Можно ли подписывать первичные документы графической подписью с использованием планшета?

Будут ли считаться договор и закрывающие документы, подписанные графической подписью с использованием планшета, основанием для признания расходов по налогу на прибыль?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Организация в целях налогового учета вправе принять электронные документы, подписанные сторонами с использованием планшета. Однако ввиду неурегулированности статуса такой подписи в российском законодательстве следование данной позиции может привести к судебному спору с налоговыми органами.

Обоснование вывода:

Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Подписи сторон в гражданско-правовом договоре.

Как видим, гражданское законодательство фактически допускает подписание договора и иных документов с использованием планшета (путем проставления графической подписи). Однако в силу п. 3 ст. 2 ГК РФ к налоговым и другим финансовым правоотношениям гражданское законодательство по общему правилу не применяется.

Под документально подтвержденными расходами в целях налогового учета понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (абзац 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы фактически любыми документами, в том числе составленными в электронной форме (смотрите письмо Минфина России от 14.06.2018 N 03-03-06/1/40695). Соответственно, налоговое законодательство не предъявляет каких-либо конкретных требований к оформлению первичных документов. При этом из документов, которые имеются у организации, должно быть очевидно, что те или иные затраты фактически произведены.

Порядок оформления первичных документов нормами НК РФ не регулируется. Поскольку в налоговом законодательстве не приведено понятие первичных документов, на основании ст. 11 НК РФ следует использовать определения из других отраслей законодательства. На основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Они должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (смотрите также письма Минфина России от 01.09.2020 N 03-03-06/1/76443, от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458).

К ним относятся в том числе подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Иных требований к подписям, проставляемым на первичных документах, Закон N 402-ФЗ не предъявляет. В частности, не разъясняется, должны ли данные подписи быть проставлены непосредственно на бумаге или допускаются иные способы.

Определение понятия "подпись" дано в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденном приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 N 1185-ст. В соответствии с п. 3.2.1 этого документа подпись - это реквизит, содержащий собственноручную подпись должностного или физического лица.

Согласно п. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", далее - Закон N 63-ФЗ).

Следовательно, стороны договора при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя в том числе и простую электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ (смотрите письма Минфина России от 25.06.2018 N 03-03-06/1/43489, от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456, от 17.07.2017 N 03-03-06/1/45323, от 21.09.2016 N 03-03-06/1/55073). Для этого между хозяйствующими сторонами должно быть заключено юридически действительное соглашение, условия которого соответствуют требованиям Закона N 63-ФЗ (смотрите письма ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, от 17.01.2014 N ПА-4-6/489).

Представители уполномоченных органов также указывают, что налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи только для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе сдача налоговой отчетности) (смотрите Энциклопедию решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения, письма Минфина России от 21.09.2016 N 03-03-06/1/55073, ФНС России от 17.01.2014 N ПА-4-6/489).

В связи с изложенным полагаем, что организация вправе использовать в целях налогообложения прибыли в качестве оправдательных документов электронные документы, подписанные простой электронной подписью. Для этого контрагентами должно быть заключено соответствующее соглашение.

Стоит отметить, что по мнению финансового ведомства и большинства судебных органов документы, на которых имеется факсимильное воспроизведение подписи руководителя, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций (смотрите, например, письма Минфина России от 13.04.2015 N 03-03-06/20808, УМНС по г. Москве от 02.06.2003 N 11-14/29297, постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11). Однако, по нашему мнению, выводы по подтверждению налоговых расходов факсимильной подписью в данном случае неприменимы, так как проставление графической подписи с помощью планшета не является воспроизведением (копией, клише) его личной подписи, а производится им собственноручно непосредственно в момент заключения договора, сделки, подтверждения произошедшего события.

Заметим, что российское законодательство не регулирует порядок использования множества различных способов идентификации личности с помощью цифровых технологий (графическая подпись на планшете, использование отпечатка пальца, идентификация голоса и др.).

Мы допускаем, что использование планшета для подписания документов собственноручно с помощью стилуса или пальца может признаваться применением простой электронной подписи (ч. 2 ст. 5 Закона N 63-ФЗ), что позволяет организации принимать документы с проставлением такой графической подписи в целях налогового учета. К примеру, нам встретился пример судебного решения (правда, не по налоговому вопросу), где скан-образ документа с подписью был признан электронным документом, подписанным простой электронной подписью (постановление Первого ААС от 20.03.2014 N 01АП-7936/13).

Однако следует отметить, что ввиду неурегулированности данного вопроса в российском законодательстве отсутствие документов на бумажных носителях, подписанных сторонами на бумаге, или электронных документов с привычными электронными подписями с большой долей вероятности приведет к спору с налоговыми органами.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли;

- Цифровое право в банковской деятельности: сравнительно-правовой аспект (коллектив авторов; отв. ред. д.ю.н., проф. Л.Г. Ефимова). - "Проспект", 2021 г.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Цориева Зара

Ответ прошел контроль качества

22 апреля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.