Как учесть расходы по договорам, заключенным с самозанятыми гражданами?

Для юридических лиц привлекательность работы с самозанятыми заключается в том, что не надо начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.

Если ваша организация приобретает товары, работы, услуги у самозанятого гражданина, возникает вопрос: как должны быть оформлены операции, чтобы расходы можно было принять при исчислении налога на прибыль? Что следует учесть, чтобы налоговики потом не доначислили и не удержали с организации страховые взносы и НДФЛ?

В какой форме должен быть заключен договор с самозанятым?

Как отмечено в Письме ФНС России от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@, согласно п. 2 ст. 432 ГК РФ договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. При этом договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (п. 1 ст. 433 ГК РФ).

В соответствии с п. 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме (за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения).

Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющим достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. При этом электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 438 ГК РФ (п. 3 ст. 434 ГК РФ).

Содержащее все существенные условия договора предложение, из которого усматривается воля лица, делающего предложение, заключить договор на указанных в предложении условиях с любым, кто отзовется, признается на основании п. 2 ст. 437 ГК РФ офертой (публичная оферта). При этом в соответствии с п. 3 ст. 438 ГК РФ совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузки товаров, предоставления услуг, выполнения работ, уплаты соответствующей суммы и т. п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не закреплено в оферте.

Надо ли менять условия договора с ИП, перешедшим на уплату НПД с другого спецрежима?

ФНС рассматривала этот вопрос в вышеупомянутом Письме № СД-4-3/2899@.

Согласно ч. 9 ст. 2 Закона № 422-ФЗ индивидуальные предприниматели, применяющие спецрежим в виде НПД, не признаются плательщиками НДС (за исключением НДС, подлежащего уплате при ввозе товаров на территорию РФ).

Таким образом, если согласно договору стоимость реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) включала в себя НДС, то рекомендуется оформить дополнительное соглашение для урегулирования цены с указанием на то, что ИП с определенной даты уплачивает НПД.

В иных случаях необходимость перезаключать договор между хозяйствующими субъектами отсутствует, если это не влияет на соблюдение существенных условий договора.

Каков порядок расчетов самозанятых с контрагентами?

При расчетах самозанятого налогоплательщика с покупателем (клиентом) он, используя мобильное приложение (веб-кабинет) «Мой налог», формирует и выдает чек.

Обратите внимание: не путать с чеком ККТ. Добавим, что ККТ при спецрежиме в виде НПД вообще не применяется (п. 2.2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

В нем указывается наименование товара, работы или услуги и вводится ее стоимость. Если осуществляется расчет с юридическим лицом, в чеке отражается ИНН этого лица. При подтверждении операции введенные сведения будут переданы в ФНС и будет сформирован чек.

Чек обязательно передается контрагенту одним из следующих способов:

Имейте в виду, что в Законе № 422-ФЗ не установлена необходимость использования физическими лицами, применяющими спецрежим, конкретных видов банковских счетов. Как отмечено в Информационном письме ЦБ РФ от 19.12.2019 № ИН-014-12/94, использование такими физическими лицами своих текущих банковских счетов для получения профессионального дохода не противоречит требованиям законодательства РФ.

К сведению: на официальном сайте ЦБ РФ размещено разъяснение по вопросу учета денежных средств физических лиц и ИП, применяющих спецрежим в виде НПД (http://www.cbr.ru/analytics/msfo_23217_41739/ko/579/2019-02-19/).

При безналичных расчетах плательщик НПД также выдает чек контрагенту.

Чек должен быть сформирован налогоплательщиком и передан покупателю (заказчику) в момент расчета наличными денежными средствами и (или) с использованием электронных средств платежа.

При иных формах денежных расчетов в безналичном порядке чек должен быть сформирован и передан покупателю (заказчику) не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты (ч. 3 ст. 14 Закона № 422-ФЗ).

Обратите внимание: как следует из положений ч. 8 ст. 15 Закона № 422-ФЗ, организации не вправе учитывать расходы при отсутствии чека, сформированного исполнителем в порядке, предусмотренном ст. 14 данного закона.

