Федеральный закон от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», как видно уже из названия, регулирует порядок применения ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов, независимо от того, кто и в каких целях совершает покупки (заказывает услуги), предписывая организациям и индивидуальным предпринимателям при получении оплаты за проданный товар, выполнененные работы или оказанные услуги, применять контрольно-кассовую технику и выдавать покупателям (клиентам) кассовые чеки.
Для верного и однозначного понимания положений, касающихся рассматриваемого вопроса, приводим общие определения некоторых основных понятий, принятых законодателем в статье 1 Закона №54-ФЗ:
контрольно-кассовая техника - контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью, электронно-вычислительные машины, в том числе персональные, программно-технические комплексы;
наличные денежные расчеты - произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
фискальная память - комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой техники, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, осуществляемых с применением контрольно-кассовой техники, в целях правильного исчисления налогов;
фискальный режим - режим функционирования контрольно-кассовой техники, обеспечивающий регистрацию фискальных данных в фискальной памяти;
фискальные данные - фиксируемая на контрольной ленте и в фискальной памяти информация о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт;
Государственный реестр контрольно-кассовой техники (далее - Государственный реестр) - перечень сведений о моделях контрольно-кассовой техники, применяемой на территории Российской Федерации.
Закон №54-ФЗ, также содержит основные положения по следующим вопросам:
- сфера применения контрольно-кассовой техники (Статья 2);
- порядок ведения Государственного реестра (Статья 3);
- требования к ККТ, порядок и условия ее регистрации и применения (Статья 4);
- обязанности организаций и предпринимателей, применяющих ККТ (Статья 5);
- обязанности кредитных организаций, применяющих ККТ (статья 6);
- контроль за применением контрольно-кассовой техники (статья 7).
ККТ применяется в обязательном порядке организациями и индивидуальными предпринимателями (которые продают товар, выполняют по договору работы или оказывают услуги) при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт.
В настоящее время, в соответствии с положением пункта 2 статьи 10 Закона №54-ФЗ: «при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт применение контрольно-кассовой техники без фискальной памяти не допускается».
Однако следует сделать оговорку о том, что без применения ККТ денежные расчеты с населением допускаются, но лишь для организаций отдельных категорий, специальный перечень которых утвержден законодательно (смотрите раздел 3 настоящей книги).
Вначале рассмотрения порядка применения ККТ напоминаем об обязанности продавца товара (услуг) - обеспечить наличие единообразно и четко оформленных в установленном порядке ценников на реализуемые товары, прейскурантов на выполняемые работы и оказываемые услуги. Такая обязанность, например, закреплена в следующих документах:
- «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утверждены Письмом Минфина Российской Федерации от 30 августа 1993 года №104;
- «Правила продажи отдельных видов товаров», утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 1998 года №55 «Об утверждении правил продажи отдельных видов товаров, перечня товаров длительного пользования, на которые не распространяется требование покупателя о безвозмездном предоставлении ему на период ремонта или замены аналогичного товара, и перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации»;
- «Правила оказания платных ветеринарных услуг», утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 августа 1998 года №898 «Об утверждении Правил оказания платных ветеринарных услуг»;
- «Правила оказания услуг общественного питания», утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 августа 1997 года №1036 «Об утверждении Правил оказания услуг общественного питания»;
- «Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации», утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года №490 «Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации»;
- и другие.
Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, обязаны:
- зарегистрировать контрольно-кассовую машину в налоговых органах;
- содержать ККТ в исправном состоянии и применять ККТ (при наличии пломбы, установленной в надлежащем порядке), обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);
- выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки;
- обеспечивать ведение и хранение документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку в соответствии с пунктом 1 статьи 7 Закона №54-ФЗ, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию;
- производить при первичной регистрации и перерегистрации ККТ введение в фискальную память ККТ информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.
Правила применения ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением установлены в «Положении по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утверждено Постановлением Совета Министров – Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 года №745.
Требование Закона №54-ФЗ о применении ККТ является обязательным при наличных расчетах не только с населением, но и при расчетах между юридическими лицами. Указанное требование не зависит от того, осуществляется ли реализация товаров (работ, услуг) постоянно или на разовой основе.
Контрольно-кассовую технику в обязательном порядке должны использовать:
- организации,
- филиалы,
- обособленные подразделения,
- индивидуальные предприниматели.
Выдаваемые покупателям (клиентам) счета, квитанции, товарные чеки и другие документы не освобождают от применения ККТ. Применение ККТ при осуществлении денежных расчетов, как уже упоминалось, обязательно, независимо от целей приобретения товара или назначения результатов выполненных работ (услуг). Таким образом, обязанность применять ККТ распространяется и на случаи, когда денежные расчеты осуществляются с покупателями (клиентами), приобретающими товары для последующей перепродажи или заказывающими услуги в коммерческих целях.
При реализации товаров, работ (услуг) покупателям (клиентам) выдается чек или вкладной (подкладной) документ, напечатанный ККТ, в которых должны содержаться следующие реквизиты:
- наименование организации;
- идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);
- заводской номер ККТ;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги);
- признак фискального режима.
На чеке или вкладном (подкладном) документе, контрольных лентах могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения.
Чеки, контрольные ленты и другие документы, предусмотренные техническими требованиями и печатаемые с помощью ККТ в фискальном режиме, должны иметь отличительный признак, указанный в технических требованиях к фискальной (контрольной) памяти.
Обратите внимание!
Применение ККТ с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению ККТ.
Чеки подлежат гашению одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.
На всех ККТ в обязательном порядке применяется контрольная лента, и по каждой ККТ ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе.
Контрольные ленты, книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), хранятся в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность, в смысле кометенции по организации хранния и обеспечению сохранности указанных документов, несет руководитель организации (работодатель продавца).
О порядке продажи, технического обслуживания и ремонта Контрольно-кассовой техники.
Решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно - кассовым машинам (далее ГМЭК) от 6 марта 1995 года (протокол №2/18-95) утверждено «Положение о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта контрольно - кассовых машин в Российской Федерации» (Письмо ГНС Российской Федерации от 16 мая 1995 года №ЮБ-6-14/276 «О решениях государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно - кассовым машинам»).
На органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации возложены функции по обеспечению исполнения указанного Положения на территории субъекта Российской Федерации.
Федеральный орган по налогам и сборам Российской Федерации обязывает свои территориальные подразделения обеспечить контроль за применением ККТ организациями и гражданами - предпринимателями.
К организациям, участвующим в установлении порядка продажи, технического обслуживания и ремонта ККТ, а также осуществляющим непосредственно продажу, техническое обслуживание, ремонт ККТ и контроль за этими видами деятельности относятся:
Органы Госстандарта Российской Федерации, которые:
- осуществляют выборочный контроль за соответствием ККТ сертифицируемым параметрам (по безопасности, радиопомехам, функциональным характеристикам);
- дают экспертное заключение о качестве ремонта ККТ.
