Водитель и печать

Автор: Габелли Г. К., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

У организации, занимающейся гостиничным бизнесом, имеется в штате водитель, который на автомобиле компании ездит и получает ТМЦ у поставщиков с печатью. Должен ли быть оформлен приказ на водителя о том, что он может ставить печать на первичных учетных документах поставщиков?

Согласно п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством РФ. Документы заверяют печатью организации. Печать проставляют, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или проставляют в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Нормативного правового акта, который регулировал бы порядок учета, хранения и уничтожения печатей, штампов, нет. Поэтому организация самостоятельно разрабатывает соответствующие правила. В частности, указанный порядок может быть включен в индивидуальную инструкцию по делопроизводству, которую организация разрабатывает самостоятельно (инструкция утверждается руководителем организации). При ее разработке можно (по желанию) пользоваться инструкциями, утвержденными разными ведомствами. К примеру, Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 утверждена Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, Приказом Роспотребнадзора от 24.12.2020 № 867 – Инструкция по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

В Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях представлены рекомендации в отношении изготовления, учета, использования и хранения печатей, штампов.

Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации и ее работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель организации по представлению руководителя службы делопроизводства организации.

Если печать организации используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.

Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации и иных уполномоченных им лиц на соответствующих документах (их копиях). Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством РФ.

Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение, под подпись в журнале учета печатей и штампов. Учет печатей и штампов организации ведет служба делопроизводства или иное подразделение организации.

При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за их хранение и использование.

Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Их вынос за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров).

Служба делопроизводства организации ежегодно проверяет соблюдение работниками условий использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях организации.

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен их учет, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

Считаем, что организации, занимающейся гостиничным бизнесом, следует оформить приказ на водителя о том, что он является лицом, ответственным за использование и хранение печати, с возможностью ее выноса за пределы организации.

Также рекомендуем назначить лицо, ответственное за ведение учета печатей и штампов. Передачу печати водителю (другим ответственным лицам) фиксируют в журнале учета печатей и штампов. Этот журнал может выглядеть так.

Также напомним, руководитель организации должен установить и утвердить распорядительным документом перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов (п. 16 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

* * *

В описанной ситуации рекомендуем оформить на водителя приказ о том, что он является лицом, ответственным за использование и хранение печати, с возможностью ее выноса за пределы организации.

Также советуем назначить лицо, которое будет отвечать за ведение учета печатей и штампов. Передачу печати водителю (другим ответственным лицам) можно зафиксировать в журнале учета печатей и штампов.