Автор: Обухова Т., эксперт журнала

Журнал "Автономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтера" № 11/2020

Любой факт хозяйственной жизни учреждения оформляется первичным учетным документом (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[1]). Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее – Приказ № 52н, Методические указания № 52н). 15.09.2020 в Минюсте прошел регистрацию Приказ Минфина РФ от 15.06.2020 № 103н, которым вносятся изменения в приложения 1 – 5 к Приказу № 52н, направленные:

  • на установление новых правил оформления первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в электронной форме;

  • на введение новых форм электронных первичных учетных документов и электронных регистров бухгалтерского учета;

  • на корректировку отдельных норм применения унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета с учетом изменений законодательства РФ.

Приказ Минфина РФ № 103н применяется с 27.09.2020. Электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, введенные Приказом Минфина РФ № 103н, применяются субъектами учета согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 01.01.2021.

Подробнее о произошедших изменениях в части применения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета поговорим ниже.

Правила применения электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета.

Методические указания № 52н содержат общие правила заполнения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Приказом Минфина РФ № 103н данные нормы были дополнены положениями, устанавливающими составление первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета в электронной форме. В частности, Методические указания № 52н дополнены информацией о том, что первичные учетные документы (сводные первичные учетные документы), регистры бухгалтерского учета, составленные в форме электронного документа, подписываются:

  • квалифицированной электронной подписью;

  • простой электронной подписью (в случаях, предусмотренных Приказом № 52н).

В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление сформированных в электронной форме первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра.

Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в соответствии с положениями учетной политики субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета) (далее вместе – учетная политика).

В первичном учетном документе, составленном в электронной форме и подписанном квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП), отметка бухгалтерии о принятии объекта к учету или о его выбытии, а также иные поля унифицированной формы документа, предусмотренные для отражения бухгалтерских записей, не заполняются. В этом случае бухгалтерские записи формируются с оформлением лицом, осуществляющим ведение бухгалтерского учета, документа, подписанного им ЭЦП (далее – электронный бухгалтерский документ).

В случае, если при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов, в том числе при осуществлении централизуемых полномочий, предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачи такой скан-копии. Передача скан-копии первичного учетного документа осуществляется при условии ее подписания ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.

Новы
е унифицированные формы первичных учетных документов.

Приказом Минфина РФ № 103н введены новые унифицированные формы первичных учетных документов, применяемые только в электронной форме в следующих случаях:

  1. Оформление решения о направлении работников в командировку (решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512), решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515), изменение решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513), изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516)).

  2. Оформление решения о выплате компенсации работнику расходов на проезд к месту проведения отпуска и обратно (решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517)). Данная форма применяется для расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов на компенсацию оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, установленных законодательством РФ для указанной категории лиц. Она заполняется работником учреждения (подотчетным лицом), которому в соответствии с законодательством РФ предусмотрена компенсация стоимости проезда в отпуск и обратно, по строкам и графам, открытым для заполнения (из справочника и вручную).

  3. Обоснование закупки (заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518)). Эта форма применяется для расчета потребности в финансовом обеспечении расходов на закупку товаров, работ, услуг для собственных хозяйственных нужд учреждения или в целях обеспечения хозяйственных нужд другого учреждения в соответствии с переданными полномочиями по закупке товаров, работ, услуг, осуществляемых по п. 4, 5 и 28 ч. 1 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Заполняется работником учреждения (подотчетным лицом), который осуществляет закупки товаров, работ, услуг малого объема для собственных хозяйственных нужд учреждения.

  4. Обоснование расходов подотчетного лица (отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)). Этот документ формируется подотчетным лицом и применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании соответствующих электронных документов: решения о командировании (ф. 0504512, 0504515); изменения решения о командировании (ф. 0504513, 0504516); решения о компенсации (ф. 0504517); заявки на закупку (ф. 0504518).

Корректировка правил применения унифицированных форм первичных учетных документов.

В связи с введением федеральных стандартов в области бухгалтерского учета отдельные положения Методических указаний № 52н требовали обновления. Приказом Минфина РФ № 103н Методические указания № 52н были приведены в соответствие действующим нормам законодательства РФ. Ниже отразим, в отношении применения каких первичных учетных документов произошли изменения.

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) по новым правилам применяется для оформления и учета перемещения внутри учреждения объектов нефинансовых активов из одного структурного подразделения в другое, от одного лица, ответственного за использование имущества по его назначению и (или) за сохранность имущества, в том числе с полной материальной ответственностью (далее – ответственное лицо), другому ответственному лицу.

