Расходы автономного учреждения при УСН

Поскольку УСНО является специальным налоговым режимом, порядок учета расходов при применении объекта налогообложения «доходы минус расходы» тоже особенный. Об общих принципах учета расходов при «упрощенке», а также об отдельных актуальных видах затрат, которые можно учесть в рамках УСНО, и поговорим.

Основные принципы учета расходов при применении УСНО.

«Упрощенцы», которые в соответствии со ст. 346.14 НК РФ выбрали в качестве объекта налогообложения доходы минус расходы, вправе для целей исчисления единого налога учитывать расходы. Основные принципы учета данных расходов следующие (ст. 346.16 НК РФ):

Рассмотрим актуальные виды затрат, произведенных «упрощенцами», с точки зрения возможности их учета в расходах.

К сведению

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе согласно договору). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы на Интернет.

Поскольку сегодня хозяйственная деятельность любого субъекта связана в том числе с Интернетом, рассмотрим вопросы учета в расходах разных видов затрат, так или иначе связанных с глобальной сетью.

Расходы на оплату услуг Интернета

В соответствии с пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСНО и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении базы по налогу, уплачиваемому в связи с использованием УСНО, учитывают в составе расходов затраты на оплату почтовых, телефонных, телеграфных и других подобных услуг.

Исходя из ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» электросвязью признаются любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.

Таким образом, расходы на оплату услуг Интернета могут быть включены в состав расходов в целях применения УСНО при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 02.08.2019 № 03-11-11/58145).

Расходы на создание и обновление сайта организации.

В соответствии с п. 1 ст. 1233 ГК РФ правообладатель может распорядиться принадлежащим ему исключительным правом на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации любым не противоречащим закону и существу такого исключительного права способом, в том числе путем его отчуждения по договору другому лицу (договор об отчуждении исключительного права) или предоставления другому лицу права использования соответствующих результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации в установленных договором пределах (лицензионный договор).

Согласно пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСНО, уменьшают полученные доходы на расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям). К указанным расходам относятся также затраты на обновление программ для ЭВМ и баз данных.

Вместе с тем пп. 2 п. 3 ст. 257 НК РФ установлено, что к нематериальным активам относится исключительное право автора и иного правообладателя на использование программы для ЭВМ, базы данных. Подпункт 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ гласит: расходы на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов учитываются в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 346.16 НК РФ.

Соответственно, в случае предоставления правообладателем права на использование программ для ЭВМ, баз данных налогоплательщик, применяющий УСНО, вправе учесть расходы на создание сайта на основании пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 09.01.2020 № 03-11-11/128).

В случае если к «упрощенцу» переходит исключительное право правообладателя на использование программ для ЭВМ и баз данных, названные расходы учитываются на основании п. 3 ст. 346.16 НК РФ.

Что касается расходов на оплату услуг по обновлению сайта, к расходам, указанным в пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, относятся также затраты на обновление программ для ЭВМ и баз данных. С технической точки зрения интернет-сайт представляет собой комплекс, состоящий из программы для ЭВМ, которая обеспечивает непосредственную работу сайта, и базы данных (наполнения сайта). Налогоплательщик, применяющий УСНО с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», может уменьшить полученные доходы на расходы по обновлению своего сайта.

В Письме Минфина РФ от 18.12.2019 № 03-11-11/98947 прямо сказано, что расходы на оплату услуг по обновлению сайта могут быть учтены в расходах при исчислении базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСНО, при условии их соответствия критериям, названным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Кроме того, на основании пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ «упрощенцы» вправе учесть в расходах затраты на приобретение права доступа к программному обеспечению с использованием Интернета при условии их соответствия критериям, обозначенным в п. 1 ст. 252 НК РФ (письма Минфина РФ от 21.01.2020 № 03-11-11/2936, от 03.06.2019 № 03-11-11/40148).

Реклама в Интернете.

В соответствии с пп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ «упрощенцы» при определении объекта налогообложения уменьшают полученные доходы на расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), товарного знака и знака обслуживания. При этом в соответствии с п. 2 ст. 346.16 НК РФ указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ.

Согласно п. 4 ст. 264 НК РФ к расходам организации на рекламу в целях применения гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ относятся, в частности, затраты на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети.

Таким образом, затраты на оплату заказа по разработке и созданию веб-сайта, предназначенного для продвижения услуг на рынке и не принадлежащего на праве собственности налогоплательщику, а также расходы на его содержание (оплата услуг домена и хостинга) могут учитываться в составе расходов при определении базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСНО, в соответствии с пп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 17.12.2019 № 03-11-11/98698).

Следовательно, если налогоплательщик не является правообладателем сайта, то расходы на оплату услуг по поддержанию данного сайта не учитываются в соответствии с пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В этом случае налогоплательщик может учесть в составе расходов затраты на размещение на сайте рекламы производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), товарного знака и знака обслуживания в соответствии с пп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Письмо УФНС по г. Москве от 22.05.2019 № 20-14/083438@).

Передача отчетности в электронном виде.

Сегодня подавляющее большинство хозяйствующих субъектов передает отчетность в электронном виде через Интернет. Можно ли учесть при применении УСНО расходы на услуги по передаче отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) и настройке работы рабочего места?

Как уже было сказано выше, в соответствии с пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ «упрощенцы», выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСНО, уменьшают полученные доходы на расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи.

Вместе с тем «упрощенцы» уменьшают полученные доходы на расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям). К указанным расходам относятся также затраты на обновление программ для ЭВМ и баз данных (пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

В Письме Минфина РФ от 20.12.2019 № 03-11-11/99968 рассматривался аналогичный вопрос, и финансисты пришли к выводу о том, что расходы на оплату услуг по передаче отчетности в электронном виде по ТКС и настройке работы одного рабочего места могут быть включены в состав расходов в целях применения УСНО на основании пп. 18 и 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Указанные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, обозначенным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Услуги по предоставлению видео-конференц-связи.

Сегодня стало обычной практикой дистанционное взаимодействие как со своими работниками, так и с клиентами, многообразие которого увеличивается. Могут ли «упрощенцы» учесть в расходах затраты на приобретение услуг по предоставлению видео-конференц-связи или услуг по предоставлению технологии интерактивного взаимодействия удаленных абонентов с возможностью обмена видеоинформацией в реальном времени?

Да, на основании пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ организации, применяющие УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы», вправе учесть названные расходы при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (письма Минфина РФ от 24.10.2019 № 03-11-11/81568, от 09.12.2019 № 03-11-11/95724).

Расходы на чистящие средства.

То, что для поддержания чистоты в помещении – в офисном или в производственном – нужны специальные моющие и чистящие средства, понятно всем. Но вправе ли «упрощенцы» учесть в расходах затраты на приобретение данных средств? Этот вопрос стал особенно актуален в связи с пандемией по коронавирусу: нужно дополнительно обрабатывать специальными средствами места общего пользования согласно рекомендациям Роспотребнадзора.

Контролирующие органы (в частности, представители Минфина) считают, что расходы на приобретение моющих и чистящих средств, используемые для уборки офисных и производственных помещений, учитываются в составе расходов при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСНО, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (письма Минфина РФ от 16.08.2019 № 03-11-11/62254, от 17.01.2020 № 03-11-11/1827). Мотивируют они это следующим.

В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСНО, уменьшают полученные доходы на материальные расходы. Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ материальные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, и учитываются в порядке, установленном ст. 254 НК РФ.

Подпунктом 2 п. 1 ст. 254 НК РФ предусмотрено, что к материальным расходам относятся затраты налогоплательщика на приобретение материалов, используемых для упаковки и иной подготовки произведенных и (или) реализуемых товаров (включая предпродажную подготовку), а также на другие производственные и хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроля, содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели).

