Автор: Ларцева Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Часто библиотеки оказывают услугу по выдаче книг (иных печатных изданий) на дом во временное пользование. Как правило, книги выдаются бесплатно, но редкие экземпляры, а также популярные издания могут выдаваться за плату. И в том и в другом случае читатель, получивший книгу, обязан вернуть ее в предусмотренный срок в целости и сохранности. Иначе к нему будут применены различные санкции. Какие способы возмещения ущерба могут устанавливаться библиотекой за невозврат или порчу книг? Как отразить возмещение ущерба в бухгалтерском учете?

Согласно п. 1 ст. 1064 ГК РФ вред, причиненный имуществу юридического лица, подлежит возмещению в полном объеме лицом, причинившим вред.

В соответствии с п. 5.4 Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее – Порядок № 1077), читатели могут возместить ущерб либо путем замены утерянного документа равноценным, либо путем выплаты денежной компенсации.

Обычно порядок возмещения ущерба, нанесенного пользователями библиотеки, прописывается в правилах пользования библиотекой, например: «При утере или порче документов из фонда библиотеки пользователи обязаны заменить их такими же или признанными равноценными (в том числе копиями утраченных документов), а при невозможности замены – возместить их индексированную стоимость в трехкратном размере. За утрату печатных изданий и иных материалов из фонда библиотек и причинение им невосполнимого вреда несовершеннолетними пользователями ответственность несут их родители, опекуны, попечители, учебные заведения, воспитательные или лечебные учреждения, под надзором которых они состоят».

При возмещении читателем ущерба рыночная стоимость утерянных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов библиотечного фонда, назначенной приказом руководителя библиотеки. При утере редких и ценных книг для определения их рыночной стоимости комиссия может привлекать к своей работе экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях размер причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается (п. 5.5 Порядка № 1077).

К сведению: утерянные книги списываются на основании акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) с приложением списка утерянных изданий, а также документа, подтверждающего их утерю (пояснительной записки). Такой акт подписывается комиссией по списанию объектов библиотечного фонда и утверждается руководителем библиотеки. В случае если в соответствии с законодательством РФ решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (уполномоченным им органом власти), например, если списываемые издания относятся к особо ценному движимому имуществу, акт о списании принимается к учету только при наличии такого согласования (п. 5.2, 5.4, 5.6 Порядка № 1077, Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н).

Передача равнозначной книги взамен испорченной

Операции по предоставлению читателем равнозначной книги взамен испорченной (утерянной) книги в целях бухгалтерского учета признаются возмещением ущерба в натуральной форме. Переданную читателям книгу осматривают специалисты библиотеки на предмет того, может ли она быть принята в качестве равнозначной.

Согласно п. 4.1.3 Порядка № 1077 прием от читателей документов взамен утерянных и признанных равноценными утраченным оформляется актом о приеме документов. В акте указываются фамилия, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), подписи читателя и принимающей стороны.

К сведению: объекты библиотечного фонда в целях бухгалтерского учета являются основными средствами и учитываются на счете 0 101 08 000 «Прочие основные средства» (п. 10, 39 СГС «Основные средства», п. 53 Инструкции № 157н).

Рассмотрим, какими бухгалтерскими записями согласно инструкциям № 174н, 183н, 162н отражаются операции по возмещению читателями ущерба библиотеке путем передачи книг, равнозначных утерянным (испорченным):

Содержание операции

Казенные учреждения

Бюджетные (автономные) учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Начислена сумма ущерба, причиненного имуществу библиотеки, по рыночной стоимости утерянной книги (п. 109 Инструкции № 174н, п. 112 Инструкции № 183н, п. 86 Инструкции № 162н)

1 209 71 567

1 401 10 172

2 209 71 567

2 401 10 172

Списана утерянная книга с баланса по балансовой стоимости (п. 12 Инструкции № 174н, п. 12 Инструкции № 183н, п. 10 Инструкции № 162н):

– в сумме начисленной амортизации

1 104 x8 411

1 101 x8 410

0 104 x8 411

0 101 x8 410

– в сумме остаточной стоимости

1 401 10 172

1 101 x8 410

0 401 10 172

0 101 x8 410

Погашен ущерб, возмещенный читателем в натуральной форме (п. 110 Инструкции № 174н, п. 113 Инструкции № 183н, п. 86 Инструкции № 162н)

1 101 x8 310

1 209 71 667

0 101 x8 310*

0 401 10 172*

0 401 10 172

0 209 71 667

* Инструкциями № 174н, 183н данная проводка не предусмотрена, но есть аналогичная проводка (см. п. 34 в указанных инструкциях) в отношении материальных запасов, принимаемых к учету в порядке возмещения ущерба в натуральной форме.

Пример 1.

Книга балансовой стоимостью 3 000 руб., числящаяся на счете 4 101 28 000 библиотеки (бюджетное учреждение), была утеряна читателем. Взамен от него поступила равнозначная книга оценочной стоимостью 5 000 руб. Поскольку утерянная книга входила в перечень особо ценного имущества, она была списана после согласования с учредителем.

В бухгалтерском учете библиотеки данные операции будут оформлены следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражен причиненный имуществу ущерб по рыночной стоимости утерянной книги

2 209 71 567

2 401 10 172

5 000

Списана утерянная книга*

4 104 28 411

4 101 28 410

3 000

Принята от читателя равноценная книга взамен утерянной

2 101 28 310

2 401 10 172

5 000

Возмещен ущерб в натуральной форме читателем

2 401 10 172

2 209 71 667

5 000

* Напомним, что согласно пп. «в» п. 39 СГС «Основные средства» на объект библиотечного фонда стоимостью до 100 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% первоначальной стоимости при выдаче его в эксплуатацию.

Пример 2.

В библиотеке (казенное учреждение) по вине читателя утеряна книга балансовой стоимостью 4 000 руб. В целях возмещения ущерба читатель передал ее аналог. Полученная книга признана комиссией равнозначной утерянной и оценена в 4 700 руб. Предметы библиотечного фонда учитываются в составе иного имущества учреждения.

В бюджетном учете библиотеки указанные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Начислен ущерб по рыночной стоимости утерянной книги

1 209 71 567

1 401 10 172

4 700

Списана утерянная книга

1 104 38 411

1 101 38 410

4 000

Возмещен читателем ущерб в натуральной форме

1 101 38 310

1 209 71 667

4 700

Денежная компенсация за книгу

В соответствии с п. 5.4 Порядка № 1077 при приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов библиотечного фонда составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция установленного образца.

К сведению: согласно Приказу Минфина РФ № 52н государственные (муниципальные) учреждения, не использующие контрольно-кассовые машины, для оформления приема наличных денежных средств от физических лиц применяют квитанцию (ф. 0504510).

В бухгалтерском (бюджетном) учете возмещение читателями ущерба денежными средствами отразится следующей корреспонденцией счетов:

Содержание операции

Казенные учреждения

Бюджетные (автономные) учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Начислена сумма ущерба, причиненного имуществу библиотеки, по рыночной стоимости утерянной книги (п. 109 Инструкции № 174н, п. 112 Инструкции № 183н, п. 86 Инструкции № 162н)

1 209 71 567

1 401 10 172

2 209 71 567

2 401 10 172

Списана утерянная книга с баланса по балансовой стоимости (п. 12 Инструкции № 174н, п. 12 Инструкции № 183н, п. 10 Инструкции № 162н):

– в сумме начисленной амортизации

1 104 x8 411

1 101 x8 410

0 104 x8 411

0 101 x8 410

– в сумме остаточной стоимости

1 401 10 172

1 101 x8 410

0 401 10 172

0 101 x8 410

Поступили в кассу библиотеки в возмещение причиненного ущерба денежные средства от читателей (п. 84, 110 Инструкции № 174н, п. 87, 113 Инструкции № 183н, п. 49, 86 Инструкции № 162н)

1 201 34 510
Забалансовый счет 17 (подстатья 144 КОСГУ*)

1 209 71 667

0 401 10 172

0 209 71 667

* Согласно п. 9.4.4 Порядка № 209н на подстатью 144 «Возмещение ущерба имуществу (за исключением страховых возмещений)» КОСГУ относятся доходы от денежных взысканий (штрафов) и иных сумм в возмещение ущерба имуществу.

В дальнейшем поступившие в кассу денежные средства бюджетные (автономные) учреждения зачисляют на лицевой счет, а казенные учреждения перечисляют в доход бюджета. Порядок внесения в бюджет наличных денежных средств, поступивших в кассу казенного учреждения, приведен в Письме Минфина РФ № 02-03-06/2530, Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.3-366 от 02.06.2011. Хотя в п. 2 этого письма рассматриваются правила перечисления в бюджет наличных, полученных от оказания платных услуг, считаем, что их можно применять и в отношении наличных, поступивших в кассу казенного учреждения в счет возмещения ущерба. Согласно данным правилам перечисление в бюджет доходов, поступивших в наличной форме в кассу казенного учреждения, осуществляется по объявлению на взнос наличными (ф. 0402001).

Кроме того, в целях возмещения ущерба имуществу казенного учреждения денежные средства могут быть зачислены в бюджет непосредственно самим виновным лицом (читателем), минуя кассу казенного учреждения.

Пример 3.

Читатель внес в кассу библиотеки (бюджетное учреждение) денежные средства в сумме 1 000 руб. в качестве компенсации за утерянную книгу. Книга числилась на балансе учреждения на счете 2 101 38 000. Ее балансовая стоимость составляла 800 руб. Поступившие денежные средства были зачислены на лицевой счет учреждения.

В бухгалтерском учете библиотеки осуществлены следующие проводки:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Начислен ущерб (по рыночной стоимости утерянной книги)

2 209 71 567

2 401 10 172

1 000

Списана утерянная книга

2 104 38 411

2 101 38 410

800

Внесены читателем наличные денежные средства в счет возмещения ущерба

2 201 34 510
Забалансовый счет 17 (подстатья 144 КОСГУ)

2 209 71 667

1 000

Зачислены на лицевой счет средства, поступившие из кассы

2 210 03 561
Забалансовый счет 17 (статья 510 КОСГУ)

2 201 34 610
Забалансовый счет 18 (статья 610 КОСГУ)

1 000

2 201 11 510
Забалансовый счет 17 (статья 510 КОСГУ)

2 210 03 661
Забалансовый счет 18 (статья 610 КОСГУ)

1 000

Пример 4.

Читатель признал факт утери книги и готов возместить ущерб денежными средствами. Комиссия, назначенная приказом директора библиотеки (казенное учреждение, осуществляющее отдельные полномочия администратора по начислению и учету платежей в бюджет), оценила ущерб в 2 000 руб. При этом балансовая стоимость утерянной книги составляла 1 500 руб. Денежные средства, поступившие в возмещение ущерба, были зачислены в бюджет напрямую виновным лицом.

В бюджетном учете библиотеки данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Начислен ущерб по рыночной стоимости утерянной книги

1 209 71 567

1 401 10 172

2 000

Списана утерянная книга

1 104 38 411

1 101 38 410

1 500

Начислена задолженность перед бюджетом в сумме средств, подлежащих зачислению в счет возмещения ущерба

1 304 04 144

1 303 05 731

2 000

Поступили денежные средства в бюджет в счет погашения ущерба от плательщика (читателя библиотеки)

1 303 05 831

1 209 71 667

2 000

* * *

Кратко сформулируем основные выводы.

1. Порядок возмещения ущерба, нанесенного читателями имуществу библиотеки, устанавливается библиотекой самостоятельно. При утере (порче) документов библиотечного фонда ущерб может быть возмещен либо путем замены утерянного документа равноценным, либо путем выплаты денежной компенсации.

2. Ущерб оценивает комиссия, назначенная директором библиотеки. Она же выносит решение о возможности принятия в счет возмещения ущерба книг, поступивших от читателей взамен утерянных.

3. Погашение ущерба в натуральном виде в учете казенного учреждения отражается одной проводкой по дебету счета 1 101 38 310 и кредиту счета 1 209 71 667. Аналогичная операция в учете бюджетного (автономного) учреждения оформляется двумя проводками по дебету счета 0 101 x8 310 и кредиту счета 0 401 10 172, а также по дебету счета 0 401 10 172 и кредиту счета 0 209 71 667.

4. Денежные средства, внесенные читателем за утерянную книгу, поступают в самостоятельное распоряжение бюджетного (автономного) учреждения. Если ущерб был нанесен казенному учреждению, то эти средства должны быть зачислены в доход бюджета.