Автор: Мухин С., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Служебные командировки по распоряжению работодателя могут быть и однодневными, и многодневными. Однако независимо от их срока учреждению при направлении работника в командировки необходимо придерживаться порядка, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (см. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, далее – Положение № 749). В случае несоблюдения установленных норм контрольный орган может квалифицировать расходные операции как нецелевое использование бюджетных средств.

Различаем понятия: командировка и разъездной характер работы

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

  • расходы на проезд;

  • расходы на наем жилого помещения;

  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в ст. 168.1 ТК РФ, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения данных расходов могут также утверждаться трудовым договором.

По мнению Минтруда, под определение «разъездной характер работы» подпадает трудовая функция работника, при которой он постоянно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации. При этом работник может ежедневно после работы возвращаться домой. Служебные поездки таких работников не считаются командировкой, а являются условиями, в которых выполняется трудовая функция.

Если поездки работников не имеют постоянного характера и в каждом случае совершаются по отдельному распоряжению работодателя, то их следует рассматривать как служебные командировки (см. Письмо Минтруда России от 02.09.2020 № 14-2/ООГ-14185).

Время в командировке всегда оплачивается из расчета среднего заработка

В силу ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Как уже было отмечено выше, служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются (ст. 167 ТК РФ):

  • сохранение места работы (должности) и среднего заработка;

  • возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В соответствии с п. 9 Положения № 749 средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Порядок расчета среднего заработка, сохраняемого за работником во время нахождения в служебной командировке, установлен ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Обратите внимание: вне зависимости от срока командировки учреждение обязано начислить за период нахождения в ней работника именно средний заработок, а не заработную плату. Это касается и однодневных командировок.

Постановлением АС СЗО от 21.01.2022 № Ф08-14301/2021 по делу № А32-17227/2021 учреждение было привлечено к ответственности за нецелевое использование бюджетных средств, поскольку проигнорировало норму, содержащуюся в п. 9 Положения № 749, и выплатило работникам заработную плату за однодневные командировки. Переплаты сотрудникам составили 1 787,12 руб., а именно:

  • Чиркову Ф. В. выплачено 3 521,94 руб. вместо 3 304,30 руб.;

  • Каменеву Э. С. выплачено 6 015,87 руб. вместо 4 446,39 руб.

Административным органом представлены доказательства в подтверждение объективной стороны допущенного нарушения, вина учреждения в совершенном правонарушении доказана.

Командировочные расходы у учреждений госсектора нормированы

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;

  • расходы на наем жилого помещения;

  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения работникам, заключившим трудовой договор, расходов, связанных со служебными командировками, в федеральных государственных учреждениях определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ, в государственных учреждениях субъектов РФ, муниципальных учреждениях – нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления соответственно (ст. 168 ТК РФ).

К сведению: федеральные учреждения руководствуются постановлениями Правительства РФ от 02.10.2002 № 729, от 26.12.2005 № 812, от 22.08.2020 № 1267.

Так, согласно Постановлению Правительства РФ № 729 размер суточных, выплачиваемых командированным работникам федеральных учреждений, составляет 100 руб. за каждый день нахождения в командировке. Выплатить суточные сверх норм, установленных законодательством, можно либо за счет экономии средств субсидии (для федеральных учреждений такая возможность предусмотрена п. 3 данного постановления), либо за счет средств от приносящей доход деятельности (возможность осуществления таких выплат и их размер должны быть определены локальным актом учреждения).

Что касается учреждений субъектов РФ, в каждом регионе действует свой нормативный акт. Как правило, требования данных документов аналогичны федеральному законодательству. Повышенные размеры суточных разрешены за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

В Постановлении АС ВВО от 09.03.2021 № Ф01-446/2021 по делу № А29-411/2020 отмечено, что выплачивать суточные в большем размере, чем это предусмотрено нормативным актом субъекта РФ, за счет средств ОМС неправомерно.

