерживает комиссию, обычно 2-5%.

После этого предприниматель вручную или автоматически переводит средства с баланса сервиса на свой расчетный счет.

Нужно учитывать два момента:

• Дата дохода — это дата поступления денег на счет платежного агента, а не дата вывода на расчетный счет. Именно эту дату фиксируют в учете.

• Комиссия сервиса — это расход. На УСН «Доходы минус расходы» при наличии подтверждающих документов эту сумму можно учесть при расчете налога.

Если клиент платит картой иностранного банка, вы все равно получите рубли. Для УСН это ничего не меняет — отчетность и расчеты такие же, как при оплате российскими картами.

Как учитывать платежи через онлайн-сервисы на УСН

Если работаете на упрощенке, доходы нужно записывать в книгу учёта доходов и расходов — КУДиР. На основе этих данных затем рассчитывается налог и заполняется декларация.

Когда клиенты оплачивают покупки через сервис онлайн-платежей, порядок учета немного отличается от прямых поступлений на расчетный счет.

Когда учитывать доход

Доход нужно зафиксировать в тот день, когда клиент совершил оплату, а не когда деньги пришли на расчетный счет. То есть в дату поступления средств на баланс платежного сервиса.

Это важно: налоговая считает, что если деньги приняты через платежного агента, доход возникает в день, когда клиент перевел оплату. Об этом говорится в статье 346.17 НК РФ и письме ФНС от 04.08.2017 года № СД-4-3/15363@.

Какую сумму учитывать

Доход отражается в полном размере — без вычета комиссии. Даже если сервис удержал часть денег за свои услуги, в КУДиР всё равно записываете всю сумму, которую заплатил клиент.

Это правило подтверждено в письме ФНС от 05.05.2023 года № СД-4-3/5762@.

Если работаете на УСН «Доходы минус расходы», комиссию сервиса можно учесть в расходах и уменьшить налог. Но доходом все равно считается вся сумма от клиента — это закреплено в пункте 24 статьи 346.16 НК РФ.

Где смотреть нужные данные

Большинство сервисов онлайн-платежей формируют ежемесячные отчеты. В них указано, сколько денег поступило от клиентов и сколько удержано комиссии.

Например, в марте клиенты оплатили через сервис 320 000 ₽. Комиссия сервиса 8% — это 25 600 ₽. На расчетный счет вывели оставшиеся 294 400 ₽, но уже в апреле. Для налогового учета важен именно март — дата, когда прошли оплаты от клиентов. В КУДиР указываете полную сумму — 320 000 ₽. И с этой суммы рассчитываете авансовый платеж по УСН за первый квартал.

Нужна ли онлайн-касса, если оплата идет через платежный сервис

Если принимаете оплату от физических лиц через сервис онлайн-платежей, то онлайн-касса может и не понадобиться.

Большинство сервисов сами пробивают кассовый чек от имени продавца. Чек автоматически отправляется покупателю и передаётся в налоговую через фискальный накопитель. В этом случае вы можете не покупать и не регистрировать онлайн-кассу.

Но если принимаете оплату напрямую — например, переводом на карту или наличными от физлица, тогда онлайн-касса обязательна. За непробитый чек налоговая оштрафует.