Учет компьютерной техники

Автор: Мишанина М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Компьютеры прочно вошли в нашу жизнь и используются повсеместно, в том числе для организации учебного процесса. Поэтому расходы, связанные с их приобретением, составляют значительную долю в общей сумме затрат образовательных учреждений. В материале рассмотрены особенности учета компьютеров и комплектующих к ним.

Способы учета компьютеров

Исходя из положений п. 7, 8 СГС «Основные средства» компьютер соответствует критериям признания его объектом основных средств, поскольку:

• имеет срок полезного использования более 12 месяцев;

• выполняет определенные самостоятельные функции;

• принадлежит учреждению на праве оперативного управления и используется в его деятельности неоднократно или постоянно;

• при его использовании возможно получение экономических выгод или полезного потенциала;

• первоначальная стоимость объекта может быть надежна оценена.

Единицей учета основных средств является инвентарный объект, которым может быть (п. 45 Инструкции № 157н, п. 9, 10 СГС «Основные средства»):

• объект имущества со всеми приспособлениями и принадлежностями;

• отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения самостоятельных функций;

• обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, который предназначен для выполнения определенной работы. Таким комплексом признается один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных в единый комплекс (на одном фундаменте), в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно;

• часть объекта имущества, в отношении которой самостоятельно можно определить период поступления будущих экономических выгод, полезного потенциала;

• часть имущества, которая имеет отличный от остальных его частей срок полезного использования и стоимость которой составляет значительную величину от общей стоимости объекта имущества.

При этом объекты основных средств, срок полезного использования которых является одинаковым, а стоимость которых не признается существенной (например, компьютерное оборудование), могут объединяться в один инвентарный объект и признаваться комплексом объектов основных средств согласно учетной политике учреждения (п. 10 СГС «Основные средства»).

Компьютер представляет собой сложное техническое устройство, состоящее из монитора, системного блока, клавиатуры, мыши и других комплектующих. На основании приведенных норм законодательства его можно принять к учету в качестве:

1) комплекса конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единый инвентарный объект. Такой способ учета применим в случае приобретения компьютера в полной комплектации либо при покупке отдельных комплектующих (запасных частей) для последующей сборки компьютера – автоматизированного рабочего места. При этом любое перемещение составных частей компьютера будет рассматриваться как разукомплектация основного средства;

2) нескольких самостоятельных объектов. При этом способе учета мониторы и системные блоки учитываются в составе основных средств, а клавиатура, мышь и другая периферия – в составе материальных запасов. Такое возможно, например, в случае, когда мониторы и системные блоки планируется эксплуатировать в составе различных комплектаций компьютерного оборудования либо когда указанные объекты приобретаются в разное время, имеют разный срок полезного использования и их стоимость является значительной относительно стоимости других комплектующих компьютера.

Обратите внимание: соответствующий способ учета компьютеров необходимо закрепить в учетной политике.

Выбор КВР и кодов КОСГУ

В соответствии с положениями Порядка № 209н расходы в рамках заключенных образовательными учреждениями договоров (контрактов):

• на приобретение компьютеров в полной комплектации, а также мониторов и системных блоков как самостоятельных объектов основных средств необходимо отражать по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ;

• на покупку комплектующих (запасных частей) для целей капвложений в инвентарные объекты – по подстатье 347 «Увеличение стоимости материальных запасов для целей капитальных вложений» КОСГУ;

• на оплату работ по сборке компьютера, покупку права пользования операционной системой, ее установку и настройку для целей капвложений в инвентарные объекты – по подстатье 228 «Услуги, работы для целей капитальных вложений» КОСГУ;

• на приобретение комплектующих (запасных частей), которые не относятся к капвложениям в инвентарные объекты (например, предназначенные для замены изношенных частей), – по подстатье 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ;

• на оплату работ по ремонту компьютера – по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Указанные расходы, согласно Порядку № 85н, необходимо относить на КВР:

• 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий» – если они осуществляются федеральными казенными учреждениями в рамках утвержденного плана информатизации в сфере информационно-коммуникационных технологий. На уровне субъекта РФ (муниципалитета) данный КВР применяется, только если такое решение принято соответствующим финансовым органом;

• 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» – если они осуществляются государственными (муниципальными) учреждениями (включая казенные, которые не применяют КВР 242).

