Электронный документооборот в «1С:БГУ» ПРОФ и «1С:БГУ» КОРП

Автор: Евгения Яровая, бухгалтер-консультант Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», ноябрь 2022

Одним из ключевых трендов в сфере бюджетного учета является внедрение внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в учреждениях госсектора. Применение электронных документов для отражения операций в бухгалтерском учете теперь является приоритетным по сравнению с бумажными носителями. С учетом разработанной за последние годы нормативной базы для внешнего и внутреннего электронного документооборота, перспективным направлением является постепенный отказ от бумаги и полный переход к использованию электронных документов. В этой статье расскажем, что уже реализовано для этого в программе «1C:БГУ», ред. 2.0 версий ПРОФ и КОРП.

Нормативное регулирование

В соответствии с приказами Минфина РФ от 15.06.2020 №103н и 15.04.2021 №61н, для отражения фактов хозяйственной жизни государственным учреждениям необходимо применять формы электронных первичных документов и регистров учета. Согласно положениям данных приказов унифицированные формы электронных первичных документов и регистров учета, а также иных документов бухгалтерского учета класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД должны формироваться и применяться по единым правилам.

Формы электронных документов могут быть подписаны усиленной квалифицированной или простой электронной подписью в случаях, предусмотренных Методическими указаниями по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (Приложение №5 к приказу Минфина РФ от 15.04.2021 №61н). Помимо этого, Методические указания включают в себя ключевые критерии, согласно которым должны оформляться электронные документы: кто может участвовать в составлении и подписании документа, зоны ответственности подписантов, виды электронных подписей.

Новые формы электронных документов в «1С:БГУ», ред. 2.0: что добавилось в 2022 г.

В декабре 2021 г. вступил в силу приказ Минфина РФ от 30.09.2021 №142н, внесший изменения в приказ Минфина РФ №61н. Согласно данному приказу с 1 января 2022 г. для учета операций в учреждениях госсектора введены новые формы электронных документов, новый регистр учета, а также произведено уточнение уже действующих документов:

Указанные документы и регистр уже реализованы в программе «1С:БГУ», ред. 2.0.

Новые формы электронных документов в «1С:БГУ», ред. 2.0: что нас ждет в 2023 и 2024 гг.

В 2022 г. приказ Минфина РФ №61н тоже поменялся: изменения внесены приказом Минфина РФ от 28.06.2022 №100н, в соответствии с которым с 1 января 2023 г. вводится ряд новых электронных документов и регистров учета для оформления тех операций, для которых еще не было унифицированных форм. Также пересмотрены и обновлены некоторые действующие документы.

Необходимо обратить внимание, что приказ Минфина №100н применяется:

• С 1 января 2023 г. – при ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных полномочий;

• С 1 января 2024 г. – при ведении бюджетного, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета.

Рассмотрим, какие новые формы электронных документов и регистров смогут использовать учреждения госсектора с 2023 г.:

Помимо этого, на Круглом столе Минфина РФ «Новации методологии ведения бухгалтерского учета и отчетности государственных финансов, внутреннего государственного финансового контроля», который проходил 26-28 сентября 2022 г., представлена новая группа электронных документов в рамках проекта очередных изменений в приказ Минфина РФ №61н. В данном проекте представлены ожидаемые изменения форм электронных документов по учету нефинансовых активов, а также материальных запасов.

Внутренний ЭДО в программе «1С:БГУ», ред. 1.0

В связи с тем, что первая редакция программы («1С:БГУ», ред. 1.0) не предназначена для ведения учета в центрах обработки данных и будет снята с поддержки с 1 апреля 2023 г., в ней не будет реализована возможность ведения внутреннего электронного документооборота. Соответственно, в нее не будут добавляться новые формы электронных документов.

Для ведения внутреннего ЭДО адаптирована программа «1С:БГУ», ред. 2.0, в которую постепенно, по мере изменения законодательства, включаются комплекты новых электронных документов. При этом, в зависимости от характера и масштабов деятельности, учреждения госсектора могут выбрать одну из версий программ «1С:БГУ», ред. 2.0: версию ПРОФ или КОРП.

«1С:БГУ» КОРП представляет собой усовершенствованную и расширенную версию выпущенной ранее версии «1С:БГУ» ПРОФ, которая сейчас широко используется государственными учреждениями.

Система ЭДО в программах имеет функциональные отличия, которые следует учесть при выборе версии программы. При этом независимо от версии используемой программы учреждению необходимо произвести большую организационную работу перед внедрением внутреннего ЭДО, а именно:

1. Определить ответственных лиц за оформление, согласование и подписание по каждому первичному электронному документу;

2. Определить последовательность действий каждого из участников процесса;

3. Получить усиленные квалифицированные подписи ответственных лиц;

4. Настроить бизнес-процессы в «1С:БГУ», ред. 2.0.

ЭДО в «1С:БГУ» ПРОФ

Так как расширенную версию программы могут рассматривать для себя далеко не все субъекты госсектора, можно остановиться на версии ПРОФ, в которой внутренний ЭДО реализован, начиная с версии 2.0.87. При этом, если ранее в версии ПРОФ подписывать документы можно было только одним видом подписи – или простой, или квалифицированной, то теперь документы можно подписывать сразу несколькими подписями разных видов.

Формирование электронных документов в «1С:БГУ» ПРОФ предполагает:

• Сохранение электронного документа в файл;

• Обеспечение подписания разными видами электронных подписей с отображением соответствующих штампов;

• Возможность подписания документа несколькими ответственными лицами согласно маршруту подписания;

• Возможность использования специальной обработки «Внутренние документы пользователя» для контроля подписываемых документов;

• Возможность отклонить или аннулировать электронный документ.

Основные настройки внутреннего ЭДО в «1С:БГУ» ПРОФ производятся в разделе «Администрирование» – «Настройка параметров учета». В блоке настроек «Документы и отчеты» проставляется галка «Использовать внутренние электронные документы». Далее настраиваются маршруты подписания каждого и добавляются квалифицированные подписи. После этого в карточке организации на вкладке «Настройки внутреннего ЭДО (БГУ)» каждому документу присваивается свой маршрут подписания и печатная форма.

Документы, подлежащие подписанию, можно увидеть с главной страницы или в разделе «Органайзер» по ссылке «Внутренние документы пользователя». В этом же разделе по ссылке «Архив внутренних документов» хранятся уже подписанные документы.

ЭДО в «1С:БГУ» КОРП

Ключевым отличием функционала двух программ в разрезе применения внутреннего ЭДО является реализованная в версии КОРП библиотека «Процессы и обработки документов», входящая в конфигурацию как подсистема. Основные возможности данной обработки заключаются в следующем:

• Обработка документа несколькими ответственными лицами происходит поэтапно;

• Ответственность исполнителей можно распределить в разрезе реквизитов и разделов документа;

• Подписание документа или его разделов при помощи простой и (или) усиленной квалифицированной электронной подписи с дальнейшим хранением этих данных;

• Подписанные документы гарантированно защищены от несогласованных исправлений;

• Можно задать собственные шаблоны процессов обработки документов.