Автор: Каравайкина Е.Е., эксперт журнала

Журнал "Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение" № 11/2020

Должна ли у кладовщика быть доверенность на подписание накладных и универсальных передаточных документов (УПД)?

Кто должен подписывать документы?

В силу требований ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты, среди которых:

  • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события. Таких лиц может быть несколько;

  • подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В Письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@[1], которым рекомендована к применению форма УПД, приведена оценка наличия в УПД обязательных показателей первичного учетного документа (пояснено, где можно найти значение того или иного показателя). Среди них – показатель «Подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события с указанием их фамилий, инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».

Напоминание

УПД можно использовать в качестве первичного документа и счета-фактуры одновременно (статус документа «1») либо только первичного документа (статус документа «2»).

Подписи продавца могут быть представлены:

  • в строке 10, если передающее физическое лицо одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки);

  • в строке 13, если физическое лицо, указанное в строке 10, не является ответственным за правильность оформления операции (сделки);

  • в строке, предназначенной для Ф. И. О. руководителя организации или иного лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, если это же лицо одновременно уполномочено и на оформление первичных документов (при отсутствии подписей в строках 10 или 13). Если в качестве лица, совершившего сделку и (или) ответственного за оформление сделки, выступает лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8 УПД), то в строках 10 и (или) 13 могут отражаться только сведения о его должности и Ф. И. О. без повторения подписи.

Подписи покупателя можно найти:

  • в строке 15, если получающее физическое лицо одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки);

  • в строке 18, если физическое лицо, указанное в строке 15, не является ответственным за правильность оформления операции (сделки).

Как подтверждаются полномочия на подписание документов?

В организации перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ[2]).

Согласно п. 1 ст. 182 ГК РФ сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или ОМСУ, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т. п.).

В пункте 5 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57 представлены такие разъяснения.

При оценке судами обстоятельств, свидетельствующих об одобрении представляемым – юридическим лицом соответствующей сделки, необходимо принимать во внимание, что независимо от формы одобрения оно должно исходить от органа или лица, уполномоченных в силу закона, учредительных документов или договора заключать такие сделки или совершать действия, которые могут рассматриваться как одобрение.

Действия работников представляемого по исполнению обязательства исходя из конкретных обстоятельств дела могут свидетельствовать об одобрении при условии, что эти действия входили в круг служебных (трудовых) обязанностей этих работников или основывались на доверенности либо полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали.

Аналогичные разъяснения имеются в п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25.

Поэтому полномочия на подписание документов, например товарной накладной, могут не только подтверждаться выданной представителю доверенностью, но и явствовать из обстановки, в которой действует представитель, в частности из наличия у него доступа к печати представляемого лица и нахождения его на рабочем месте (Постановление АС ВВО от 07.11.2017 № Ф01-4557/2017 по делу № А43-21316/2016).

О подписании УПД со статусом «1».

Если УПД имеет статус «1», то учитываются требования п. 6 ст. 169 НК РФ, согласно которому счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Соответственно, если кладовщик является представителем организации-продавца и подписывает УПД как лицо, уполномоченное подписывать счета-фактуры, то покупателю следует убедиться в наличии у него этих полномочий.

На основании п. 3 ст. 29 НК РФ уполномоченный представитель налогоплательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством РФ, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

* * *

Если речь идет о подписании документов кладовщиком, находящимся на рабочем месте (например, на складе), наличие доверенности не обязательно. Это связано с тем, что полномочия на подписание документов могут как подтверждаться выданной представителю доверенностью, так и явствовать из обстановки, в которой действует представитель (кладовщик). Вместе с тем если кладовщик, выступающий со стороны организации-продавца, подписывает УПД также в качестве лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры, то необходимо убедиться в наличии у него соответствующих полномочий (они могут быть подтверждены распорядительным документом по организации либо доверенностью).

[1] «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры».

[2] Утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.