В соответствии с п. 11 Положения № 749 суточные за однодневные командировки по России не выплачиваются. Суточные при однодневных командировках за пределы РФ выплачиваются в размере 50 % от суммы суточных для загранкомандировок, установленных нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ст. 168 ТК РФ, п. 20 Положения № 749).

Командировочные расходы должны быть документально подтверждены

Командировочные расходы подтверждаются:

  • приказом о направлении сотрудника в командировку на определенный срок;

  • авансовым отчетом работника об израсходованных в командировке суммах.

При этом авансовый отчет – это документ, которым работник подтверждает не только произведенные им расходы, но и время нахождения его в командировке (с учетом времени проезда до пункта назначения), необходимое для обоснованного исчисления подлежащих оплате суточных расходов (Письмо Минфина России от 20.08.2020 № 02-06-10/73254).

Дополнительно к вышесказанному приведем разъяснения отдельных ведомств, касающиеся командировочных расходов.

Как разъясняется в Письме Минтруда России от 28.09.2020 № 14-2/ООГ-15415, в силу п. 12 Положения № 749 расходы по проезду командированного лица включают:

  • затраты на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии подтверждающих документов (билетов);

  • страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. Возмещение иных транспортных расходов Положением № 749 не предусмотрено.

Таким образом, работодатель – федеральное государственное учреждение возмещает работнику командировочные расходы на проезд в транспорте общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. По мнению чиновников ведомства, расходы командированного лица на проезд в метро не подлежат возмещению.

При этом необходимо учесть, что:

1) первичным учетным документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни (подтверждение расходов работника на проезд, связанный со служебной командировкой, в городском и пригородном транспорте), является кассовый чек или бланк строгой отчетности (см. Письмо Минфина России от 10.08.2020 № 02-06-10/73528). Акт об оказании услуг (агентских услуг) по приобретению, оформлению и выдаче электронных билетов не признается документом, подтверждающим получение услуги перевозчика (расходы на перевозку подотчетного лица) (см. Письмо Минфина России от 20.08.2020 № 02-06-10/73254);

2) приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы, оформленные с нарушениями законодательства РФ, к учету не принимаются (Письмо Минфина России от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).

Отметим, что при отсутствии проездных документов, документов, подтверждающих наем жилого помещения либо заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник должен представить служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания его в командировке, содержащие подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) срок прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки) (п. 7 Положения № 749).

Таким образом, если у работника нет документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание, то он представляет служебную записку и (или) иной документ (см. Письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1).

Как отмечено в Определении Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 20.07.2021 № 2-4639/2020, отсутствие документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ, подтверждающих фактические расходы работника по найму жилого помещения за период его служебной командировки, является основанием для возмещения ему расходов в размере 12 руб. в сутки (см. пп. «а» п. 1 Постановления № 729).

В случае отсутствия у командированного работника проездных документов расходы можно подтвердить справкой транспортной компании (дубликатом, копией билета), содержащей информацию, позволяющую идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (Письмо Минфина России от 24.09.2019 № 03-03-07/73284), либо возместить расходы исходя из минимальной стоимости проезда (см. п. 1 Постановления № 729).

* * *

Кратко сформулируем основные выводы.

1. При направлении работника в служебные командировки учреждение должно руководствоваться Положением № 749 и ведомственными нормативными актами, которые регулируют данные вопросы.

2. Период нахождения работника в командировке оплачивается из расчета среднего заработка.

3. Расходы по выплате суточных, проезду и проживанию, осуществляемые за счет средств бюджетов и ОМС, нормированы (руководствуемся соответствующим нормативным актом в зависимости от уровня бюджета).

4. Затраты сверх норматива можно отнести к иным расходам, которые командированный работник оплачивает только с разрешения или ведома работодателя.

5. Все расходы должны быть документально подтверждены. Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы, оформленные с нарушениями законодательства РФ, к учету не принимаются.