Компания ГАРАНТ

При проведении плановой инвентаризации обнаружена недостача материалов (стоимостью менее 20 тыс. руб.). Скорее всего по вине материально-ответственного лица. Материалы числятся на забалансовом счете 030.1. Каким образом отразить это в бухгалтерском учете?

Согласно п. 4 ПБУ 6/01 "Учет основных средств" актив принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:

- объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;

- объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

- организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;

- объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

При этом активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные в п. 4 ПБУ 6/01, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20 000 рублей за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов (п. 5 ПБУ 6/01).

Такое имущество, учтенное в составе МПЗ, может быть учтено по Дебету счета 10 "Материалы". В соответствии с п.п. 5, 7, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации" при отпуске в производство его стоимость подлежит единовременному списанию с кредита счета 10 в дебет счетов учета производственных затрат.

В целях обеспечения сохранности этих объектов при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением.

Действующим Планом счетов и инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, не предусматривается отдельных забалансовых счетов для организации учета "малоценного" имущества. Организация вправе самостоятельно открыть дополнительный забалансовый счет. Это необходимо отразить в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").

В рассматриваемой ситуации для учета сохранности списанных материальных ценностей организация использует забалансовый счет 030.1 "Материальные ценности в эксплуатации", предназначенный для обобщения информации о материальных ценностях, находящихся в эксплуатации.

Согласно п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон 129-ФЗ), для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей организации и оформления ее результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

В соответствии с п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Аналогичная норма содержится в п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение), и п. 30 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания по учету МПЗ).

Согласно п. 29 Методических указаний по учету МПЗ решения по возмещению материального ущерба принимаются по результатам инвентаризаций и проверок.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

Во время инвентаризации в обязательном порядке должно присутствовать материально ответственное лицо (п. 2.8 Методических указаний).

Результаты инвентаризации оформляются документами по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 и постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26. 

Независимо от того, по какой причине образовалась недостача, нужно собрать документы, которые подтверждали бы сам факт излишков и недостач и их размеры. Прежде всего, необходим акт инвентаризационной комиссии, дефектная ведомость. Могут понадобиться письменные объяснения сотрудника, повинного в недостаче, распоряжение руководителя о взыскании ущерба. Если же работник не согласен добровольно возместить ущерб, который превышает его средний месячный заработок, понадобится решение суда о взыскании или не взыскании с работника задолженности.

В рассматриваемой ситуации у организации выявлена недостача материальных ценностей на забалансовом счете 030.1.

По нашему мнению, в бухгалтерском учете недостача материальных ценностей, числящихся на забалансовом счете, выявленная в ходе инвентаризации, может быть отражена следующим образом.

Взыскание суммы недостачи с работника (материально ответственного лица)

По общему правилу работник в случае причинения ущерба работодателю несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами (ст. 241 ТК РФ).

Согласно ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом. При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суде.

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами (ст. 242 ТК РФ). Случаи полной материальной ответственности работника перечислены в ст. 243 ТК РФ.

Удержания из заработной платы работника производятся с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ.

В соответствии с ч. 1 ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (смотрите, например, постановление Пленума ВС РФ от 16.11.2006 N 52 "О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю").

В таком случае на дату погашения задолженности будут сделаны следующие проводки:

Кредит 030.1
- cписана стоимость недостающих материальных ценностей;

Дебет 73-2, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 91-1, субсчет "Прочие доходы"
- отражена сумма недостачи, подлежащая взысканию с виновного работника;

Дебет 70 Кредит 73-2, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба"
- отражено удержание суммы недостачи с заработной платы работника;

или

Дебет 50 Кредит 73-2, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба"
- внесены денежные средства в кассу виновным работником.

В то же время, если погашение задолженности произойдет не единовременно (в частности, по причине ограничений ст. 138 ТК РФ), мы полагаем, что операции по учету дохода на счете 91 целесообразно отражать по мере погашения долга сотрудником. В этом случае перечень проводок может быть следующим.

Кредит 030.1
- списана стоимость недостающих материальных ценностей;

Дебет 94 Кредит 98
- отражена выявленная в ходе проведения инвентаризации недостача;

Дебет 73-2, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94
- отражена сумма недостачи, подлежащая взысканию с виновного работника;

Дебет 70 Кредит 73-2, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба"
- отражено удержание суммы недостачи из заработной платы работника;

или

Дебет 50 Кредит 73-2, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба"
- внесены денежные средства в кассу виновным работником;

Дебет 98 Кредит 91-1, субсчет "Прочие доходы"
- признан доход в виде погашаемой суммы.

Списание материальных ценностей

Если работодатель решил не взыскивать ущерб с работника, рекомендуем организации составить дефектную ведомость МПЗ, взять объяснения сотрудника, повинного в недостаче.

В бухгалтерском учете будет сделана следующая запись:

Кредит 030.1
- списаны материальные ценности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Подволокина Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена

10 ноября 2010 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.