Учитываются ли в расходах денежные средства, уплаченные плательщику НПД, на основании акта по итогам месяца, а не на основании чеков? Согласно положениям ч. 8 – 10 ст. 15 Закона № 422-ФЗ для организаций наличие чека, сформированного плательщиком НПД (продавцом, исполнителем), является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы. Акт может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учета расходов покупателя, например, при наличии предоплаты.

Такие разъяснения даны в Письме ФНС России от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@. В нем рассмотрен еще ряд вопросов, связанных с выдачей чеков самозанятыми.

Например, необходимо ли распечатывать чеки? Согласно ч. 4 – 6 ст. 14 Закона № 422-ФЗ чек может быть передан покупателю (заказчику) в электронной форме или на бумажном носителе.

В чеке должен быть указан, в частности, уникальный идентификационный номер чека – номер записи в автоматизированной информационной системе налоговых органов, который присваивается чеку в момент его формирования.

Таким образом, чек может храниться как в электронной форме, так и в распечатанном виде.

А как быть, если плательщик НПД не представил чек на оказание услуг заказчику? Обязанность передачи чека плательщиком НПД заказчику услуг установлена Законом № 422-ФЗ и корреспондирует его обязанности по отражению доходов от реализации таких услуг в налоговой базе. В случае нарушения указанных положений заказчик вправе сообщить об этом в ФНС, в том числе с использованием сервиса «Обратиться в ФНС России», размещенного на официальном сайте ФНС.

Как быть, если плательщик НПД аннулировал чек после его передачи заказчику? Согласно ч. 3 и 4 ст. 8 Закона № 422-ФЗ в случае возврата плательщиком НПД сумм, ранее полученных в счет оплаты (предварительной оплаты) товаров (работ, услуг, имущественных прав), на сумму возврата уменьшаются доходы того налогового периода, в котором получен доход.

Плательщик НПД вправе провести корректировку ранее переданных налоговому органу сведений о сумме расчетов, приводящих к завышению сумм налога, подлежащих уплате, в случае возврата денежных средств, полученных в счет оплаты (предварительной оплаты), или некорректного ввода таких сведений при представлении пояснений с указанием причин корректировки.

Таким образом, юридическое лицо (ИП), получившее (получивший) от плательщика НПД возврат денежных средств за ранее приобретенные им товары (работы, услуги), обязано (обязан) провести корректировку налоговой базы.

Проверка самозанятого

Согласно ч. 2 ст. 4 Закона № 422-ФЗ налогоплательщики, у которых доходы, учитываемые при определении налоговой базы, превысили в текущем календарном году 2,4 млн руб., не вправе применять специальный налоговый режим в виде НПД.

В силу ч. 19 ст. 5 Закона № 422-ФЗ лицо считается утратившим право на применение спецрежима со дня возникновения оснований, препятствующих его применению в соответствии с ч. 2 ст. 4 указанного закона.

Таким образом, при превышении установленного порога доходов, учитываемых в налоговой базе, физическое лицо утрачивает право на применение спецрежима в виде НПД с даты такого превышения. В отношении доходов, учтенных для целей уплаты НПД до даты утраты права, порядок налогообложения не меняется.

Необходимость переоформления ранее заключенного договора между хозяйствующими субъектами отсутствует, если это не влечет изменений существенных условий договора.

Обратите внимание: при этом на юридическое лицо возлагается обязанность по исчислению и уплате НДФЛ и страховых взносов в отношении физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, с даты утраты последним права на применение спецрежима в виде НПД (в том числе с даты превышения дохода 2,4 млн руб.).

Как бухгалтеру проверить, является ли физлицо самозанятым на момент совершения расчетов с организацией, возникает ли необходимость при работе с ним удерживать НДФЛ и начислять на его вознаграждение страховые взносы, а также действительно ли сформированные самозанятым чеки отправляются в налоговую?

Для этого рекомендуем воспользоваться бесплатным сервисом https://npd.nalog.ru/check-status/. Он помогает узнать, зарегистрирован ли человек как плательщик НПД. Надо перейти по ссылке и указать ИНН самозанятого и дату, которая интересует.

