Александр Лаврушичев, главный бухгалтер ОАО «Орловская инвестиционно-земельная компания»

Журнал «Семинар для бухгалтера» № 1/2011

Знакомая многим бухгалтерам ситуация: ценный контрагент просит исправить дату на документах. Главный бухгалтер Александр Лаврушичев на примерах из собственного опыта рассказал, когда лучше пойти навстречу и переоформить документы. А когда партнеров по бизнесу выгоднее убедить, что документы переоформлять опасно.

«С просьбами контрагентов по исправлению даты на документах периодически приходится сталкиваться. Если контрагент стратегически важен для компании, я стараюсь сразу не отказывать. Никто не застрахован от возникновения необходимости в корректировке документов. При принятии решения о возможности идти навстречу пожеланиям клиентов, я руководствуюсь принципом «не навреди себе». Надо брать в расчет, исправляется ли дата на более позднюю или более раннюю, и на какой период она переносится.

Ситуация № 1. Дата исправляется на более позднюю

Такие ситуации бывают чаще и, в принципе, серьезных последствий для компании-исполнителя не несут. К примеру, в моей практике был случай. Потребитель обратился с просьбой переоформить акт оказания услуги вместо сентября на октябрь. Аргументировалась необходимость тем, что к моменту поступления оригинала акта расчет себестоимости уже произведен и квартальная отчетность составлена. Чтобы не переделывать расчеты за сентябрь, контрагент и попросил переоформить документ на следующий месяц. Конечно, теоретически датой оказания услуги курьерской доставки является дата оформления накладной, заполняемой в момент передачи груза. Акт оказания услуг в данном случае – своего рода реестр таких накладных, в него могут быть включены услуги по нескольким накладным за определенный период времени.

В описанной ситуации я принял решение согласиться с контрагентом. Серьезных налоговых рисков тут не возникает. У компании за месяц, когда документы были выписаны изначально, уменьшается выручка. А так как налоги уже заплачены, по ним возникает переплата. Формальных оснований для подачи «уточненки» нет, потому что налоги пересчитываются «в плюс». В то же время, ничто не запрещает компании подать уточненную декларацию.

Но нельзя сказать, что исправление даты в документах на более поздний период проходит для компании-продавца так уже просто. На бухгалтера ложится дополнительная работа. Надо корректировать уже исчисленные суммы НДС и налога на прибыль. Приходится оформлять дополнительный лист в Книге продаж и менять записи в бухгалтерском учете.

Возникшая переплата по налогам тоже может обернуться нежелательными последствиями для компании, которая исправила документы по просьбе контрагента. По пункту 5 статьи 78 Налогового кодекса налоговики могут, не спрашивая у компании, направить эту переплату в счет недоимки, если она есть у компании. В течение десяти дней после обнаружения переплаты, налоговая инспекция выносит соответствующее решение.

Поэтому если компания опасается, что такое может произойти, все же лучше отказать партнерам. Можно сослаться на правила внесения исправлений в бухгалтерском учете, на возможные проблемы с налоговой и категорическую позицию руководства компании.

Ситуация № 2. Дата исправляется на более раннюю

Приведу пример по ситуации с исправлением даты на более раннюю. Поставщик – производитель электротехнической продукции. Покупатель просит переоформить накладную датой на месяц раньше реальной поставки. Чтобы не останавливать производство, он ранее был вынужден обратиться к другой компании, которая предоставила в долг эти комплектующие на условиях возврата. Оформление займа не производилось. Из-за того, что покупатель не может производить выпуск продукции без этих комплектующих, у него остается два варианта. Первый – приходовать излишек, но тогда в будущем после возврата долга возникнет недостача. Второй – просить своего поставщика оформить поставку более ранней датой.

Если дату надо исправить в одном отчетном периоде, то видимых оснований для отказа контрагенту в его просьбе я не вижу. Конечно, если продукция была на складе поставщика на эту дату. А вот если периоды разные, то надо серьезно взвесить все «за» и «против». Могут возникнуть налоговые риски.

Выручка на дату, которую просит контрагент, у компании вырастет. В результате, возникает недоимка по налогам. Кроме налога на прибыль и НДС, компании придется заплатить пени. Кроме дополнительной работы по исправлению записей в бухучете и внесению дополнений в Книгу продаж, не обойтись без «уточненки». Не секрет, что уточненные декларации в сторону уменьшения налога – объект повышенного внимания со стороны налоговиков.

Идти на уступки контрагенту стоит, только если он действительно важен для компании. Вряд ли кто-то захочет портить отношения с покупателем, который на протяжении нескольких лет приносит компании большую часть выручки. Контрагент может настаивать на исправлении, потому что уже оформил документы более ранним месяцем.

Если и менять дату на документах, то делать это надо и в бумагах продавца, и покупателя. Иначе, у сторон сделки возникнут расхождения в учете. Это грозит проблемами при проведении встречной проверки. Налоговики могут снять у покупателя расходы и вычеты НДС. Поэтому при принятии решения об исправлении даты надо все четко проговорить с контрагентом».

Еще советы

Чем помогут правила документооборота в договорах и заявление о зачете налогов

Дмитрий Липатов, лектор, юрист юридической компании «Налоговик»:

– Если в контрагенте компания не уверена, то соглашаться на перемену даты в документах вряд ли стоит. Ведь первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Это следует из пункта 4 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Если проблемы с датами происходят из-за медлительности менеджеров в оформлении и доставке документов, советую прописать правила документооборота в договоре. Лучше, если удастся включить пункт о крайней дате представлении документов и необходимости получения расписки при их передаче.

Елена Кондрабаева, главный бухгалтер ООО « Нет1 Юниверсал Текнолоджиз Восток»:

– Все просьбы дружественных компаний я рассматриваю с учетом последствий, которые придется отражать и в налоговом, и в бухгалтерском учете. Согласна с тем, что в большинстве случаев подобные исправления в документах не проходят безболезненно для бухгалтера. Даже если изменения происходят внутри одного месяца до его закрытия, надо исправлять накладные или акты и счета-фактуры, вносить корректировки в учетные регистры. Подмена даты в накладной на более позднюю грозит тем, что на складе компании образуются отрицательные остатки.

Если речь идет об исправлении на более поздний период, то я советую не ждать, пока налоговики направят переплату в счет недоимки, а написать заявление на зачет в счет будущих сумм по налогу. У компаний есть право на такой зачет по пункту 4 статьи 78 Налогового кодекса.