Налоговые органы:
- имеют оттиски используемых ЦТО пломбиров и печатей;
- регистрируют ККТ, допущенные к использованию в Российской Федерации, ведут учет зарегистрированных ККТ;
- снимают с регистрации ККТ тех моделей (версий моделей), которые не допущены к использованию;
- ведут регистрационные карточки, в которых отмечают постановку ККТ на ремонт и ввод в эксплуатацию после ремонта;
- проверяют наличие пломбы на ККТ;
- вводят пароль налогового инспектора и контролируют включение фискальной памяти ККТ, контролируют фискальную память в процессе эксплуатации машины;
- проверяют доступными способами исправность применяемых ККТ, привлекая для участия в таких проверках специалистов;
- направляют замечания и предложения о качестве технического обслуживания и ремонта ККТ органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
- рассматривают жалобы, связанные с применением ККТ;
Юридические лица, осуществляющие продажу ККТ, вправе продавать ККТ только в те регионы, где имеются Центры технического обслуживания ККТ соответствующих моделей.
В случае необходимости один потребитель вправе продать ККТ другому потребителю в соответствии с законодательством Российской Федерации, при наличии соответствующей отметки налоговых органов о снятии с учета по месту предыдущей регистрации. Продаже ККТ с «электронной контрольной лентой защищенной» (ЭКЛЗ) должно предшествовать снятие ЭКЛЗ с контрольно-кассовой машины и передача снятой ЭКЛЗ новому пользователю для хранения в установленном порядке.
Правила использования ЭКЛЗ изложены в «Методических указаниях по применению электронных контрольных лент защищенных в контрольно-кассовых машинах» (утверждены Протоколом заседания ГМЭК от 25 июня 2002 года №4/69-2002 «О решениях государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам») (далее Методические указания). Методические указания предназначены как для пользователей ККТ, так и для экспертных организаций по ККТ и организаций, осуществляющих контроль за применением ККТ.
Вышеназванные Методические указания содержат разделы по следующим вопросам:
- Цели и способы криптографической защиты фискальных данных в ККТ.
- Порядок поставки, установки, замены и хранения ЭКЛЗ.
- Функционирование ККТ с ЭКЛЗ.
- Порядок оформления документов при применении ККТ с ЭКЛЗ.
- Контроль за функционированием ККТ по информации, зарегистрированной в ЭКЛЗ.
Кроме того, в приложении к Методическим указаниям приведены примеры отчетных документов из ЭКЛЗ.
Помимо продажи, допускается передача ККТ в аренду организациям, применяющим ККТ, с последующей их регистрацией в налоговых органах.
Приобретение ККТ оформляется договором купли-продажи ККТ с продавцами, или договором об аренде с владельцем ККТ.
Пользователю, после приобретения ККТ, необходимо:
- заключить договор на техническое обслуживание и ремонт ККТ с Центром технического обслуживания;
- зарегистрировать ККТ в налоговых органах.
Эксплуатация ККТ допускается только после ее постановки на техническое обслуживание в Центре технического обслуживания и регистрации в налоговых органах;
В случае нарушения данного положения налоговые органы имеют право налагать штраф на потребителя как за неиспользование ККТ.
О государственном реестре ККТ (порядок ведения).
«Положение о порядке ведения Государственного реестра контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации» (утверждено Решением ГМЭК от 22 октября 1993 года, Протокол №3) содержит следующие разделы:
- Общие положения;
- Условия внесения контрольно-кассовых машин в Государственный реестр;
- Порядок внесения контрольно-кассовых машин в Государственный реестр.
Государственный реестр контрольно-кассовой техники, используемой на территории Российской Федерации, формируется и ведется в соответствии с Законом №54-ФЗ.
Государственный реестр представляет собой совокупность сведений о моделях ККТ, допущенных к использованию на территории Российской Федерации, имеющих одну или несколько версий. Включение в Государственный реестр означает внесение по решению Государственной комиссии в этот реестр наименования модели ККТ, данных о ее версии (версиях) и иных сведений, установленных Положением о Государственном реестре ККМ.
В связи с вступлением в действие Закона от №54-ФЗ, контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке при осуществлении денежных расчетов в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг: в супермаркетах и магазинах, в ресторанах и кафе, на авто заправках, в маршрутных такси и так далее.
Еще раз напоминаем, что кассовый аппарат можно использовать только при его оснащении фискальной памятью. При выборе ККТ следует обратиться к информации Государственного реестра Российской Федерации, который содержит перечень моделей, допущенных к использованию (применению).
Кроме уже названного Реестра существует Классификатор контрольно-кассовых машин, которым также определены модели кассовых аппаратов, допускаемых к применению в тех или иных отраслях.
О классификаторе ККМ – смотрите:
Письмо Роскомторга от 25 июля 1995 года №11/8-109-2 «О решении ГМЭК по контрольно-кассовым машинам от 23 июня 1995 года» (вместе с «Классификатором контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации»);
Письмо Госналогслужбы Российской Федерации от 5 февраля 1998 года №ВК-6-16/84 «О классификаторе ККМ, используемых на территории Российской Федерации» с приложением Классификатора ККМ, используемых на территории Российской Федерации, в том числе:
1. ККТ для торговли;
2. ККТ для сферы услуг;
3. ККТ для торговли нефтепродуктами и газовым топливом;
4. ККТ для отелей и ресторанов,
а также Перечня моделей ККТ, включенных в Государственный реестр ККТ.
О государственной регистрации ккт в налоговых органах.
Порядок и условия регистрации ККТ (в том числе применение регистрационных регистров) осуществляется в соответствии с Законом №54-ФЗ (статья 4).
До принятия соответствующих постановлений Правительства Российской Федерации налоговые органы обязаны осуществлять регистрацию допущенной в установленном порядке к использованию на территории Российской Федерации контрольно-кассовой техники, в том числе ККТ допущенной к применению до принятия Закона №54-ФЗ.
В соответствии с «Порядком регистрации контрольно - кассовых машин в налоговых органах» (утвержден Приказом ГНС Российской Федерации от 22 июня 1995 года №ВГ-3-14/36 «Об утверждении порядка регистрации контрольно - кассовых машин в налоговых органах») территориальным налоговым органам предписано:
- обеспечить регистрацию ККТ всеми организациями, их филиалами и обособленными подразделениями, а также индивидуальными предпринимателями, в строгом соответствии с указанным Порядком;
- принимать к регистрации ККТ только при наличии у их владельцев договоров с центрами технического обслуживания и ремонта ККТ.
Порядок регистрации ККТ в налоговых органах, дублируя требование законодателя - часть 2 пункта 1 статьи 4 Закона №54-ФЗ, предписывает субъектам, осуществляющим торговые операции или оказание услуг, подавать соответствующее заявление в налоговый орган по месту регистрации ККТ. К заявлению прилагаются технический паспорт ККТ и договор на техническое обслуживание и ремонт Центром технического обслуживания.
Налоговый орган после проверки достоверности данных, указанных в заявлении организации, не позднее 5 дней с момента подачи заявления производит регистрацию ККТ. Регистрация производится путем внесения сведений о ККТ в «Книгу учета контрольно-кассовых машин» организаций.
Налоговый орган одновременно с регистрацией ККТ выдает организации Карточку регистрации ККТ в налоговом органе по установленной форме, также возвращает паспорт на регистрируемую ККТ и договор на техническое обслуживание и ремонт.
В случае необходимости замены действующих ККТ другими, либо установки дополнительных машин, пользователь ККТ обязан до ввода их в эксплуатацию подать в налоговый орган заявление о регистрации новых машин и снятии с учета зарегистрированных ранее.
Налоговый орган, получивший заявление организации о замене ККТ, производит в 5-дневный срок регистрацию новых и снятие с учета изымаемых из эксплуатации в данной организации ККТ и выдает организации карточки на вновь зарегистрированные ККТ в соответствии с положениями Порядка регистрации ККТ в налоговых органах.
Во всех случаях, когда ККТ выбывает из обращения пользователя, она подлежит снятию с учета. Этому также предшествует подача соответствующего заявления в налоговый орган. Налоговый орган, получив заявление, производит снятие ККТ с учета, о чем делается отметка в Карточке регистрации ККТ, которая заверяется подписью должностного лица налогового органа, ответственного за регистрацию, и скрепляется печатью.
Об окончании установленного срока применения конкретных ККТ налоговые органы уведомляют пользователя ККТ за 30 дней до истечения срока.
По окончании срока применения модели ККТ, указанного в Государственном реестре ККТ, используемой на территории Российской Федерации, налоговые органы снимают с учета ККТ этих моделей. Карточка регистрации ККТ хранится в организации по месту установки ККТ в течение всего срока ее эксплуатации. Предъявляется по требованию представителей налогового органа и других организаций, осуществляющих контроль за применением ККТ, и возвращается налоговому органу при снятии ККТ с регистрации.
В налоговом органе Карточка регистрации ККТ хранится в течении трех лет после снятия контрольно - кассовой машины с учета.
О порядке эксплуатации ккт при осуществлении денежных расчетов с населением.
Учитывая положения пункта 1 статьи 2 и статьи 5 Закона №54-ФЗ об условиях применения ККТ, а также принимая во внимание важность и достаточно подробное изложение порядка применения ККТ в нормативном правовом акте, авторы считают необходимым привести в настоящей книге текст (с незначительными сокращениями и извлечениями, не влияющими на общее содержание) документа – «Типовые правила эксплуатации контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (утверждены Письмом Минфина Российской Федерации от 30 августа 1993 года №104), включающего в себя следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Правила эксплуатации.
3. Подготовка кассовых машин к работе.
4. Работа кассира в течение смены.
5. Особенности безналичного расчета с покупателями.
6. Окончание работы на кассовой машине.
7. Обязанности обслуживающих организаций и механика (оператора) по ремонту и техническому обслуживанию кассовых машин.
8. Правила техники безопасности.
Типовые Правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением
В соответствии с Законом РФ «О применении контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» от 18.06.93 №5215-1 Министерство финансов Российской Федерации устанавливает следующие Типовые правила эксплуатации контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением».
Примечание.
Указанный Закон Российской Федерации №5215-1 утратил силу в связи с введение в действие Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
«1. Общие положения
При денежных расчетах с покупателями (клиентами) применяются два типа кассовых машин: электромеханические кассовые машины и электронные контрольно - регистрирующие машины (ЭКРМ). Контрольно - кассовая машина (ККМ) является счетно - суммирующим, вычислительным и чекопечатающим устройством.
На предприятиях разрешается эксплуатация только тех типов ККМ, серийные образцы которых прошли испытания в установленном порядке и внесены в Госреестр.
Ввод в эксплуатацию, техническое обслуживание, ремонт и списание ККМ должны производиться заводами - изготовителями или специализированными предприятиями, техническими центрами, наделенными соответствующими правами по данному роду деятельности.
ККМ, используемые для денежных расчетов с населением, подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия.
Контроль за соблюдением правил использования ККМ, за полнотой учета выручки денежных средств на предприятиях осуществляют налоговые службы».
В соответствии с положениями статьи 7 Закона №54-ФЗ, контроль за применением ККТ возложен на подразделения налоговых органов, в функции которых входит:
- осуществление контроля за соблюдением организациями и индивидуальными предпринимателями требований Федерального закона;
- осуществление контроля за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей;
- проверка документов, связанных с применением организациями и индивидуальными предпринимателями ККТ, получение необходимых объяснений, справок и сведений по вопросам, возникающим при проведении проверок;
- проверка выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков;
- наложение штрафов в случаях и порядке, которые установлены КоАП РФ, на организации и индивидуальных предпринимателей, нарушающих требования Закона №54-ФЗ.
Органы внутренних дел взаимодействуют в пределах своей компетенции с налоговыми органами при осуществлении ими указанных в статье 7 Закона №54-ФЗ контрольных функций.
Действия, перечисленных выше полномочий налоговых органов, не распространяются на кредитные организации. Контроль за соблюдением кредитными организациями требований Закона №54-ФЗ осуществляет Центральный банк Российской Федерации.
«2. Правила эксплуатации
2.1. К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие настоящие «Типовые правила». С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности».
Примечание.
Министерство труда и социального развития Российской Федерации (Постановление Минтруда Российской Федерации от 31 декабря 2002 года №85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности») утвердило:
- Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества;
- Типовую форму договора о полной индивидуальной материальной ответственности;
- Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества;
- Типовую форму договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.
«2.2. На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер (на маркировочной табличке), который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, «Книге кассира - операциониста» и других), а также документах, отражающих перемещение кассовой машины (отправку в ремонт, передачу другому предприятию и тому подобное).
2.3. Кассовая машина должна иметь паспорт установленной формы, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах. В паспорте указываются реквизит данного клише с обозначением наименования предприятия и номера кассы.
2.4. Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может производиться при вводе в эксплуатацию новой машины и при инвентаризации, а при необходимости, в случае ремонта денежных счетчиков в мастерских только по согласованию с контролирующей организацией с обязательным участием ее представителя. Под контролирующей организацией понимаются органы Государственной налоговой службы Российской Федерации».
Примечание.
С 28 июля 2004 года вступило в силу положение о преобразовании Министерства по налогам и сборам Российской Федерации (МНС) в Федеральную налоговую службу (ФНС) с передачей его функций Министерству финансов Российской Федерации.
«2.5. Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, контроль счетчиков до и после их перевода на нули оформляется актом по форме №26 в двух экземплярах, один из которых, как контрольный, передается в бухгалтерию контролирующей организации, а второй остается в данном предприятии (магазине, кафе и прочем)».
Примечание.
С 1 января 1999 года взамен формы №26 введена в действие форма №КМ-1, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (Письмо МНС Российской Федерации от 27 августа 1999 года №ВГ-6-16/685 «Об унифицированных формах первичной учетной документации»).
«2.6. Передача машины в другое предприятие или мастерскую для ремонта и обратно производится по накладной и оформляется актом по форме №27, в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Накладная и акт не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию предприятия. Соответствующая отметка об этом делается в «Книге кассира – операциониста» в конце записи за день. Вместе с машиной передается и ее паспорт, в котором дается соответствующая запись».
Примечание.
С 1 января 1999 года взамен формы №27 введена в действие форма №КМ-2, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (Письмо МНС Российской Федерации от 27 августа 1999 года №ВГ-6-16/685 «Об унифицированных формах первичной учетной документации»).
«2.7. При ремонте денежных счетчиков непосредственно в предприятиях также составляется акт по форме №27 с записью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.
2.8. Запасные машины до ввода их в эксплуатацию хранятся хорошо смазанными для защиты от коррозии, закрытыми чехлами на полках или стеллажах. Климатические параметры помещения должны соответствовать указанным в руководстве по эксплуатации.
3 Подготовка кассовых машин к работе
3.1. Ввод в эксплуатацию новых машин производит механик из организации, осуществляющей гарантийное и техническое обслуживание и ремонт данного типа машин. При вводе в эксплуатацию электронных контрольно - регистрирующих машин и кассовых терминалов необходимо присутствие программиста - электроника. Механик (программист) должен иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин данного типа и предъявлять его руководству предприятия, учреждения.
3.1.1. При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально ответственные лица.
3.2. Механик по ремонту кассовых машин (при необходимости программист-электроник) производит проверку исправности, опробование кассовой машины в работе и оформляет передачу ее в эксплуатацию, заполняя все данные в заводском паспорте.
Механик обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла либо ввести его в программу машины.
3.3. До включения кассовых машин в действие замок должен быть закрыт, а ключ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули) хранится у директора предприятия. Ключи для перевода денежных счетчиков на нули передаются директором (заведующим) предприятия контролирующей организации - налоговой инспекции, где хранятся в сейфах и выдаются по письменному распоряжению руководителя и главного бухгалтера этой организации специалисту, уполномоченному лицу для проведения проверки.
3.4. На кассовую машину администрация заводит «Книгу кассира – операциониста» по форме №24, которая должны быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако «Книга кассира – операциониста» не заменяет кассового отчета (форма №25)».
Примечание.
С 1 января 1999 года взамен формы №24 введена в действие форма №КМ-4, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (Письмо МНС Российской Федерации от 27 августа 1999 года №ВГ-6-16/685 «Об унифицированных формах первичной учетной документации»).
С 1 января 1999 года взамен формы №25 введена в действие форма №КМ-7, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (Письмо МНС Российской Федерации от 27 августа 1999 года №ВГ-6-16/685 «Об унифицированных формах первичной учетной документации»).
«3.5. При установке кассовых машин на прилавках магазинов или для работы официанта «Книга кассира – операциониста» ведется по сокращенной форме №24-а».
Примечание.
С 1 января 1999 года взамен формы №24-а введена в действие форма №КМ-5, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (Письмо МНС Российской Федерации от 27 августа 1999 года №ВГ-6-16/685 «Об унифицированных формах первичной учетной документации»).
«3.6. Допускается ведение общей книги на все машины. В таком случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс (№№1, 2, 3 и так далее) с указанием в числителе - заводского номера кассовой машины, показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и тому подобному) и заверяются подписью представителя администрации предприятия.
Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, директора (заведующего) и главного (старшего) бухгалтера.
3.7. Паспорт кассовой машины, «Книга кассира – операциониста», акты и другие документы хранятся у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.
3.8. Перед началом работы на кассовой машине:
кассир получает у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под роспись).
3.8.1. Директор (заведующий) предприятия либо его заместитель, дежурный администратор обязан:
- открыть замок привода и счетчиков машины и вместе с кассиром снять показания (получить отчетную ведомость) секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в «Книгу кассира – операциониста» за предыдущий день;
- убедиться в совпадении показаний и занести их в книгу за текущий день на начало работы и заверить своими подписями;
- оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), данные на контрольной ленте заверить подписями и закрыть замок показаний денежных счетчиков;
- выдать кассирам (контролерам - кассирам, продавцам, официантам) ключи от замка привода машины;
- дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и тому подобному;
- обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями, а также чековыми лентами соответствующих размеров, красящей лентой и другими расходными материалами, предусмотренными для данного типа машины;
- дать указание кассиру (контролеру - кассиру, продавцу, официанту и другим) о начале работы, убедившись в исправности машины и готовности рабочего места к началу работы.
3.8.2. Кассир (контролер - кассир, продавец, официант и другой) обязан:
- проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;
- включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;
- напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;
- нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;
- протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны покупателя (клиента) табличку со своей фамилией;
- разместить необходимый для работы инвентарь (микрокалькулятор).
4. Работа кассира в течение смены
4.1. Кассир-операционист или другое материально ответственное лицо (контролер-кассир, официант, продавец, буфетчик, приемщик заказов и другое) обязаны:
- обеспечить тщательный уход и бережное обращение с машиной, содержать ее в чистоте и порядке;
- осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин;
- для одного покупателя (клиента) определить общую сумму покупки, услуги по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и назвать ее покупателю (клиенту);
- получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар, в предприятиях общественного питания обозначенной в меню, или ценников в следующем порядке:
а) четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);
б) напечатать чек - при расчетах с использованием контрольно - кассовой машины;
в) назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).
4.2. Чеки контрольно - кассовых машин на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю (клиенту). Кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями (клиентами) чекам только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя и только по чеку, выданному в данной кассе.
4.3. В случае ошибки кассира - операциониста:
- при вводе суммы и невозможности погашения чека в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены;
- в выдаче сдачи покупателю (клиенту) при возникновении спора покупатель имеет право потребовать у администрации снятия кассы;
- составить и оформить совместно с администрацией предприятия акт по форме №54 о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, погасить их, наклеить на лист бумаги и вместе с актом сдать в бухгалтерию (где они хранятся при текстовых документах за данное число)».
Примечание.
С 1 января 1999 года взамен формы №54 введена в действие форма №КМ-3, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (Письмо МНС Российской Федерации от 27 августа 1999 года №ВГ-6-16/685 «Об унифицированных формах первичной учетной документации»).
«- записать в «Книгу кассира – операциониста» суммы, выплаченные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, и количество напечатанных на день нулевых чеков;
- кассир-операционист не имеет права: снимать кассу без разрешения администрации;
- не выдавать кассовый чек покупателю (клиенту).
4.4. В случае установки кассы на рабочем месте продавца, приемщика заказов на них распространяются обязанности кассира - операциониста.
4.5. Кассир имеет право:
- в течение смены по указанию директора (зам. директора) изменять шифр, применять штампы и оттиски «погашено», «счет», «контроль» и тому подобное;
- получать распечатки по кассовой машине;
- изменять совместно с программистом (оператором) шифр в кассовой машине.
При возникновении неисправностей кассир обязан:
- выключить кассовую машину;
- вызвать с помощью установленной в кабине сигнализации представителя администрации;
- совместно с представителем администрации определить характер неисправности;
- в случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва контрольной ленты совместно с представителями администрации проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек (если чек не вышел, вместо него получить нулевой), указав на обороте правильную сумму (рубли прописью, копейки цифрами) и после проверки отсутствия пропусков нумерации подписать места обрыва контрольной ленты;
- в случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправности кассовой машины кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в «Книге кассира – операциониста» на данную кассовую машину время и причину окончания работы.
Администрация при невозможности устранения неисправности силами кассира вызывает технического специалиста (механика, программиста, специалиста по электронике, систем управления, связи), сделав соответствующую запись в журнале вызова технического специалиста и регистрации выполненных работ.
4.7. Кассиру запрещается:
- работать без контрольной ленты или склеивать в местах обрыва;
- допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовой машине, кроме директора (заведующего) предприятия, его заместителя, бухгалтера, дежурного администратора и с их разрешения технического специалиста или контролирующее лицо для проверки кассы;
- покидать кассовую кабину без уведомления администрации и не отключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую машину. В случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира;
- самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала (для чего последний должен иметь защиту от несанкционированного доступа);
- не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).
5. Особенности безналичного расчета с покупателями
5.1. Расчет посредством расчетных чеков учреждений Сбербанков.
Расчетный чек имеет серию и номер и представляет собой бланк установленного образца. На нем указывается сумма, на которую выдан чек (цифрами и прописью), фамилия, имя и отчество владельца чека, реквизиты учреждения банка, выдавшего чек, и срок действия чека. Расчетный чек заверяется подписями работников банковского учреждения и гербовой печатью с указанием даты выдачи.
При предъявлении расчетного чека в уплату за товар контролер-кассир проверяет соответствие бланка чека установленному образцу, отсутствие подчисток, исправлений текста и суммы чека, соответствие контрольных цифр сумме, записанной на чеке, срок действия чека, наличие четкого оттиска гербовой печати и подписей работников банковского учреждения, после чего удостоверяется в личности предъявителя чека по паспорту или заменяющему паспорт документу.
Предприятие торговли несет материальную ответственность за прием и уплату за товар расчетного чека, заполненного с нарушениями «Инструкции о порядке применения расчетных чеков».
После проверки и принятия расчетного чека в уплату за товар контролер-кассир ставит на обороте штамп с текстом «Чек принят в уплату за товар», с указанием номера и наименования магазина и даты приема чека, расписывается на штампе, а также отмечает в специальной ведомости данные о предъявленном покупателем паспорте или заменяющем его документе. После чего пробивает сумму, указанную в чеке, через кассовую машину на вторую секцию (пароль), по которой пробиваются только безналичные расчеты, и выдает кассовый чек.
Расчетные чеки (относится и к чековым книжкам), принятые в уплату за товары, магазин сдает в обслуживающее его учреждение банка вместе с денежной выручкой через инкассатора банка.
5.2. Расчет посредством чековых книжек.
Чековая книжка выписывается на любую сумму в пределах имеющихся средств вкладчика на счете в банковском учреждении.
Чековая книжка - именной документ. В ней указываются фамилия, имя и отчество владельца, номер отделения банка, выдающего книжку, количество чеков, имеющихся в книжке, их серия и собственные номера. Указываются также номер счета, на основании которого выдана чековая книжка, и сумма, на которую она выдана. Дата и срок действия книжки заверяются подписями работников банковского учреждения и печатью этого учреждения. Чековая книжка имеет установленный срок действия, который может быть продлен, о чем делается соответствующая запись, которая заверяется подписью работника банковского учреждения и печатью.
На каждом чеке указаны порядковый номер, серия и собственный номер чека, а на оборотной стороне - номер банковского учреждения, его местонахождение, номер счета по вкладу и другие данные, относящиеся к банковскому учреждению. Каждый чек имеет в книжке корешок под тем же номером.
При покупке товара владелец чековой книжки заполняет чек и корешок к нему. Заполненный чек, не отделенный от чековой книжки, вместе с паспортом предъявляется кассиру в уплату за товар.
При приемке чека кассир удостоверяется в личности владельца чековой книжки и сверяет данные с соответствующей записью на оборотной стороне чека и заверяет эту подпись своей подписью. Проверяет срок действия чековой книжки, а также правильность заполнения аналогично изложенному при работе с чеками.
Правильно заполненный чек в уплату за товар принимает кассир, отделив его от чековой книжки. Делает отметку (проставляет оттиск штампа магазина) на обороте чека с указанием даты его приема (месяц прописью) и расписывается. При подготовке выручки к сдаче в банк на оборотной стороне препроводительной ведомости и накладной к сумме с денежной выручкой в графе «Перечень предъявленных чеков» указывают номера и серии чеков, номер счета и наименование чекодателей, сумму каждого чека и общую сумму всех чеков.
5.3. Расчет посредством кредитных карточек.
Кредитная карточка - пластиковый прямоугольник с магнитной полосой, которая вмещает данные, необходимые для расчетов за товар.
При покупке товара вставляется в щель кассовой машины системного кассового терминала, имеющего связь с банком, по каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки или услуги). После чего карточка возвращается владельцу. При вводе кредитной карточки в машину набирается личный код, известный только владельцу.
6. Окончание работы на кассовой машине
6.1. При закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:
- подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
- составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной - двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).
Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы.
Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в «Книгу кассира – операциониста».
По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром - операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно - кассовой машины.
После снятия показания счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в «Книге кассира – операциониста» и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.
6.2. При расхождении фактическая сумма выручки определяется путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте. При расхождении результатов сложения сумм на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель администрации с кассиром должен выяснить причину расхождений.
Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы «Книги кассира – операциониста».
По результатам проверки администрация предприятия в случае недостачи денежных средств должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.
6.3. Закончив оформление кассовых документов, кассир производит:
- межремонтное обслуживание машины и готовит ее к следующему дню в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип кассовой техники.
Кассиры (контролеры - кассиры, продавцы, официанты и другие), работающие на кассовых машинах, должны быть снабжены следующими принадлежностями по уходу за ними:
- щетками для чистки шрифтов чекопечатающего механизма;
- кистями для окраски подушек и валиков чекопечатающего механизма;
- пинцетами для изъятия застрявших чековых лент;
- формалином или другими средствами для периодической дезинфекции денежных ящиков кассовых аппаратов;
- соответствующими ключами к кассовым машинам.
Ключ для гашения технических прогонов должен находиться у старшего кассира.
После проведения технического обслуживания кассир:
- закрывает кассовую машину чехлом, предварительно отключив от питающей сети;
- сдает ключи от кассовой машины, кассовой кабины директору (заведующему) предприятия, дежурному администратору или старшему (главному) кассиру на хранение под расписку.
Старший (главный) кассир после получения всех необходимых документов составляет сводный отчет по форме №25 за текущий день».
Примечание.
С 1 января 1999 года взамен формы №25 введена в действие форма №КМ-7, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (Письмо МНС Российской Федерации от 27 августа 1999 года №ВГ-6-16/685 «Об унифицированных формах первичной учетной документации»).
«Сводный отчет вместе с актами, приходными, расходными ордерами передается им в бухгалтерию до начала работы следующей смены.
6.4. Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально - ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.
Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи - до окончания рассмотрения дела.
Данные в памяти вычислительной машины уничтожаются в сроки (3 года) не меньше вышеуказанных для электромеханических касс.
Ответственность за хранение в течение указанного срока кассовых чеков, копий товарных чеков, контрольных лент и сохранение информации памяти машин несут директора (заведующие) и владельцы предприятий.
После окончания установленного срока хранения использованные кассовые чеки, копии товарных чеков, контрольные ленты, распечатки сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья.
В городах с развитой сетью торговых предприятий, оснащенных большим количеством контрольно - кассовых машин, следует организовывать и обеспечивать деятельность республиканских (республик в составе РФ) и региональных (краевых, областных, межрегиональных, районных, городских) технических центров по их ремонту и обслуживанию.
7.1. Технический центр обязан:
- направить представителя на предприятие (по его заявке) для вскрытия заводской упаковки и расконсервации приобретенной контрольно - кассовой машины;
- обеспечить входной контроль новых кассовых машин, поступающих с заводов - изготовителей; провести необходимые работы по расконсервации, регулировке и техническому освидетельствованию, диагностике;
- обеспечить надежное закрепление маркировочной таблички с заводским номером машины, исключающее ее замену;
- опломбировать кассовые машины совместно с налоговой инспекцией;
- изготовить и установить фирменное клише с наименованием торгового предприятия и номером расчетного узла (кассы) или ввести его программным методом;
- произвести ввод машин в эксплуатацию и принять на техническое обслуживание;
- производить ежегодное техническое обслуживание, технические освидетельствования и все виды ремонтов;
- проводить списание изношенных и морально устаревших кассовых машин, их разборку и утилизацию.
Техническое обслуживание машин осуществляется для поддержания в постоянной исправности, предупреждения выхода из строя при эксплуатации и продления срока службы. При организации технического обслуживания руководствуются соответствующими ГОСТами. Техническое обслуживание означает строгое соблюдение предусмотренных для каждого типа машин структуры планово-предупредительных ремонтов (ППР) и межремонтных сроков и включает: межремонтное обслуживание, осмотр машины, текущий и капитальный ремонты.
Межремонтное обслуживание производится кассирами ежедневно.
7.2. Обязанности механика по ремонту и техническому обслуживанию кассовых машин.
Механик проводит плановые технические осмотры, включающие проверку состояния механизмов машины, устранение мелких неисправностей.
7.2.1. Механик обязан:
- предъявлять директору или представителю администрации или главному кассиру предприятия служебное удостоверение с фотокарточкой и с разрешения администрации предприятия произвести в присутствии кассира (контролера - кассира, продавца, официанта и других) и главного (старшего) кассира осмотр и ремонт кассовой машины;
- производить периодически осмотр и профилактический ремонт кассовой машины в соответствии со структурой ППР данной модели, смазку всех трущихся деталей и проверку работы чекопечатающего механизма (подачу чековой и контрольной ленты), работу нумератора, красящего приспособления, замков и других механизмов кассовой машины;
- проверить блокировки машины;
- заполнить журнал вызова технических специалистов и регистрации выполненных работ, сделав записи о проведенных работах в журнале и паспорте машины;
- по окончании ремонта опломбировать (в случае снятия пломбы) своей пломбой и сообщить в налоговую инспекцию о необходимости пломбировки данной машины (работа на кассовой машине до установки новой пломбы налоговой инспекции запрещается);
- установить и подключить (при необходимости) запасную кассовую машину;
- в случае необходимости ремонта денежных и контрольных счетчиков указать руководству торгового предприятия о необходимости направить машину в ремонт в технический центр (или другую обслуживающую организацию).
7.2.2. Ремонт и техническое обслуживание частными лицами запрещено.
7.2.3. Ремонт кассовых машин производить только после снятия показаний денежных суммирующих и контрольных счетчиков и снятия пломбы с кожуха аппарата (при необходимости).
7.2.4. Показания денежных и контрольных счетчиков по окончании ремонта проверяются, а кожух кассовой машины пломбируется. О результатах проверки машины и опломбирования кожуха составляется с участием механика акт по форме №27».
Примечание.
С 1 января 1999 года взамен формы №27 введена в действие форма №КМ-2, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (Письмо МНС Российской Федерации от 27 августа 1999 года №ВГ-6-16/685 «Об унифицированных формах первичной учетной документации»).
«7.3. Обязанности оператора по ремонту и техническому обслуживанию электронных кассовых терминалов и контрольно - регистрирующих машин.
7.3.1. Специалисты по техническому обслуживанию и ремонту предъявляют директору (заведующему) предприятия, дежурному или главному (старшему) кассиру служебное удостоверение с фотокарточкой и, с разрешения администрации предприятия, производят в присутствии кассира (контролера - кассира, официанта) и главного (старшего) кассира осмотр, техническое обслуживание электронного кассового аппарата.
Ввод в эксплуатацию проводится специализированной подрядной организацией по отдельному договору согласно формуляру на кассовую машину.
7.3.2. Внесение изменений в программу работы электронной кассовой машины согласовывается с контролирующей организацией. Ремонт машины производится только после снятия показаний денежных суммирующих и контрольных счетчиков и при необходимости снятия пломбы с кожуха машины.