Бухгалтерский учет компьютеров

Особенности ведения учета инвентарных объектов

Группировка объектов, отнесенных к основным средствам по счетам бухгалтерского учета (применение аналитики по счетам), осуществляется по видам имущества, соответствующим подразделам классификации, установленным Общероссийским классификатором основных фондов (п. 45, 53 Инструкции № 157н).

В ОК 013-2014 (СНС 2008) (утвержден и введен в действие с 01.01.2017 Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2018-ст) для компьютеров и периферийного оборудования предусмотрен код 320.26.2.

При этом согласно примечанию к Классификации основных средств, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, персональные компьютеры относятся к коду 330.28.23.23 «Машины офисные прочие», который включен во вторую амортизационную группу – имущество со сроком полезного использования свыше двух лет до трех лет включительно. Поэтому правильным будет использовать именно этот код ОКОФ.

Конкретные коды для системных блоков и мониторов отсутствуют в ОК 013-2014 (СНС 2008). Исходя из этого комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения самостоятельно принимает решение об отнесении их к определенной группе основных фондов (см. Письмо Минфина РФ от 27.12.2016 № 02-07-08/78243). По мнению автора, указанным объектам, так же как и компьютеру, может быть присвоен код 330.28.23.23.

Обратите внимание: самостоятельно принятые учреждением решения об отнесении основного средства к соответствующей группе кодов ОКОФ целесообразно закрепить в учетной политике.

Таким образом, при выборе данного кода срок полезного использования компьютера, системного блока и монитора будет одинаковым – 36 месяцев.

Отметим, что указанный срок определяется в целях начисления амортизации на объекты основных средств стоимостью более 100 000 руб. (в соответствии с рассчитанными нормами амортизации).

Если стоимость объектов варьируется от 10 000 до 100 000 руб. включительно, амортизация начисляется в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче их в эксплуатацию (пп. «г» п. 39 СГС «Основные средства»).

Объекты стоимостью до 10 000 руб. включительно не амортизируются. При передаче в эксплуатацию их стоимость списывается с балансового учета на забалансовый (пп. «б» п. 39 СГС «Основные средства»).

Кроме того, каждому объекту основных средств (компьютеру, системному блоку, монитору) должен быть присвоен инвентарный номер. Исключение – объекты стоимостью до 10 000 руб. включительно (п. 46 Инструкции № 157н).

В случае если компьютер поставлен на учет как единый самостоятельный инвентарный объект, всем его конструктивно сочлененным предметам (монитору, системному блоку, клавиатуре, мыши, и т. д.) должен быть присвоен одинаковый инвентарный номер.

Инвентарный номер наносится на объект учета краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки, и сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.

Учет операций на счетах бухгалтерского учета

Компьютеры принимаются к бухгалтерскому учету в составе основных средств по их первоначальной стоимости и учитываются на счете 0 101 04 000 «Машины и оборудование». Такая стоимость формируется на счете 0 106 01 000 «Вложения в основные средства» и включает в себя расходы, непосредственно связанные с приобретением (созданием) компьютеров, доведением их до состояния, пригодного к использованию. Полный перечень расходов приведен в п. 15 СГС «Основные средства».

Для учета сумм начисленной на компьютерную технику амортизации предназначен счет 0 104 04 000 «Амортизация машин и оборудования».

Аналогичный порядок учета действует в отношениимониторов и системных блоков, которые принимаются на баланс в качестве самостоятельных инвентарных объектов.

Приобретенные учреждением комплектующие (запасные части), отнесенные к материальным запасам, учитываются на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы». Их первоначальная стоимость формируется на счете 0 106 04 000 «Вложения в материальные запасы» в сумме фактически произведенных вложений, перечень которых приведен в п. 19 СГС «Запасы».

Рассмотрим особенности учета компьютерной техники на конкретных примерах.

Пример 1.

Автономное образовательное учреждение в рамках заключенного с коммерческой организацией контракта приобрело десять компьютеров в полной комплектации на сумму 350 000 руб. (35 000 руб. каждый). Аванс по контракту составил 105 000 руб. (30 % от общей стоимости). Расходы произведены учреждением за счет средств от приносящей доход деятельности.

Компьютеры были учтены в составе иного движимого имущества и введены в эксплуатацию. Учетной политикой учреждения установлено, что амортизационные отчисления по указанным объектам включаются в состав прямых затрат, формирующих себестоимость платных услуг.

На основании Инструкции № 183н в бухгалтерском учете автономного учреждения сформированы следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен аванс поставщику	2 206 31 564	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 244/статья 310 КОСГУ)	105 000
Отражены вложения в основные средства – компьютеры	2 106 31 310	2 302 31 734	350 000
Зачтен ранее перечисленный аванс	2 302 31 834	2 206 31 664	105 000
Произведен окончательный расчет с поставщиком компьютеров (350 000 – 105 000) руб.	2 302 31 834	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 244/статья 310 КОСГУ)	245 000
Приняты к учету компьютеры	2 101 34 310	2 106 31 310	350 000
Начислена 100 %-я амортизация при вводе компьютеров в эксплуатацию	2 109 60 271	2 104 34 411	350 000

Пример 2.

Бюджетное образовательное учреждение за счет средств субсидии на финансовое обеспечение выполнения государственного задания по договору с поставщиком приобрело:

• монитор на сумму 25 000 руб.;

• комплектующие и запасные части для сборки системного блока – 70 000 руб.;

• клавиатуру – 3 000 руб.;

• мышь – 2 000 руб.

В рамках отдельного договора с коммерческой организацией приобретены неисключительные права на программное обеспечение (операционную систему) – 5 000 руб., оплачены услуги по сборке компьютера, установке программного обеспечения – 3 000 руб.

После сборки компьютер принят к учету как единый инвентарный объект и введен в эксплуатацию.

В соответствии с учетной политикой учреждения амортизация по основным средствам начисляется линейным способом, а амортизационные отчисления учитываются в составе прямых затрат.

В бухгалтерском учете указанные операции согласно Инструкции № 174н отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приняты к учету в составе материальных запасов:
Монитор	4 105 36 347	4 302 34 734	25 000
комплектующие (запчасти) для сборки системного блока	4 105 36 347	4 302 34 734	70 000
Клавиатура	4 105 36 347	4 302 34 734	3 000
Мышь	4 105 36 347	4 302 34 734	2 000
Погашена задолженность перед поставщиком (25 000 + 70 000 + 3 000 + 2 000) руб.	4 302 34 834	4 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 244/подстатья 347 КОСГУ)	100 000
Выданы комплектующие (запчасти) для сборки компьютера	4 106 31 310	4 105 36 447	100 000
Отражены расходы:
на покупку операционной системы	4 106 31 310	4 302 28 734	5 000
на оплату услуг по сборке компьютера, установке программного обеспечения	4 106 31 310	4 302 28 734	3 000
Погашена задолженность перед коммерческой организацией (5 000 + 3 000) руб.	4 302 28 834	4 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 244/подстатья 228 КОСГУ)	8 000
Принята стоимость операционной системы к забалансовому учету	Забалансовый счет 01		5 000
Принят к учету компьютер по сформированной стоимости (100 000 + 8 000) руб.	4 101 34 310	4 106 31 310	108 000
Отражено ежемесячное начисление амортизации в течение всего срока полезного использования компьютера* (108 000 руб. / 36 мес.)	4 109 60 271	4 104 34 411	3 000

* Амортизация начисляется начиная с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо его выбытия (п. 86 Инструкции № 157н).