При этом финансисты напоминают, что в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

«Пожарные» расходы.

Согласно действующему законодательству руководители организации обязаны в том числе соблюдать требования пожарной безопасности, а также содержать в исправном состоянии системы и средства противопожарной защиты, включая первичные средства тушения пожаров, не допускать их использования не по назначению. А кроме того, выполнять предписания, постановления и иные законные требования должностных лиц пожарной охраны. Полный перечень обязанностей приведен в ст. 37 Федерального закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности».

У «упрощенцев» нередко возникают вопросы о возможности учета в расходах затрат на приобретение огнетушителей, пожарных гидрантов, противопожарных муфт, противопожарной сигнализации и других средств противопожарной защиты. Обратимся к нормам гл. 26.2 НК РФ.

В силу пп. 10 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСНО, при определении объекта налогообложения уменьшают полученные доходы на расходы на обеспечение пожарной безопасности налогоплательщика в соответствии с законодательством РФ, расходы на услуги по охране имущества, обслуживанию охранно-пожарной сигнализации, расходы на приобретение услуг пожарной охраны и иных услуг охранной деятельности.

Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, обозначенным в п. 1 ст. 252 НК РФ. В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Из приведенных норм следует, что налогоплательщик, применяющий УСНО с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, при определении объекта налогообложения вправе учесть расходы на приобретение огнетушителя, пожарного гидранта, противопожарной муфты, противопожарной сигнализации при условии, если они приобретены в целях обеспечения пожарной безопасности в соответствии с законодательством РФ, в том числе в целях выполнения предписаний сотрудников государственного пожарного надзора, при соответствии указанных расходов критериям ст. 252 НК РФ (письма Минфина РФ от 03.09.2019 № 03-11-11/67593, от 17.01.2020 № 03-11-11/1817).

Нотариальные расходы.

В хозяйственной деятельности организаций, бывает, не обойтись без услуг нотариуса. Можно ли их учесть в расходах при УСНО и на каком основании? Можно, но нужно иметь в виду следующее (письма Минфина РФ от 18.12.2019 № 03-11-11/99020, от 17.01.2020 № 03-11-11/2043).

Во-первых, данные расходы должны быть обоснованными, то есть экономически оправданными.

Во-вторых, порядок учета в расходах платы нотариусу зависит от вида услуг, которые он оказал. Например, это могут быть нотариальное оформление доверенностей, свидетельствование подлинности подписей на документах, а также услуги по подготовке и копированию документов и другие.

В-третьих, нормами ст. 346.16 НК РФ предусмотрены следующие виды затрат, которые можно учесть при УСНО:

Согласно ст. 23 Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы) источником финансирования деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, являются денежные средства, полученные им за совершение нотариальных действий и оказание услуг правового и технического характера, другие финансовые поступления, не противоречащие законодательству РФ.

К сведению:

За совершение нотариальных действий, для которых законодательством РФ предусмотрена обязательная нотариальная форма, нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, взимает государственную пошлину по ставкам, установленным законодательством РФ о налогах и сборах. За совершение указанных действий нотариус, занимающийся частной практикой, взимает нотариальный тариф в размере, соответствующем размеру государственной пошлины, предусмотренной за совершение аналогичных действий в государственной нотариальной конторе и с учетом особенностей, установленных законодательством РФ о налогах и сборах (ст. 22 Основ).

При этом за совершение действий, для которых действующим законодательством не предусмотрена обязательная нотариальная форма, нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, а также нотариус, занимающийся частной практикой, взимают нотариальные тарифы в размере, установленном в соответствии с требованиями ст. 22.1 Основ.

Из приведенных норм действующего законодательства следует, что расходы в виде платы нотариусу могут учитываться в составе расходов при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСНО, например, следующим образом:

При этом если расходы на оплату услуг нотариуса не связаны с предпринимательской деятельностью самой организации, то данные расходы не учитываются такой организацией при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСНО (Письмо Минфина РФ от 09.12.2019 № 03-11-11/95351).