Учет призов и подарков, приобретаемых АУ для вручения

Автономные учреждения могут приобретать призы и подарки с целью их вручения физическим лицам при проведении различных мероприятий (культурных, спортивных и т. п.), а также своим работникам по случаю знаменательных дат и праздников. Какие документы оформляются при приобретении и списании данных материальных ценностей? Как в бухгалтерском учете отражаются эти операции? Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами стоимость врученных призов и подарков?

Документы-основания

Приобретение призов.

Основанием для приобретения медалей, вымпелов, дипломов, почетных грамот, кубков, памятных призов (сувениров), предназначенных для вручения участникам различных мероприятий, является документ (положение, программа, план о проведении мероприятия), в котором содержится в том числе смета расходов на проведение мероприятия.

Принятие к бухгалтерскому учету призов осуществляется на основании документов, предусмотренных в учетной политике учреждения (такими документами могут являться полученные от поставщика товарно-сопроводительные документы, приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), кассовые, товарные чеки (при приобретении за наличный расчет)).

Приобретение подарков для работников.

Согласно ст. 191 ТК РФ работодатель вправе поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявлять благодарность, выдавать премию, награждать ценным подарком, почетной грамотой, представлять к званию лучшего по профессии). Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Таким образом, основанием для приобретения подарков работникам учреждения в зависимости от случая (праздник, знаменательное событие, дата) являются коллективный договор или иной документ, а также приказ (распоряжение) руководителя.

К бухгалтерскому учету подарки принимаются аналогично приобретению призов.

Выдача со склада, списание призов и подарков.

Выдача со склада призов и подарков лицам, ответственным за вручение, осуществляется на основании документа, предусмотренного для этих целей учетной политикой (например, ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)).

Порядок списания призов и подарков, врученных при проведении различных мероприятий, перечень документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, также устанавливается в учетной политике. Такими документами могут быть акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) с приложением протокола о проведении мероприятия; списка участников (ведомости работников), которым были вручены призы, подарки; фото- или видеоотчетов, а в некоторых случаях – договор дарения.

Необходимо отметить, что в силу п. 2 ст. 574 ГК РФ дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому лицу, может быть совершено устно, когда стоимость дара не превышает 3 000 руб. Если дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 000 руб., договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме.

Таким образом, вручение ценных призов и подарков стоимостью свыше 3 000 руб. осуществляется с обязательным оформлением договора дарения, в котором указываются персональные данные одаряемого лица.

Бухгалтерский учет

Призы и подарки, приобретенные автономным учреждением с целью их вручения, принимаются к учету на счете 0 105 36 000 по подстатье 349 КОСГУ «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

При выдаче их со склада лицу, ответственному за вручение призов и подарков, они списываются со счета 0 105 36 000 и принимаются к учету на забалансовый счет 07 по стоимости их приобретения и учитываются до момента их вручения (п. 345 Инструкции № 157н).

В силу указанного пункта призы и подарки отражаются на забалансовом счете 07 также в случае, когда материальные ценности не принимаются на склад (с момента приобретения и до момента вручения лицом, ответственным за приобретение и вручение). При одновременном представлении указанным лицом документов, подтверждающих приобретение и вручение призов и подарков, информация о таких материальных ценностях на забалансовом счете не отражается (признаются расходы текущего финансового периода в сумме их стоимости).

По мнению автора, в случае, когда призы и подарки приобретаются лицом, ответственным за их вручение, и находятся у него до момента вручения (без передачи на склад), возможны следующие варианты отражения в учете:

1. Если ответственное лицо передало в бухгалтерию документы только о приобретении призов или подарков (например, авансовый отчет с приложением кассовых и товарных чеков, товарных накладных), отражается принятие к учету материальных ценностей на счет 0 105 36 349 и одновременно делаются записи по списанию со счета 0 105 36 449 и принятию к учету на забалансовый счет 07.

2. Если лицо, ответственное за приобретение и вручение призов или подарков, представило в бухгалтерию документы, подтверждающие их приобретение и вручение (одновременно), информация о таких материальных ценностях на забалансовом счете 07 не отражается. В этом случае в учете отражаются только записи по счетам 0 105 36 349 (449) (поступление и выбытие).

В случае, если после завершения мероприятия по каким-либо причинам у ответственного лица остались неврученные призы или подарки, ответственное лицо обязано передать их на склад. В бухгалтерском учете необходимо отразить восстановление данных материальных запасов на балансе (по стоимости на дату их выбытия с балансового учета) следующей корреспонденцией счетов:

Дебет счета 0 105 36 349

Кредит счета 0 401 10 172

Одновременно отражается уменьшение забалансового счета 07.

