Зуйкова Л. П., финансовый директор, к.э.н.,
ГК "ICJ Consult"
Журнал «Учет в аптеках» № 7, июль 2009 г.
Обнаружив при проверке нарушения кассовой дисциплины, банк передаст сведения в налоговую инспекцию. Та в свою очередь может оштрафовать аптеку. Поэтому бухгалтеру следует знать о порядке проверки, которую проводит кредитная организация.
Периодичность, срок и порядок проверки
По общему правилу банковские проверки проводятся не реже одного раза в два года (п. 2.14 Положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П, далее – Положение № 14-П).
Как правило, внеплановая проверка происходит при выявлении нарушений или подозрительных фактов. Срок проверки в большинстве случаев составляет один-два дня.
По правилам, установленным ЦБ РФ, представители обслуживающего банка должны сами прийти с проверкой в аптеку. Но на практике они чаще просят клиента привезти документы. Правда, ответственность за непредставление документов кредитной организации законодательством не установлена. Поэтому стиль проверки чаще всего определяется по договоренности клиента и банка.
По окончании ревизии составляется справка о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью по форме № 0408026 (приложение 8 к Положению № 14-П), которую подписывают руководитель и главный бухгалтер аптеки, а также представитель банка.
Если в ходе проверки аптеки нарушений не выявлено, справка обычно оформляется в двух экземплярах: для банка и для клиента. Если обнаружены нарушения кассовой дисциплины, то документ составляется в трех экземплярах – один из них предназначен для налоговой инспекции по месту учета аптеки (см. приложение 7 к Положению № 14-П). Если у клиента возражений нет, он подписывает все экземпляры справки.
Банк в течение трех дней рассматривает результаты ревизии, отраженные в этом документе. Далее они утверждаются председателем правления банка. Только затем аптека получает третий экземпляр справки, второй – остается в банке, а первый направляется налоговикам.
Что проверяет банк
Рассмотрим, какие аспекты работы с наличными деньгами становятся объектами внимания кредитных специалистов.
СОБЛЮДЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ НАЛИЧНОСТИ
Пункт 29 Порядка ведения кассовых операций (утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40) обязывает руководителей оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. Поэтому банк может проверить, правильно ли оборудована касса (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег), созданы ли необходимые условия, обеспечивающие сохранность денег.
ВЕДЕНИЕ КАССОВОЙ КНИГИ И ДРУГИХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Как правило, перед началом проверки банк запрашивает кассовую книгу, отчеты кассира, авансовые отчеты, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежные ведомости по зарплате, приказ о назначении кассира и договор о материальной ответственности с ним, приказы на подотчетных лиц. Также могут запросить чековую книжку и расчет лимита кассы.
То есть контролеры устанавливают факт наличия этих документов в организации и далее проверяют правильность внесенных в них данных. Например, они определяют соответствие записей в кассовой книге аптеки об оприходовании денег, полученных в банке, данным кредитной организации (по суммам и срокам). При наличии расхождений выясняют их причины.
Кроме того, по этим документам проверяется соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи денежной выручки в банк. Уточняется сумма наличных, поступивших в кассу за проверяемый период, и сопоставляется с суммой денег, сданных в банк. Также проверяется своевременность возврата в банк не выплаченных в срок средств на зарплату и т. п.
Отметим, что при проведении проверок контролеры нередко делают замечание о небрежном оформлении документов. Часто бухгалтеры и кассиры забывают ставить на документах свою подпись. Как правило, такую ошибку контролеры дают исправить.
СОБЛЮДЕНИЕ ЛИМИТА ОСТАТКА КАССЫ
Не реже чем раз в год аптека должна обратиться в банк для утверждения лимита остатка наличных денег в кассе. Наличность, которая превышает этот размер, сдается в банк. Напомним, что в начале года аптека самостоятельно рассчитывает сумму лимита и представляет в банк два экземпляра расчета по форме № 0408020 (приложение 1 к Положению № 14-П).
Сверх лимита хранятся лишь средства, предназначенные для выдачи зарплаты, выплат социального характера (стипендии), – не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.
Заметьте: если лимит не утвержден, вся выручка считается сверхлимитной и ее нужно сдавать в банк ежедневно.