Кроме того, в целях подтверждения постановки на учет в качестве плательщика НПД, а также информирования о сумме полученных доходов, облагаемых НПД, в мобильном приложении «Мой налог» и в веб-кабинете «Мой налог», размещенном на сайте www.npd.nalog.ru, для указанных налогоплательщиков реализована возможность сформировать в электронной форме следующие справки:

1) о постановке на учет (снятии с учета) физического лица в качестве плательщика налога на профессиональный доход (КНД 1122035);

2) о состоянии расчетов (доходах) по налогу на профессиональный доход (КНД 1122036).

Достоверность сведений, содержащихся в указанных справках, подтверждается электронной подписью налогового органа, сформированной в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

К сведению: ФНС в Письме от 22.04.2020 № ПА-4-6/6729@ указала на возможность использования кредитными организациями названных справок для целей подтверждения статуса налогоплательщика, а также доходов, полученных в рамках применения спецрежима в виде НПД. Полагаем, что и иные организации могут использовать эти справки (Письмо ФНС России от 07.05.2020 № ПА-19-6/111).

Отметим, что названные справки формирует самозанятый. Сделать это он может на дату осуществления расчетов и представить организации, чтобы бухгалтер мог убедиться в отсутствии необходимости при работе с ним удерживать НДФЛ и начислять на его вознаграждение страховые взносы.

Учет для целей налогообложения расходов по договорам с самозанятыми

В пункте 2 вышеупомянутого Письма № СД-4-3/2899@ рассматривался вопрос о том, какие документы должны быть оформлены при оказании физическим лицом, применяющим спецрежим в виде НПД, услуг юридическому лицу по сделке, исполняемой немедленно при заключении договора, чтобы заказчик имел право учесть в расходах понесенные затраты.

Согласно п. 1 ст. 158 ГК РФ сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной).

В соответствии с п. 2 ст. 159 ГК РФ, если иное не установлено соглашением сторон, могут совершаться устно все сделки, исполняемые при самом их совершении, за исключением сделок, для которых установлена нотариальная форма, и сделок, несоблюдение простой письменной формы которых влечет их недействительность.

На основании п. 2 ст. 432 ГК РФ договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. При этом договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (п. 1 ст. 433 ГК РФ).

Содержащее все существенные условия договора предложение, из которого усматривается воля лица, делающего предложение, заключить договор на указанных в предложении условиях с любым, кто отзовется, признается на основании п. 2 ст. 437 ГК РФ офертой (публичная оферта).

При этом в соответствии с п. 3 ст. 438 ГК РФ совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т. п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не закреплено в оферте.

К сведению: учитывая изложенное, ФНС пришла к выводу: при оказании услуг по сделке, исполняемой немедленно при заключении договора, заключение договора в письменной форме не требуется. Факт заключения договора подтверждается уплатой заказчику соответствующей суммы за оказанные услуги.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Частью 8 ст. 15 Закона № 422-ФЗ предусмотрено, что организации – плательщики налога на прибыль при определении налоговой базы не учитывают расходы, связанные с приобретением услуг у физических лиц, являющихся налогоплательщиками, при отсутствии чека, сформированного исполнителем в порядке, предусмотренном ст. 14 Закона № 422-ФЗ.

Согласно пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления прочих расходов в виде расходов на оплату сторонним организациям предоставленных услуг признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода.

Таким образом, документом, подтверждающим произведенные организацией-заказчиком затраты на оплату услуг, по сделке, исполняемой немедленно при заключении договора, является чек, выданный исполнителем-физлицом, применяющим спецрежим в виде НПД, с указанием ИНН организации-заказчика и наименования оказанных услуг.

Аналогичный вывод сделан в Письме Минфина России от 26.03.2020 № 03-11-11/24008. В нем говорится, что правила признания расходов в виде затрат на приобретение работ (услуг) различаются и зависят от характера расходов, а также условий осуществления и направлений деятельности.

Иными словами, в зависимости от характера расходов организации на приобретение услуг их стоимость признается для целей налогообложения прибыли организаций в том отчетном (налоговом) периоде, в котором документально подтвержден факт оказания услуг.

При этом в отношении отдельных видов услуг заключение актов на их выполнение в целях документального подтверждения расходов в виде стоимости оказанных услуг не требуется. При этом наличие чека, сформированного плательщиком НПД (продавцом, исполнителем), является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы.