Что изменилось в форматах счета-фактуры и УПД в 2024 году

В конце 2023 года вышел приказ ФНС с новыми форматами счета-фактуры и универсального передаточного документа (УПД). Налоговики добавили еще один реквизит для прослеживаемых товаров, а также заменили документ об отгрузке товара на УПД. Расскажем, как избежать ошибок при формировании документов и обезопасить себя от санкций со стороны государства.

Когда изменения вступают в силу

До 1 апреля 2025 года бизнес вправе использовать как текущий, так и обновленный формат заполнения счетов-фактур в рамках переходного периода. По его окончании останется только новый формат.

Напомним, что при любых сделках с прослеживаемыми товарами счета-фактуры (включая корректировочные) и УПД следует формировать в электронном виде и передавать с помощью операторов ЭДО, за исключением случаев:

• реализации товаров физическим лицам для собственных нужд;

• экспорта и реэкспорта товаров;

• продажи и перемещения товара из России в страну-участницу ЕАЭС.

Какой реквизит появился в счете-фактуре

В текущем формате счета-фактуры бизнес заполняет следующие графы, если имеет дело с прослеживаемыми товарами:

• 11 – регистрационный номер товарной партии;

• 12 и 12а – единица измерения количества товара;

• 13 – количество товара (в единицах измерения из предыдущей графы).

В новом формате дополнительно придется указывать стоимость товара в рублях и без учета НДС: для этого законодатели добавили графу 14.

Нововведение действует в отношении товаров, перечисленных в Постановлении Правительства №1108.

Что еще изменится в связи с обновлением форматов УПД и счета-фактуры

Помимо нового реквизита для прослеживаемых товаров, в счете-фактуре замечены и другие обновления:

• изменился порядок формирования имени файла, появились идентификаторы продукции, в отношении которой сформирован счет-фактура и УПД (прослеживаемые и маркированные товары, алкогольная и табачная продукция и пр.), поэтому теперь товары можно оформить в один файл с соответствующей кодировкой в названии;

• дополнен блок сведений о подписанте: теперь в блоке нужно отражать тип подписи, способ подтверждения полномочий, сведения о машиночитаемой доверенности (МЧД) и способ ее передачи.

• обновились коды видов продукции.

Кроме этого, в документе появилась возможность указать дополнительные сведения при передаче объектов ОС: код вида основных фондов, амортизационную группу, срок полезного использования для объектов бывших в употреблении и пр. Это позволит использовать УПД в т.ч. для передачи товаров на ответственное хранение или внутри одной организации (полный перечень сценариев применения форматов представлен на сайте ФНС).

Что делать при отсутствии реквизитов прослеживаемости

Если товар пришел без реквизитов прослеживаемости, графы с 12 по 14 в бумажном варианте счета-фактуры и УПД можно оставить пустыми. В электронном формате их и вовсе может не быть изначально. 

Наличие ошибок в реквизитах не отменяет право получения налоговых вычетов по НДС, однако ФНС может запросить разъяснения о причинах появления недочетов. Для исправления ошибок достаточно выставить новый счет-фактуру с корректными сведениями.

Какие санкции предусмотрены за нарушение закона

Приказ действует с 09.02.2024, но в 2024 году сохраняется переходный период, в течение которого штрафов за нарушение правил прослеживаемости не будет.  Но уже существует законопроект поправок в КоАП РФ, содержащий нормы ответственности за нарушение правил в виде штрафов:

• если компания не указала реквизиты прослеживаемости в УПД или счете-фактуре, либо не представила соответствующие документы в ИФНС, то ИП оштрафуют на сумму от 1 до 30 тыс. руб., юридическое лицо – на сумму от 1 до 100 тыс. руб.;
• использование ненадлежащего формата или иные ошибки формирования УПД и счета-фактуры на прослеживаемые товары влечет за собой штраф для ИП в размере от 200 руб. до 30 тыс. руб., для организаций – от 200 рублей до 100 тыс. руб.

Предварительный срок вступления в силу новых штрафов – 1 января 2025 года.

Как перейти на новые форматы УПД и счета-фактуры

До 1 апреля 2025 года следует:

1. Убедиться, что ваши информационные системы готовы к отправке и приему документов в соответствии с приказом ФНС.

2. Согласовать с контрагентами сроки перехода на новый формат документации (так как обе стороны должны отправлять и принимать обновленные форматы).

3. В случае использования СЭД или иных учетных систем нужно уточнить у поставщиков готовность ПО к поддержке новых форматов, при необходимости обновить и установить программы.

Своевременная подготовка поможет снизить риски и адаптировать бизнес-процессы под новые требования. 

Коротко для предпринимателя

1. Новый формат счета-фактуры и УПД действует с 9 февраля 2024 года. В документах появилась отдельная графа для указания стоимости прослеживаемых товаров. 

2. До 1 апреля 2025 года старый и новый формат будут действовать одновременно в рамках переходного периода. По истечении этого срока останется только обновленный формат. 

3. При реализации прослеживаемых товаров счет-фактуру и УПД следует оформлять и передавать в электронном виде через операторов ЭДО. Исключение сделали для экспортной продукции, продаж физическим лицам для личных нужд, а также реализации или перемещении товаров из РФ в страны ЕАЭС. 

4. Штрафы за ошибки в прослеживаемости ориентировочно начнут действовать с 1 января 2025 года: соответствующий документ находится в разработке законодателей. Максимальный размер финансовых санкций для ИП составляет 30 тыс. руб., для юридических лиц – 100 тыс. руб.