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (код формы 0504143) применяется при списании однородных предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью от 10 000 до 100 000 руб. (ранее акт применялся для списания однородных предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью от 3 000 до 40 000 руб.).

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (код формы 0504207).

Расширена сфера применения этого документа. Теперь он применяется не только при отражении поступления материальных ценностей и является основанием для принятия их к бухгалтерскому учету и отражения на балансе, но и служит для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

Расчетная ведомость (ф. 0504402).

В части применения этого документа внесено уточнение, устанавливающее, что ведомость применяется для отражения начислений по заработной плате работников в течение месяца и сумм, причитающихся к выплате при окончательном расчете, стипендий, пособий, в том числе при безналичном перечислении причитающихся выплат, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).

Авансовый отчет (код формы 0504505).

Внесено уточнение, определяющее, что авансовый отчет применяется для расчетов с подотчетными лицами, при условии его оформления на бумажном носителе.

Кассовая книга (код формы 0504514).

В соответствии сПриказом Минфина РФ № 103н разрешено вести кассовую книгу в электронной форме. При этом сказано, что записи в кассовую книгу (ф. 0504514), формируемую в виде электронного документа (далее – электронная кассовая книга), осуществляются в момент подписания кассиром ЭЦП каждого приходного кассового ордера, расходного кассового ордера либо скан-копии приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, содержащего собственноручные подписи. В последнем случае лицом, ответственным за соответствие скан-копии подлиннику кассового ордера, содержащего собственноручные подписи, является кассир.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, сформированному в электронном виде, подписывается ЭЦП главным бухгалтером или уполномоченным лицом и кассиром.

Формирование электронной кассовой книги осуществляется ежедневно, включая рабочие дни, в которые кассовые операции не проводились.

Записи в кассовой книге (ф. 0504514), сформированной на бумажном носителе или в электронном виде, сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером, иным лицом, на которое возложено ведение бюджетного (бухгалтерского) учета организаций бюджетной сферы, и в случае отсутствия несоответствий подписываются на бумажном носителе собственноручно, в электронном виде – ЭЦП.

Бухгалтерская справка (ф. 0504833).

Приказом Минфина РФ № 103н уточнена сфера применения этого документа. Справка применяется:

  • при формировании первичного учетного документа в целях отражения операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности, для отражения которых не установлены унифицированные формы первичных учетных документов (формы электронных первичных учетных документов), операций, в результате которых не требуется представления плательщиком (физическим, юридическим лицом) первичного учетного документа для совершения факта хозяйственной жизни;

  • при формировании бухгалтерского документа для отражения бухгалтерских записей на основании первичного учетного документа: при передаче лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных ЭЦП; при отсутствии возможности в оформленном первичном учетном документе заполнения раздела «Отметка о принятии к учету» (при передаче полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию бюджетной (финансовой) отчетности иной организации (централизованной бухгалтерии); при отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с исправлением ошибок, выявленных субъектом учета, проверяющим органом.

Изменения в сфере применения регистров бухгалтерского учета.

Приказом Минфина РФ № 103н Приказ № 52н дополнен новым регистром бухгалтерского учета – журналом операций по исправлению ошибок прошлых лет. Записи в журнале операций по исправлению ошибок прошлых лет отражаются на основании операций, отраженных на обособленных счетах бюджетного (бухгалтерского) учета, предусмотренных для отражения операций по исправлению ошибок прошлых лет, оформленных бухгалтерской справкой (ф. 0504833).

Обороты по операциям, отраженным в журнале операций по исправлению ошибок прошлых лет, переносятся в главную книгу (ф. 0504072), но не учитываются при формировании показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражающих расходы, доходы отчетного финансового периода, а также показатели изменений (увеличение, уменьшение) активов, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета.

Также Приказом Минфина РФ № 103н Методические указания № 52н дополнены электронными регистрами бухгалтерского учета, применяемыми при осуществлении централизуемых полномочий, такими как:

  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (код формы 0504093) (применяется бухгалтерским подразделением для регистрации в хронологическом порядке приходных кассовых ордеров (ф. 0310001) и расходных кассовых ордеров (ф. 0310002), созданных в форме электронных документов с использованием электронного документооборота, и формирования информации об их статусах («новый», «подписан», «исполнен», «аннулирован») за временной интервал, необходимый пользователю (субъекту учета) в течение финансового года);

  • ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (код формы 0504094) (применяется для формирования в электронном виде сведений о командировочных, компенсационных, иных выплатах физическим лицам (за исключением выплат, связанных с оплатой труда, выплат по договорам гражданско-правового характера), доходах, полученных ими в натуральной форме, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами).


[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».