ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Оплата представительских расходов, как правило, осуществляется с помощью подотчетных средств, выданных ответственному лицу.

Однако в последнее время все более широкое применение в сфере предпринимательской деятельности приобретают расчеты между контрагентами с помощью, банковских карт. Это действительно удобно, так как осуществление расчетов между партнерами с использованием таких карт, помогает хозяйствующим субъектам экономить время, способствуя более мобильному осуществлению предпринимательской деятельности. Покажем на конкретном примере, каким образом отражаются в учете операции по списанию представительских расходов, оплаченных посредством банковской карты.

Пример 1.

Торговая организация в июне организовала переговоры с партнерами с целью дальнейшего сотрудничества. В связи с этим был организован официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 11 800 рублей, в том числе НДС – 1 800 рублей.

Работнику организации, принимавшему участие в переговорах, была выдана расчетная банковская карта для получения наличных денежных средств и оплаты стоимости официального обеда. Учетная стоимость карты - 150 рублей. Расходы на оплату труда, учтенные в составе расходов в целях налогообложения прибыли за 6 месяцев 2005 года, - 800 000 рублей. Других представительских расходов в отчетном периоде у организации не было.

Покажем, как в бухгалтерском учете организации должны быть отражены данные хозяйственные операции.

В данном примере расходы на проведение официального обеда в ресторане представляют собой представительские расходы организации, которые в соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 являются расходами по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете торговых организаций представительские расходы учитываются в составе издержек обращения с отражением их по счету 44 «Расходы на продажу».

Основанием для признания представительских расходов в данном примере являются расчетные документы, выданные рестораном.

Для исчисления налога на прибыль представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления сотрудничества, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ)). Напомним, что в целях налогового учета представительские расходы подлежат нормированию. Согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. В рассматриваемом примере за отчетный период (6 месяцев) организация может учесть в составе прочих расходов представительские расходы в сумме 32 000 рублей (800 000 х 4%). Следовательно, если у организации не было других представительских расходов, то оплата официального обеда в ресторане может быть учтена для целей налогообложения прибыли в данном отчетном периоде в полной сумме.

Сумма НДС, отраженная в счет - фактуре ресторана, может быть принята к вычету в полном объеме после списания денежных средств с расчетного счета организации (пункт 1 статьи 172 НК РФ).

В том случае, если величина представительских расходов превышает норматив, установленный налоговым законодательством, то в целях налогообложения организация в качестве расходов может принять только нормируемую величину представительских расходов.

Суммы «входного» налога на добавленную стоимость по нормируемым расходам принимаются к вычету в размере, соответствующему указанным нормам. Такое положение установлено пунктом 7 статьи 171 НК РФ.

Использование полученных денежных средств отражается в общем порядке на основании первичных документов, приложенных к утвержденному авансовому отчету.

При получении выписки из банка в бухгалтерском учете отразится следующая запись:

Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 55 «Специальные счета в банках» субсчет 55.4 «Специальный карточный счет»

В бухгалтерском учете организация отразит операции следующими бухгалтерскими проводками:

Корреспонденция счетов
Сумма, рублей
Содержание операции
Дебет
Кредит
71
50.3
150
Выдана под отчет работнику организации расчетная банковская карта для оплаты представительских расходов.
50.3
71
150
Расчетная банковская карта возвращена подотчетным лицом
71
57
11 800
Отражено получение наличных денежных средств
44
71
10 000
Отражены расходы на проведение официального обеда в ресторане
19
71
1 800
Отражена сумма НДС со стоимости официального обеда
57
55.4
11 800
Списаны денежные средства со специального карточного счета на основании выписки банка
68
19
1 800
Принят к вычету НДС со стоимости официального обеда.

Окончание примера.

В вышеприведенном примере, мы рассмотрели вариант, когда держатель карты рассчитывается наличными деньгами, полученными по банковской карте, за оказанные услуги. Однако держатель карты может осуществлять и безналичные расчеты с применением банковской расчетной карты. В этом случае порядок отражения операций в бухгалтерском учете организации будет несколько иным.

Пример 2.

Торговая организация открыла в банке специальный карточный счет и получила расчетную банковскую карту. Номинальная стоимость карты 100 рублей.

Для приобретения партии товаров общей стоимостью 23 600 рублей (в том числе НДС –3 600 рублей) расчетная карта выдана работнику, который рассчитался с ее помощью с поставщиком.

За обслуживание карточного счета банк удержал со специального карточного счета вознаграждение по тарифу за обслуживание банковской карты в размере 200 рублей.

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции отражены следующим образом:

Сумма, рублей
Содержание операции
Дебет
Кредит
71
50.3
100
Расчетная карта выдана на руки работнику для осуществления расчетов
50.3
71
100
Карта возвращена в организацию
41
60
20 000
Приняты к учету товары
19
60
3 600
НДС по принятым к учету товарам
60
55.4
23 600
Списаны с карточного счета организации денежные средства на основании выписки из банка
91.2
55.4
200
Отражена сумма вознаграждения банка в составе операционных расходов
68
19
3 600
Принят к вычету НДС

Окончание примера.

Гражданское законодательство допускает ситуацию, когда в соответствии с договором банковского счета банк осуществляет платежи клиента, несмотря на отсутствие денежных средств на расчетном счете, то есть производится краткосрочное кредитование счета (статья 850 Гражданского кодекса Российской Федерации). Такой вид кредита называется овердрафтом. Овердрафт может возникнуть, если банк финансирует расчеты с использованием расчетной карты, проводя операции, в случае отсутствия или недостаточности денежных средств на банковском счете.

Условие предоставления овердрафта должно быть предусмотрено в договоре банковского счета.

Выявляется овердрафт, как правило, при получении выписки из банка. Так как овердрафт - вид краткосрочного кредита, то отражение его в учете производится с помощью счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам». Получив выписку из банка, и выявив овердрафт, бухгалтер должен его отразить в учете. Датой возникновения овердрафта считается дата, когда банк осуществил оплату за счет своих собственных средств. При этом в бухгалтерском учете производится запись:

Дебет 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Специальный карточный счет»

Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

Проценты, начисляемые по предусмотренному овердрафту, являются процентами за пользование заемными средствами и учитываются в обычном порядке.

Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Подотчетные средства с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».