Аудит резерва на отпуск и отпусков

Любая организация предполагает наличие сотрудников. У организации возникают обязательства перед сотрудниками, работающими по трудовому договору[1,2].

В данной статье рассмотрен вопрос о том, что большое количество неиспользованных дней отпуска, является риском для работодателя.

По закону Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Дополнительно работник может рассчитывать на дополнительные дни отпуска в следствие[3]:

  1. Ненормированного рабочего дня;

  2. Особый характер работы;

  3. Работа с вредными и (или) опасными условиями труда;

  4. Пособственной инициативе работодателя.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем с учетом мнения выбранного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года [4,5].

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. При этом, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях [6]:

  1. временной нетрудоспособности работника;

  2. исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

  3. в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

В случае, если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником [6].

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется [6].

Дополнительный для работников, в возрасте до 18 лет и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска. В тоже время запрещается непредоставление в течение двух лет подряд ежегодного оплачиваемого отпуска для остальных работников по трудовому договору.

Иными словами, нарушения представленные выше, являются прямым нарушением норм ТК РФ. Более того, при непредоставлении части неиспользованного ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 12 месяцев после того отчетного (рабочего) года, в котором он был предоставлен, работодатель, так и должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности [7].

Для того, чтобы избежать реализации данных рисков, в том числе и административной ответственности. В организации целесообразно создать систему внутреннего контроля, направленную на контроль остатков дней неиспользованного отпуска. В данном случае, по мнению автора, достаточно будет добавить процедуру сверки остатков неиспользованных дней отпуска к концу отчетного года. Дополнительно перед началом проведения данной процедуры необходимо провести инвентаризацию остатков неиспользованных дней отпуска.

При проведении инвентаризации могут возникнуть сложности, вследствие отсутствия электронного формата информации раздела «Отпуск» личной карточки сотрудников. Если компания использует для ведения учета программные продукты 1С: «1С-Предприятие» и «1С-ЗУП», то решить проблему можно путем создания в системе электронного отчета, выгружающий информацию из разделов «Отпуск» и «Прием на работу, переводы на другую работу» личной карточке сотрудника (Т-2). Визуально нужную выгрузку для процедуры можно увидеть на рисунке 1.

Рисунок 1 - Выгрузка, для инвентаризации резерва/неиспользованных дней отпуска

После выгрузки данного отчета в формате xls, будет возможно посчитать количество неиспользованных дней отпуска и выявить, имеются ли у компании риски на отчетную дату. Для этого посчитаем сколько лет сотрудник работает в компании на отчетную дату, в нашем примере на 31.12.2019. Расчеты представлены на рисунке 2.

Рисунок 2 – расчет, сколько лет сотрудник работает в компании

После этого период работы в компании (в годах) умножит на предоставляемое сотруднику количество дней оплачиваемого отпуска. Допустим, что по трудовому договору и по дополнительным соглашениям, сотруднику предоставляется 28 дней оплачиваемого ежегодного отпуска (рисунок 3).

Рисунок 3 – Расчет количества начисленных дней ежегодного оплачиваемого отпуска

Остаток неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска найдем, как разницу между количеством начисленных дней ежегодного оплачиваемого отпуска и количеством использованных дней оплачиваемого отпуска. Расчет в MC Excel представлен на рисунке 4.

Рисунок 4 – Расчет остатка неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска

В результате проведенной инвентаризации остатков неиспользованных дней отпуска можно заключить следующее:

  1. У сотрудника 2 имеются остатки неиспользованного ежегодного отпуска за прошлый и отчетный годы. По нему могут реализоваться указанные выше риски;

  2. Сотрудник 5, по результатам инвентаризации, предоставили на 1-2 дня отпуска больше положенного. В данном случае, если все документы корректно составлены, имеются приказы на отпуск, то никаких существенных рисков, по мнению автора, не возникает.

Резюмируя, необходимо отметить, что для работодателя существуют риски по неиспользованию сотрудником дней ежегодного отпуска. При этом существует процедуры, которые направлены на выявление и на мониторинг возникновения данного риска.

Список использованной литературы:

  1. Информационная система Главкнига – URL: https://glavkniga.ru/situations/k501401 (дата обращения 19.02.2020)

  2. Конституция РФ ст. 37 – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения 19.02.2020)

  3. Трудовой кодекс РФ ст. 116-119 – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения 19.02.2020)

  4. Трудовой кодекс РФ ст. 123 – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения 19.02.2020)

  5. Трудовой кодекс РФ ст. 372 – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения 19.02.2020)

  6. Трудовой кодекс РФ ст. 124 – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения 19.02.2020)

  7. Кодекс РФ об административных правонарушениям (часть 1) ст. 5.27 КоАП РФ – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения 19.02.2020)