Данные операции могут быть оформлены на основании требования-накладной (ф. 0504204) или иного документа, предусмотренного учетной политикой учреждения.

Пример 1.

Автономное учреждение спорта в рамках выполнения госзадания проводит спортивное мероприятие (всероссийскую универсиаду). На основании программы мероприятия и сметы затрат у коммерческой организации приобретены 3 кубка на сумму 3 000 руб.; 9 медалей – на сумму 1 800 руб.; 18 дипломов – на сумму 600 руб.; 20 сувениров – на сумму 10 000 руб. (стоимостью 500 руб. за штуку).

Данные материальные ценности переданы со склада работнику, ответственному за вручение призов участникам соревнований.

Все награды (кубки, медали и дипломы) были вручены победителям соревнований. Сувениры были вручены 15 участникам соревнований. Неврученные сувениры в количестве 5 штук переданы на склад.

В учетной политике учреждения установлено, что списание наградной атрибутики осуществляется в соответствии с актом о списании материальных запасов с приложением протокола судейской комиссии и списка победителей.

В бухгалтерском учете сделаны следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражены расходы на приобретение наградной атрибутики и сувениров

4 105 36 349

4 302 34 734

15 400

Наградная атрибутика и сувениры переданы со склада ответственному лицу

4 109 60 272

4 105 36 449

15 400

Наградная атрибутика и сувениры приняты к забалансовому учету

Забалансовый счет 07

15 400

Списаны врученные призы и сувениры с забалансового счета

Забалансовый счет 07

12 900

Приняты на склад неврученные сувениры

4 105 36 349

4 401 10 172

2 500

Списаны с забалансового учета сувениры, принятые к балансовому учету

Забалансовый счет 07

Пример 2.

Автономное учреждение в рамках коллективного договора приобрело подарок для вручения работнику в связи с юбилейной датой стоимостью 4 000 руб. Подарок приобретен через подотчетное лицо, которое является ответственным за вручение подарка. В бухгалтерию ответственным лицом представлены документы о приобретении и о вручении подарка одновременно.

В бухгалтерском учете отражены следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражены расходы на приобретение подарка

4 105 36 349

4 208 34 737

4 000

Списан с учета врученный подарок

4 109 60 272

4 105 36 449

4 000

НДФЛ и страховые взносы

Налог на доходы физических лиц.

Призы и подарки, полученные физическими лицами, в целях обложения НДФЛ являются доходами, полученными ими в натуральной форме. При этом НДФЛ не облагается:

1. Стоимость призов и подарков, не превышающая 4 000 руб. за налоговый период, если призы и подарки получены налогоплательщиками (п. 28 ст. 217 НК РФ):

2. Стоимость подарков, не превышающая 10 000 руб. за налоговый период, если призы и подарки получены ветеранами Великой Отечественной войны (ВОВ), инвалидами ВОВ, вдовами военно­служащих, погибших в период войны с Финляндией, ВОВ, войны с Японией, вдовами умерших инвалидов ВОВ и бывшими узниками нацистских концлагерей, тюрем и гетто, а также бывшими несовершеннолетними узниками концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны (п. 33 ст. 217 НК РФ).

Суммы призов и подарков, превышающие указанные пределы, облагаются по ставке 13 %, за исключением выигрышей и призов, получаемых физическими лицами в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг (они облагаются налогом по ставке 35 %).

При получении физическими лицами доходов в виде призов и подарков, не превышающих 4 000 руб. (в отдельных случаях – 10 000 руб.), организация не признается налоговым агентом, поскольку в таких случаях на организацию не возлагается обязанность исчисления, удержания НДФЛ у налогоплательщика и перечисления в бюджетную систему РФ.

Страховые взносы.

В силу п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права).

Договор дарения согласно гражданскому законодательству относится к договорам, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество, и может быть заключен как в письменной, так и в устной форме.

Таким образом, в случае передачи подарка работнику по договору дарения, заключенному в письменной форме, у организации объекта обложения страховыми взносами не возникает.

Суммы подарков, полученные работниками и не оформленные договорами дарения, если это предусмотрено трудовыми договорами (коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами), являются объектом обложения страховыми взносами.

В случае вручения призов и подарков физическим лицам, не состоящим в трудовых (гражданско-правовых) отношениях с учреждением, стоимость таких подарков не является объектом обложения страховыми взносами в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ.