Спор о документах, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ и материалов

Комментарий к Постановлению АС ЗСО от 17.12.2019 по делу № А81-9588/2018.

По результатам проверки строительной организации были доначислены НДС, налог на прибыль, НДФЛ, пени и штрафы. В основном причиной налоговых претензий было ненадлежащее оформление документов, причем внутренних, составленных и не составленных самим налогоплательщиком, а не его контрагентами. Иными словами, пострадала организация из-за небрежности одних своих сотрудников и ненадлежащего контроля со стороны других сотрудников.

Налоговики забраковали документы, подтверждающие несение расходов на ГСМ, на приобретение материалов подотчетными лицами и выплату компенсации стоимости проезда. Кроме того, десятки миллионов рублей были перечислены на личные счета сотрудников и выданы наличными без какого-либо документального подтверждения. Эти суммы были признаны доходом соответствующих физических лиц, подлежащим включению в базу по НДФЛ.

Расходы на ГСМ

Согласно авансовым отчетам организация компенсировала сотрудникам расходы на приобретение бензина марок АИ-92 и АИ-95. В обоснование учета расходов в целях исчисления налога на прибыль и принятия НДС к вычету общество представило чеки АЗС.

Проверяющие доначислили оба налога в связи с тем, что в проверяемом периоде налогоплательщик не являлся собственником транспортных средств, которые используют бензин (на балансе числились только автомобили, работающие на дизтопливе).

Кроме того, в ходе проверки было установлено, что весь приобретенный бензин списывался в затраты единовременно, без учета норм списания и без составления соответствующих документов (путевых листов, актов учета расхода ГСМ и др.).

Организация утверждала: бензин использовался двумя единицами личного транспорта работников, который эксплуатировался в производственных целях. В подтверждение своей позиции общество непосредственно в суд представило договоры безвозмездного пользования двумя автомобилями (Газель и Шевроле Нива), заключенные со своими сотрудниками.

Арбитры обратили внимание: эти договоры не были представлены инспекторам во время проверки. Кроме того, у налогоплательщика отсутствуют путевые листы, то есть не доказано, что транспортные средства использовались только при осуществлении предпринимательской деятельности общества.

Судьи указали: путевой лист является одним из документов, подтверждающих обоснованность расходов на приобретение ГСМ. Он в совокупности с учетными документами, такими как акты (ведомости) на выдачу и на списание ГСМ, сводные ведомости расхода горючего, является основанием для оценки возможности отнесения стоимости ГСМ в состав затрат, связанных с осуществлением производственной деятельности. При отсутствии вышеперечисленных документов не представляется возможным установить связь заявленных налогоплательщиком расходов на приобретение бензина с предпринимательской деятельностью, подлежащей обложению налогом на прибыль и НДС.

Израсходованные подотчетные деньги не связаны с деятельностью организации

Проверяющие исключили из состава расходов почти 3 млн руб., которые были выданы под отчет работникам. Причин несколько.

Адрес доставки – квартира

Согласно авансовым отчетам строительные материалы закупались в гипермаркете Леруа Мерлен. В квитанциях о доставке указаны адреса: город, улица, дом, квартира. Собственником квартир, куда производилась доставка строительно-отделочных материалов, являлись генеральный директор и главный инженер организации.

Вывод: расходы на приобретение материалов не связаны с производственной деятельностью налогоплательщика, направлены на удовлетворение личных потребностей работников предприятия.

Компенсация стоимости проезда? Важна цель поездки!

На основании авансовых отчетов генеральному директору и главному инженеру компенсировалась стоимость проезда в города (и обратно), в которых нет контрагентов, но расположены квартиры, принадлежащие названным лицам.

Вывод тот же.

Запчасти приобретены, но куда установлены?

Авансовые отчеты свидетельствуют о компенсации сотрудникам затрат на покупку автозапчастей. В качестве подтверждающих документов приложены товарные чеки, чеки ККТ. При этом у налогоплательщика нет актов на списание запчастей, дефектных ведомостей, иных документов, позволяющих:

Выводы сделаны такие. Налогоплательщик не подтвердил:

Обязательные условия

…признания расходов

Известно, что арбитры должны не только принять решение по рассматриваемому делу, но и обосновать свою позицию. В данном случае в судебных актах в отношении доначисления налога на прибыль и отказа в вычете сумм «входного» НДС представлена следующая мотивировка.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) затраты, оценка которых выражена в денежной форме, и при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. В силу п. 49 ст. 270 НК РФ расходы, не соответствующие данным критериям, при определении налоговой базы не учитываются. Таким образом, в целях налогообложения прибыли признаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы, непосредственно связанные с извлечением доходов.

Расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, носят заявительный характер, в связи с чем именно на налогоплательщика возложена обязанность доказать правомерность и обоснованность уменьшения налоговой базы. Поэтому разумный и добросовестный налогоплательщик должен принять все возможные меры для того, чтобы подтвердить надлежащими (оформленными в соответствии с действующим законодательством, полными и непротиворечивыми) документами правомерность учета расходов, уменьшающих налоговую базу, либо (при отсутствии таких доказательств) вообще не должен признавать данные расходы. Это позволит избежать ответственности в виде начисленных финансовых санкций (штрафов и пеней).

…принятия НДС к вычету

Согласно п. 2 ст. 171 НК РФ одним из обязательных условий принятия НДС к вычету является приобретение товаров, работ и услуг для осуществления операций, признаваемых объектами обложения данным налогом. В связи с этим налогоплательщик должен доказать, что покупки используются при осуществлении им своей деятельности. При отсутствии таких доказательств право на вычет не возникает.

Миллионы рублей перечислены на личные счета работников и выданы под отчет без подтверждающих документов

В проверяемом периоде организация (помимо выплаты заработной платы) перечисляла денежные средства с расчетного счета на личные счета работников. Кроме того, значительные суммы систематически выдавались из кассы под отчет. По этим суммам сотрудники предприятия не отчитались (отсутствуют оправдательные документы, свидетельствующие о приобретении товарно-материальных ценностей на спорные суммы) и не вернули их в кассу либо на расчетный счет организации.

Контролеры признали указанные денежные средства доходом сотрудников и начислили НДФЛ.

Организация возражала:

Судьи решили:

В принятых по делу судебных актах указано следующее.

Согласно позиции Президиума ВАС (Постановление от 03.02.2009 № 11714/08) не являются объектом обложения НДФЛ денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей, при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы, а имущество принято организацией на учет. Работник организации, получивший денежные средства под отчет, после приобретения товарно-материальных ценностей, необходимых для нужд организации, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы. На оборотной стороне формы авансового отчета подотчетное лицо отражает перечень документов (в частности, чеки ККТ, товарные чеки и др.), а также указывает суммы затрат по ним.

Обратите внимание: в случае если оправдательные документы на приобретение товара или за оказанную работу (услугу) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, подлежат включению в базу по НДФЛ.

В силу того, что в материалах дела отсутствуют доказательства, подтверждающие расходование подотчетных денежных средств, а также оприходование обществом товарно-материальных ценностей в установленном порядке, спорные указанные денежные средства являются доходом подотчетного лица и облагаются НДФЛ.

Данный вывод согласуется с позицией Президиума ВАС, изложенной в Постановлении от 05.03.2013 № 14376/12.

Согласно имеющимся у общества приказам (о возврате и отчетности по полученным под отчет денежным средствам) работники, получившие денежные средства под отчет, обязаны представить авансовую отчетность в срок до 31 декабря года, в котором получены денежные средства. Таким образом, общество по состоянию на конец каждого проверяемого года должно было располагать всеми авансовыми отчетами с приложенными к ним первичными документами или документами, свидетельствующими о возврате неиспользованных денежных средств в кассу (поступлении на расчетный счет). Довод о том, что выданные под отчет и не возвращенные работниками денежные средства являются задолженностью этих лиц, не может быть принят, поскольку со стороны организации отсутствовали какие-либо попытки взыскания подотчетных сумм.

Некоторые выводы

Пренебрежение правилами оформления документов, отражения операций на счетах бухгалтерского учета, внутреннего контроля и попытки уйти от обязанности исчисления и уплаты налогов неминуемо обернутся финансовыми потерями. Проверяющие умеют выявлять факты получения необоснованной налоговой выгоды и доказывать недобросовестность налогоплательщиков даже в более сложных случаях. А уж если признаки нарушений лежат на поверхности, налоговикам вообще не нужно напрягаться. Так и в рассмотренном деле: