ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

При отражении представительских расходов в бухгалтерском учете необходимо руководствоваться нормами бухгалтерского законодательства. В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденным Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 года №33н, представительские расходы включаются в состав расходов организации по обычным видам деятельности в сумме фактических затрат. Принимая к учету данные расходы, бухгалтер организации отражает их по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» с последующим списанием их на счет 20 «Основное производство» или отнесением сразу на счет 90 «Продажи» (в зависимости от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике организации). Если организация занимается торговой деятельностью, то данные затраты собираются на счете 44 «Расходы на продажу».

В соответствии с пунктом 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации» расходы признаются в бухгалтерском учете при выполнении следующих условий:

- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

- сумма расхода может быть определена;

- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.

Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность.

Так как представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности, то в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 они признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) при выполнении вышеперечисленных условий.

Рассмотрим на конкретном примере, каким образом в бухгалтерском учете отражаются представительские расходы.

Пример.

Предположим, что ООО «Мелена» провело в феврале деловые переговоры с представителями ООО «Радуга», в результате которых было достигнуто соглашение об организации совместного производства мебели. ООО «Мелена» организовало официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 11 800 рублей с учетом НДС. Счет в ресторане был оплачен подотчетным лицом, ответственным за проведение официальной встречи. При обслуживании участников встречи был оплачен счет транспортной организации за предоставленные услуги. Сумма, выставленного счета по транспортным услугам составила 1180 рублей, в том числе НДС. Услуги транспортной организации были оплачены с расчетного счета.

Допустим, что других расходов при проведении переговоров не было. Таким образом, сумма представительских расходов в данной ситуации у ООО «Мелена» составила 12 980 рублей, в том числе НДС.

При утверждении авансового отчета бухгалтер организации отразит в бухгалтерском учете следующее:

Корреспонденция счетов
Сумма, рублей
Содержание операции
Дебет
Кредит
26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы»
10 000
Принят авансовый отчет по представительским расходам
19 «Налог на добавленную стоимость»
1 800
Учтен НДС по представительским расходам
Оплата с расчетного счета отразится проводкой:
76 «Расчеты с транспортной организацией»
51 «Расчетный счет»
1180
Оплачен счет за транспортное обслуживание
26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы»
76 «Расчеты с транспортной организацией»
1000
Транспортные услуги по доставке участников к месту встречи учтены в качестве представительских расходов
19 «Налог на добавленную стоимость»
76 «Расчеты с транспортной организацией»
180
Учтен НДС по транспортным расходам
68 «Расчеты с бюджетом по НДС»
19 «Налог на добавленную стоимость»
1980
Учтен НДС по транспортным расходам

Окончание примера.

Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Подотчетные средства с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».