По окончании ремонта показания денежных и контрольных счетчиков проверяются, а кожух кассового аппарата пломбируется. О результатах проверки и пломбирования кожуха кассовой машины составляется акт по форме №27 с участием директора, кассира - операциониста, специалиста техцентра и представителя налоговой инспекции.
7.3.3. Документы о неисправной работе денежных или контрольных счетчиков и заключение о пригодности электронной кассовой машины для дальнейшей работы или направлении ее в техцентр для ремонта подготавливает программист, заполняет паспорт на машину и журнал вызова технических специалистов и регистрации выполненных работ соответствующими записями.
7.3.4. Настройка механизма печати осуществляется лицами, имеющими квалификационную группу по технике безопасности не ниже третьей. При настройке пользоваться инструкцией по настройке и приемке, руководством по эксплуатации, а при необходимости отдельные работы по технологическому прогону производить в цехах с проверкой на стендах.
7.3.5. Работа по техническому обслуживанию и ремонту проводится специализированной организацией на договорных началах с потребителем. Гарантийный ремонт кассовой машины проводит завод-изготовитель или специализированная организация, имеющая договор с заводом - изготовителем за счет завода - изготовителя.
7.3.6. Обслуживающие (сервисные) службы должны выдавать потребителю технический паспорт машины, а лица, обслуживающие кассовые машины, должны вносить в паспорт следующие данные:
1) дата и время поступления заявки пользователя о ремонте;
2) дата и время начала ремонта;
3) общее описание результатов осмотра внешних повреждений машины (наличие или отсутствие печати на ленте обшивки машин и так далее);
описание проявлений (признаков) отказов, сбоев и тому подобное;
4) описание действий по ремонту или техническому обслуживанию машины, с вывозом машины из места ее установки или без вывоза;
5) номер последнего выданного чека;
6) дата и время окончания работы и подпись лица, выполняющего обслуживание;
7) дата и время обратной доставки машины в случае, если работы производились не в месте установки машины.
8. Правила техники безопасности
8.1. При работе и техническом обслуживании кассовой машины необходимо кассиру - операционисту и техническим специалистам выполнять требования в отношении техники безопасности, изложенные в ПТБ, ПТЭ, ПУЭ, а также в руководстве по эксплуатации на данный вид кассовых машин, в том числе:
- рабочее место кассира должно быть оборудовано так, чтобы исключить возможность соприкосновения работающего с токоведущими устройствами, шинами заземления, батареями отопления, водопроводными трубами;
- включать машину в сеть следует через специальную розетку, которая должна быть заземлена;
- не разрешается применять предохранители, не рассчитанные на ток, предусмотренный технической характеристикой данной машины, и включать машину в сеть без предохранителя (заменять предохранитель «жучком»);
- до включения электромеханической машины в сеть необходимо проверить вращение рукоятки ручного привода против часовой стрелки;
- перед включением машины в электросеть надо осмотреть вилку, шнур, розетку и убедиться в их исправности (нет ли обрывов, оголений и тому подобного);
- следует помнить, что у машин с автоматическим открыванием денежного ящика во время выдачи первого чека происходит выталкивание денежного ящика под действием пружин не менее чем на 1/3 его длины;
- не допускается вмешательство в работу машины после ее пуска до окончания рабочего цикла;
- при остановке машины по неизвестной причине, а также при внезапном стопорении (остановка машины при незаконченном рабочем цикле) необходимо отключить ее от сети электропитания. Все работы по проверке электромеханической машины вести, используя ручной привод. При этом не следует применять чрезмерных усилий, чтобы проверить механизмы машины, остановившейся по неизвестной причине;
- запрещается проводить техническое обслуживание машины, включенной в сеть электропитания;
- после окончания работы на машине необходимо отключить электропитание, вынув штепсельную вилку из розетки;
- не следует допускать к работе на машине лиц, незнакомых с правилами работы и техники безопасности.
8.2. В целях обеспечения безопасности работы кассира необходимо оборудовать кабину кассира устройством вызова охраны и администрации, а также предусмотреть аварийное освещение кассовой кабины».
О некоторых вопросах, связанных с применением ККТ.
Применение ККТ при расчетах с индивидуальными предпринимателями.
У организаций, имеющих в числе контрагентов индивидуальных предпринимателей, часто возникают вопросы о том, как правильно оформить расчеты с ними.
Законодатель, в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Закона №54-ФЗ предписывает организациям - при осуществлении наличных денежных расчетов (при получении наличных денег) при продаже товара, выполнении работ или оказании услуг в обязательном порядке применять ККТ, и, следовательно, выдавать клиенту (в том числе и индивидуальному предпринимателю) чек, пробитый по ККТ.
При продаже товаров за наличный расчет нужно иметь в виду, что Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 года №1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке», установившее предельный размер наличными деньгами в сумме 60 000 (Шестьдесят тысяч) рублей по одной сделке, распространяется только на расчеты между юридическими лицами. Поэтому, если один из участников сделки является индивидуальным предпринимателем, то могут быть осуществлены наличные платежи в сумме, превышающей данный лимит. Причем в данном случае не имеет значения, кто кому платит – юридическое лицо предпринимателю или предприниматель юридическому лицу.
Об использовании ККТ при приеме металлолома.
В соответствии с пунктом 1 статьи 2 Закона №54-ФЗ ККТ, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Это правило применяться во всех случаях, кроме указанных в пункте 3 статьи 2 Закона №54-ФЗ, где перечислены виды деятельности, при осуществлении которых организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Освобождение от применения ККТ организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих прием у населения металлолома (абзац 13 пункт 3 статья 2 Закона №54-ФЗ), не предусмотрено, следовательно, наличные денежные расчеты при приеме от населения металлолома должны в обязательном порядке производиться с применением ККТ.
Наличная и безналичная формы оплаты за нефтепродукты.
Предоставление услуг, продажа сопутствующих товаров, отпуск и заправка нефтепродуктами на АЗС осуществляются по наличному и безналичному расчету. Безналичная форма оплаты может быть прямой и косвенной.
Под прямым безналичным расчетом понимается форма оплаты магнитными и чиповыми карточками, с помощью которых денежные суммы переводятся с карты покупателя на счет АЗС.
Под косвенным безналичным расчетом форма оплаты магнитными и чиповыми карточками, талонами, списками и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.
В практике торговли нефтепродуктами используется два вида пластиковых карточек
имеющих учет литража отпуска нефтепродуктов и имеющих учет денег, расходуемых по мере получения нефтепродуктов.
