Как облегчить переход на ЭДО в государственных учреждениях разберем вместе со специалистом Линии консультации ГЭНДАЛЬФ Натальей Гольевой.

В апреле 2022 года Министерство финансов Российской Федерации утвердило приказ № 61 «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению». В соответствии с п.6 – все государственные и муниципальные учреждения с 1 января 2023 года обязаны перейти на внутренний электронный документооборот. Процесс затронет работу с первичной документацией, а также регистры бухгалтерского учета.

Этапы внедрения ЭДО

Чтобы облегчить процесс перехода на внутренний электронный документооборот, необходимо разделить его на три условных этапа:

  • подготовка;

  • технические мероприятия;

  • отражение в бухгалтерской программе. Рассмотрим на примере «1С:Бухгалтерии государственного учреждения».

Подготовка, в свою очередь, подразумевает определение лиц, ответственных за работу с электронными документами (формирование, подписание простой и электронной подписью и так далее). На первом этапе необходимо определить сроки формирования и работы с учетными электронными документами, их передачи и отражения. Ответственные специалисты фиксируют нововведения в технологии работы с учетной информацией в организации, вносят дополнения в график документооборота и изменения в учетную политику.

Отдельное внимание при подготовке важно уделить регламенту выдачи и хранения паролей доступа и квалифицированных электронных подписей, а также правилам хранения электронных документов в архиве. Также подготовка включает инструктаж для сотрудников.

На этапе технических мероприятий требуется:

  • обеспечить электронной подписью сотрудников, ответственных за оформление электронных документов;

  • обеспечить рабочие места с доступом к информационной системе для работы с ЭДО;

  • дополнить ролевое расписание обновленными позициями;

  • подготовить оборудование к внедрению программных продуктов ЭДО. При необходимости обновить технические параметры рабочих мест.

Завершающим этапом перехода на новые стандарты работы является отражение процессов в программе учета, в нашем случае - «Бухгалтерия (определение, формула, пример)" style="text-decoration: none;">1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

В «1С:БГУ» уже предусмотрен переход на ЭДО с 2023 года. Программа позволяет прописать роли для пользователей, заполнить и оформить электронные документы. Однако у тех, кто еще не работал с данным программным продуктом, могут возникнуть определенные сложности.

«Реализация внутреннего ЭДО в «1С:БГУ» версии КОРП и ПРОФ отличается и это важно учитывать. Правильные действия помогут учреждению верно определить - какой программный продукт «1C» использовать, в зависимости от масштаба организации и территориальной распределенности его подразделений», - Гольева Наталья, эксперт Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ.

Не все государственные учреждения могут легко перейти на ЭДО в соответствии с законодательством. Основными сложностями являются отсутствие необходимых знаний у сотрудников и отсутствие бюджетирования. Недостаточные компетенции напрямую влияют на качество работы с электронными документами и увеличивают вероятность ошибок, а нехватка денежных средств делает невозможным обновление программного обеспечения и технического оборудования.

Обратите внимание: законодательство делает исключение для тех учреждений, которые не имеют организационно-технической возможности для работы с ЭДО. Они могут формировать учетные документы на бумажном носителе, дополнительно предоставляя бухгалтеру скан-копии.

Для того чтобы свести риски к минимуму, рекомендуем:

  • своевременно официально уведомить руководство необходимости перехода на ЭДО;

  • провести заблаговременную оценку перехода на новый формат работы, подключив к задаче IT-специалистов;

  • при необходимости - сформировать заключение, подтверждающее отсутствие технической возможности перехода на ЭДО в срок.

Что будет, если не выполнить требование по переходу?

«Официально ответственность еще не предусмотрена. Могут грозить предписания от проверяющих органов за неисполнение действующего Приказа», - Гольева Наталья, эксперт Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ.

Переход на внутренний электронный документооборот потребует от государственных учреждений определенных усилий. Не стоит пренебрегать помощью со стороны квалицированных специалистов в сфере бухгалтерского учета.