Автор: Ларцева Л. , эксперт журнала

Журнал "Бюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтера" № 8/2020

Комментарий к Письму Минфина РФ от 28.04.2020 № 02-07-05-34707.

Факты хозяйственной жизни отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности с группировкой по соответствующим счетам бухгалтерского учета (п. 29 СГС «Концептуальные основы»[1]).

Основанием для отражения таких фактов являются первичные учетные документы.

Учитывая, что бухгалтерский учет государственный сектор ведется с использованием метода двойной записи, на основании одного первичного документа операции могут быть отражены в разных регистрах бухгалтерского учета.

В комментируемом Письме Минфина РФ от 28.04.2020 № 02-07-05/34707 сообщается об особенностях подшивки и хранении «первички». Чиновники обращают внимание, что порядок сшива первичных учетных документов, относящихся к журналу операций, в нормативных правовых актах, регулирующих ведение бухгалтерского учета в учреждениях и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, не закреплен.

В связи с этим первичный учетный документ, по мнению финансового ведомства, может подшиваться либо отдельным томом, либо к одному из журналов операций. Соответствующий способ подшивки необходимо закрепить в учетной политике. При этом независимо от того, какой способ учреждение выберет, должны соблюдаться требования, установленные п. 11 Инструкции № 157н[2]. Так, первичные документы учреждение подбираются в хронологическом порядке и на обложке сформированной папки указываются:

  • наименование субъекта учета;

  • наименование главного распорядителя средств бюджета, полномочия которого исполняет субъект учета (для получателей бюджетных средств);

  • название и порядковый номер папки (дела);

  • период (дата), за который сформирован журнал операций, с указанием года и месяца (числа);

  • наименование журнала операций с указанием (при наличии) его номера;

  • количество листов в папке.

К сведению:

Вывод о том, что первичные документы учреждение необязательно подшивать непосредственно к журналам операций, так как они могут содержаться и в отдельных подшивках, содержится также в Определении ВС РФ от 23.08.2019 № 301-ЭС19-13795 по делу № А82-4586/2018.

Кроме того, Минфин напомнил, что субъект учета в силу п. 33 СГС «Концептуальные основы» обязан обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в РФ, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены. При наличии технической возможности субъект учета вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на электронных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.


[1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

[2] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.