Автор: Денис Александрович Авдюшин, Генеральный директор "Делис Архив"

Хранение архивных документов в течение определенного срока – это одна из обязанностей любого российского учреждения или организации. Основу любого архива составляют бухгалтерские и кадровые документы. Нарушение определенных законодательно сроков их хранения с высокой вероятностью обернется малоприятными последствиями в виде штрафных санкций, а также вполне вероятными проблемами с получением необходимых для дальнейшей деятельности предприятия сведений или каких-либо личных данных сотрудников.

Особенности отечественного законодательства в сфере архивного хранения документов

Основу правовой базы, регламентирующей правила хранения различных документов, составляет несколько законодательных и нормативных документов. В их число входят:

• Налоговый и Трудовой кодексы;

• Федеральные законы № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», которые были утверждены, соответственно, 06.12.2011 и 22.10.2004 гг.;

• Приказ № 558, подписанный руководителем Минкультуры 25.08.2010 г. и утверждающий перечень архивной документации, хранения которой в течение определенного срока является обязательным;

• Приказ № 526, выпущенный Минкультуры и датированный 31.03.2015 г. Он утверждает актуальную на данный момент редакцию Правил хранения архивных документов.

Характерной чертой отечественного законодательства в области архивного дела выступает противоречивость действующих нормативных актов. В результате, нередко возникают ситуации, когда руководитель организации попросту не может определить, насколько долго нужно хранить ту или иную деловую бумагу.

Стандартные сроки и правила хранения

Внимательное изучение приведенных выше законодательных и нормативных актов позволяет сделать вывод об основных правилах и сроках хранения самых важных документов организации. При создании архива предприятия или учреждения необходимо руководствоваться следующими положениями:

• срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.·  Все документы в архиве следует хранить согласно номенклатуре дел;

• дело представляет собой прошитую папку с оригиналами документов, имеющую название, номер дела и срок хранения.

Продолжительность хранения документов в архиве составляет:

• для большей части бухгалтерской документации – 5 лет;

• для документов по задолженности дебиторов – 4 года с момента признания долга безнадежным;

• для документов о приобретении основных активов и имущества – 4 года;

• для документов по личному составу, сформированных до 2003 г. - 75 лет  , и 50 лет для более поздних документов;

• для коллективного договора с работниками предприятия – не менее 10 лет, а для организаций источников комплектования – постоянно.

В тех случаях, когда срок хранения документа в разных нормативных документах отличается, следует ориентироваться на больший срок хранения.

Ответственность за нарушения в области архивного дела

Перечисленные выше цифры наглядно показывают, что грамотное ведение архивного дела требует не только серьезного внимания, но и достаточно существенных временных и финансовых затрат. Тем более, что нарушение сроков и правил хранения грозит административной ответственностью, включая штрафные санкции и дисквалификацию руководителя и ответственных специалистов.

Размер возможного штрафа варьируется от 2 тыс. 500 рублей до 300 тысяч рублей, и может быть наложен как на руководителя организации (должностное лицо), так и на юридическое лицо и определяется с учетом характера недостающих документов. В случае, если их отсутствие привело к налоговому правонарушению, допускаются санкции в размере 20% от величины неуплаченного в результате налога, что может составить весьма внушительную сумму.

Важно отметить, что среди руководителей самых разных коммерческих предприятий бытуют устоявшиеся еще с советских времен заблуждения о том, что архивными считаются только документы государственных учреждений. Поэтому частные архивы – это собственность компаний, не имеющая ценности и неподконтрольная представителям архивной службы. Такой подход сложно назвать юридически грамотным, так как он полностью противоречит действующему законодательству.

Рекомендации по правильной организации архивного дела в компании или учреждении

Соблюдать описанные правила хранения кадровой и бухгалтерской документации достаточно несложно. В маленькой организации эта сфера ответственности обычно возлагается на секретаря или помощника руководителя, редко на бухгалтера. В средних по размеру документооборота предприятиях нередко создается отдельное подразделение, которое занимается наведением порядка в документах и архивах юридического лица.

Некоторые руководители крупных компаний предпочитают передавать хранение архивной документации на аутсорсинг, привлекая к сотрудничеству предоставляющие подобные услуги специализированные фирмы. Такой подход к решению проблемы предоставляет организациям ряд немаловажных преимуществ.

Во-первых, получение консультаций грамотных специалистов, досконально знающих нюансы архивного дела и действующего в стране законодательства. Во-вторых, сокращение расходов на хранение документов. В-третьих, использование самых прогрессивных технологий архивирования, обработки и уничтожения. Поэтому нет ничего удивительного в том, что услуги подобных компаний в сегодняшних условиях пользуются все большим спросом.