Обратим внимание и на такой момент. Весьма распространенным нарушением является хранение в кассе организации личных денег работника. В принципе, гражданское законодательство этого не запрещает. Работодателю достаточно заключить с работником договор хранения, в котором указаны передаваемая сумма и срок. Кроме того, такая услуга должна быть оплачена, поскольку данный договор возмездный (ст. 896 Гражданского кодекса РФ).
Однако следует помнить, что пункт 30 Порядка ведения кассовых операций (утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40) содержит прямой запрет на хранение в кассе денег, не принадлежащих организации. Поэтому если при проверке выяснится, что кассир хранил в кассе личные деньги, их могут изъять. Эти средства будут считаться «неоприходованной наличностью». В этом случае доказывать, что деньги личные, а не принадлежат аптеке, придется в суде.
СОБЛЮДЕНИЕ ЛИМИТА РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ
Проверяя соблюдение лимита расчетов наличными, банки изучают первичные документы аптеки (товарные чеки, счета, авансовые отчеты и т. п.).
По правилам, сумма расчетов наличными по одной сделке не может превышать 100 000 руб. (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Это ограничение распространяется на наличные расчеты между:
– организациями;
– организацией и индивидуальным предпринимателем;
– индивидуальными предпринимателями.
Обратите внимание: лимит наличных расчетов действует в отношении платежей по одному договору. При этом временные ограничения не установлены. Из этого следует, что аптека:
– не может оплатить наличными весь договор, если цена, указанная в нем, превышает 100 000 руб. Периодичность платежей и количество платежных документов значения не имеют. Например, если сумма договора – 150 000 руб., оплатить его наличными полностью нельзя даже путем разбивки суммы (например, по 50 000 руб., в течение трех дней);
– может оплатить наличными несколько договоров, заключенных с одним контрагентом в течение одного дня, даже если общая сумма по этим договорам превышает 100 000 руб. Главное, чтобы по каждому договору превышения лимита не было;
– может оплатить наличными договор частично, то есть сумму, не превышающую 100 000 руб. Это будет правомерным, даже если общая сумма по договору превышает лимит наличных расчетов (оставшуюся часть можно перечислить на счет контрагента).
Это следует из пункта 1 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У и письма ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190-Т.
Как показывает практика, организации нередко нарушают предельный размер расчетов наличными при закупке активов через подотчетных лиц. Дело в том, что лимит расчетов наличными не применяется при выдаче подотчетных сумм работнику. Однако при оплате ценностей от лица организации (то есть по доверенности) подотчетник должен его соблюдать (письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190-Т).
ЦЕЛЕВОЕ РАСХОДОВАНИЕ ДЕНЕГ ИЗ ВЫРУЧКИ
Список целей, на которые могут расходоваться наличные деньги, поступившие в кассу аптеки за проданные товары, закрытый (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Для получения соответствующего разрешения аптека должна подать заявление в банк, в котором указываются цели расходования. А банк составляет предписание о том, на какие нужды фирме можно направлять свою наличность.
В ходе ревизии (изучая «первичку» и данные бухучета) банк контролирует целевое расходование средств.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины
Административная ответственность предусмотрена статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Несмотря на то что контроль за соблюдением порядка ведения кассовых операций ведут банки, его сотрудники не могут составлять протоколы о нарушениях. Дело в том, что рассмотрение дел об административных правонарушениях по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях возложено на налоговые инспекции (ст. 23.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Они-то и составляют протоколы и налагают штрафы по сведениям, представляемым банками.
По статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях наказать могут за:
– расчеты наличными с другими организациями (предпринимателями) сверх установленных лимитов;
– неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
– несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
– накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
Размер штрафа составляет:
– для должностных лиц – от 4000 до 5000 руб.;
– для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.
Обратите внимание: ответственность за нецелевые расходы из кассы административным законодательством не предусмотрена.
Дополнительно отметим: по истечении двух месяцев со дня совершения правонарушения к ответственности за несоблюдение кассовой дисциплины привлечь нельзя (п. 1 ст. 4.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Кроме того, не следует забывать и о том, что оштрафовать организацию-продавца, которая приняла от юридического лица наличные в сумме, превышающей 100 000 руб., налоговая инспекция не вправе.
Субъектом правонарушения в данной ситуации признается та сторона договора, которая рассчитывается за полученные товары (работы, услуги).
В договорах купли-продажи (поставки, возмездного оказания услуг и т. п.) таковой является покупатель (заказчик). Следовательно, привлечь к ответственности за превышение лимита наличных расчетов можно только его.