На большинстве АЗС процесс получения нефтепродуктов, а также сопутствующих товаров и услуг при прямой безналичной оплате представляет собой совокупность этапов:
- проверка наличия на карточке покупателя денежных средств, достаточных для оплаты заказываемого у кассира-оператора количества нефтепродуктов, товаров или услуг АЗС;
- при наличии достаточных денежных средств отпуск покупателю нефтепродукта, сопутствующих товаров, услуг. Платежная карточка на время отпуска нефтепродукта, оказания услуг остается у кассира-оператора АЗС;
- по результатам отпуска при использовании ККТ перевод денежных средств с карточки покупателя на счет АЗС и оформление кассовых чеков продажи. Один чек с фискальным логотипом ККТ передается покупателю, второй чек после его подписи владельцем карточки остается на АЗС для подтверждения согласия владельца карточки с суммой перечисления.
При косвенной безналичной оплате за нефтепродукты величина дозы отпуска устанавливается кассиром-оператором на основании заявки получателя нефтепродукта до начала отпуска. Получатель нефтепродукта обязан выбрать заданную им дозу полностью независимо от фактически свободной емкости бака автомобиля. В противном случае канал управления ТРК будет заблокирован, а топливораздаточная колонка выведена из сети.
Следует напомнить, что в соответствии с Законом №54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники наличные денежные расчеты, при осуществлении торговых операций или оказании услуг, производятся всеми организациями и индивидуальными предпринимателями с обязательным применением ККТ. В связи с этим, при отпуске товаров (оказании услуг) на АЗС как за наличный расчет, так и по пластиковым картам, талонам, должен оформляться чек ККТ независимо от того, кто является плательщиком товаров (услуг) АЗС - физическое или юридическое лицо. Ведь нефтепродукты на АЗС фактически всегда получает физическое лицо - водитель, которому юридическое лицо предоставило право на получение нефтепродукта.
Действующими в настоящее время Техническими требованиями к электронным контрольно-кассовым машинам для сферы торговли нефтепродуктами не предусмотрено формирование отчетных документов контрольно-кассовыми машинами по видам платежных документов.
Если на одной и той же АЗС наряду с использованием талонов (или других видов безналичных расчетов) ведутся расчеты и за наличные денежные средства, отпуск нефтепродуктов без применения ККТ недопустим. Отпуская нефтепродукты населению и за наличные денежные средства, и за талоны, АЗС работают в обоих случаях на одном и том же оборудовании и по единой технологии, то есть оператор должен дать команду с клавиатуры ККТ о начале и величине отпуска независимо от вида оплаты.
О возврате денежных средств по неиспользованным чекам при оплате нефтепродуктов на АЗС.
Общий порядок возврата денежных средств покупателю по неиспользованным чекам ККТ предусмотрен Типовыми правилами эксплуатации контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждено Письмом Минфина Российской Федерации от 30 августа 1993 года №104).
Возврат денежных средств оформляется актом формы №КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.
С помощью ККТ возможно оформить и возврат денежных средств покупателю в случае неполного отпуска нефтепродуктов по талонам.
Как правило, на АЗС применяется один из вариантов регистрации возврата денежных средств с использованием ККТ:
- покупатель предъявляет кассиру неиспользованный чек на оплаченную дозу нефтепродукта. На ККТ оформляется чек возврата на всю денежную сумму неиспользованного чека. Одновременно оформляется новый чек на фактически отпущенное количество нефтепродукта. Последние две операции фиксируются в отделе ККТ, запрограммированном для регистрации возвратов. Покупателю передается чек на фактически отпущенное количество нефтепродукта и денежные средства за недополученную дозу нефтепродукта, а неиспользованный чек и чек возврата актируются по окончании смены. Обратите внимание: чеки обязательно должны иметь одинаковые номера. Очевидным недостатком этого варианта является внесение в фискальную память данных двух чеков - неиспользованного и на фактически отпущенное количество нефтепродукта, что в среднем приводит почти к 10-процентному отличию величин реальной выручки АЗС и выручки по данным фискальной памяти.
- кассир оформляет чек возврата на стоимость недополученной дозы нефтепродукта, который по окончании смены актируется. При возврате денежных средств покупателю за недополученный нефтепродукт в чеке продажи указывается фактически уплаченная покупателем денежная сумма за отпущенный нефтепродукт с подписью кассира и печатью АЗС.
Торговая организация может иметь только одну главную кассу и в зависимости от количества ККТ - несколько операционных.
Формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ (с приложением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации), утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».
Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утверждено Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»).
Любая покупка, осуществленная в розничной организации торговли, фиксируется при помощи контрольно-кассовой техники. Такое требование установлено Законом №54-ФЗ. И независимо от того, получил ли продавец от покупателя наличные деньги или последний рассчитался пластиковой картой, сумма покупки будет зафиксирована на ККТ.
При этом суммы наличных денежных средств, сданных кассиром-операционистом в конце дня, не будут совпадать с показаниями суммирующего счетчика ККТ. Эти суммы будут расходиться на сумму выручки от продажи товаров с использованием пластиковых карт, ведь при использовании такого вида расчетов торговая организация не получает наличные деньги.
Для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой технике в торговой организации применяется унифицированная форма первичной учетной документации «Журнал кассира - операциониста».
Данный журнал также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Сумма выручки, полученной за товары, расчеты за которые произведены с использованием платежных карт, может быть указана в графе 13 «сдано/оплачено по документам». Заполняя кассовую книгу, бухгалтер на эту сумму не выписывает приходный кассовый ордер, поскольку в этом случае организация не получает наличные деньги. Следовательно, на суммы, оплаченные по платежным картам, чек целесообразно пробивать на отдельную секцию ККТ. В этом случае в Z-отчете эти суммы будут отражаться отдельно.
Для полного представления о правовом регулировании обращения банковских карт и о практике применения пластиковых крат (как платежного средства) рекомендуем ознакомиться с книгой «Расчеты с использованием пластиковых карт», ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ – АУДИТ».
Что предпринять, когда происходит отключение электроэнергии.
Законом №54-ФЗ (пункт 3 статьи 2) определены случаи, при которых контрольно-кассовая техника может не применяться. При этом возможность неприменения ККТ и выдачи квитанций в случае отключения электроэнергии законодатель не предусмотрел.
Учитывая изложенное, организации и предприниматели в случае отключения электроэнергии:
- должны прекратить торговлю - получать деньги за товар, за услуги;
- принести устные извинения покупателям (клиентам) за доставленные неудобства и объяснить причину (или сделать тоже самое, обеспечив наличие «письменных» объявлений в доступных для клиентов местах).
Аналогичная точка зрения отражена в Письме ФНС РФ от 19 апреля 2005 года № 22-3-11/611@.
Более подробно с вопросами, касающимися кассовых операций и осуществления денежных расчетов без применения ККТ, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кассовые операции. Контрольно-кассовая техника».