Пример 3.

Бюджетное образовательное учреждение за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, приобрело у поставщика (коммерческой организации):

• монитор на сумму 12 000 руб.;

• комплектующие и запасные части для сборки системного блока – 30 000 руб.;

• клавиатуру – 2 000 руб.;

• мышь – 1 000 руб.

В соответствии с учетной политикой учреждения монитор и системный блок учитываются как самостоятельные объекты основных средств. При этом клавиатура, мышь являются составными частями системного блока. Его сборка произведена силами учреждения.

Компьютерная техника будет использоваться при оказании услуг в рамках выполнения муниципального задания. Амортизационные отчисления по такому имуществу не формируют себестоимость услуг, оказываемых учреждением, и относятся на расходы текущего года.

На счетах бухгалтерского учета указанные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Поступили от поставщика:
монитор	2 106 31 310	2 302 31 734	12 000
комплектующие (запчасти) для сборки системного блока	2 105 36 347	2 302 34 734	30 000
клавиатура	2 105 36 347	2 302 34 734	2 000
мышь	2 105 36 347	2 302 34 734	1 000
Отражены капвложения в объект основных средств – системный блок в размере стоимости:
комплектующих (запчастей) для его сборки	2 106 31 310	2 105 36 447	30 000
клавиатуры	2 106 31 310	2 105 36 447	2 000
мыши	2 106 31 310	2 105 36 447	1 000
Погашена задолженность перед поставщиком:
за монитор	2 302 31 834	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 244/статья 310 КОСГУ)	12 000
за комплектующие (запчасти), клавиатуру и мышь (30 000 + 2 000 + 1 000) руб.	2 302 34 834	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 244/подстатья 347 КОСГУ)	33 000
Приняты к учету в составе основных средств:
монитор	2 101 34 310	2 106 31 310	12 000
системный блок	2 101 34 310	2 106 31 310	33 000
Начислена 100 %-я амортизация при вводе в эксплуатацию:
монитора	2 401 20 271	2 104 34 411	12 000
системного блока	2 401 20 271	2 104 34 411	33 000

Пример 4.

Казенным образовательным учреждением в рамках заключенного договора с поставщиком приобретен монитор стоимостью 6 200 руб. с целью замены неисправного, входящего в состав компьютера – единого инвентарного объекта. Работы по замене старого монитора на новый произведены силами учреждения. По результатам проведения ремонтных работ принят к учету непригодный для дальнейшего использования монитор по справедливой стоимости 2 000 руб.

В бюджетном учете на основании Инструкции № 162н произведены следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Принят к учету монитор, приобретенный для ремонта компьютера	1 105 36 346	1 302 34 734	6 200
Погашена задолженность по договору на поставку монитора	1 302 34 834	1 304 05 346	6 200
Списана стоимость нового монитора при ремонте компьютера (замене старого монитора)	1 401 20 272	1 105 36 446	6 200
Принят к учету старый монитор после проведения ремонтных работ	1 105 36 346	1 401 10 199	2 000

* * *

Компьютерная техника в образовательном учреждении может быть учтена двумя способами:

• как комплекс конструктивно сочлененных предметов (системного блока, монитора, клавиатуры, мыши и т. д.), представляющих собой единый инвентарный объект;

• как набор самостоятельных объектов, из которых мониторы и системные блоки учитываются в составе основных средств, а клавиатура, мышь и другая периферия – в составе материальных запасов.

Применение конкретного способа закрепляется в учетной политике.

Компьютеры принимаются к бухгалтерскому учету в составе основных средств и отражаются на счете 0 101 04 000 «Машины и оборудование». Капвложения в указанные объекты учитываются на счете 0 106 01 000 «Вложения в основные средства».

Комплектующие (запасные части), отнесенные к материальным запасам, отражаются на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы». Их первоначальная стоимость формируется на счете 0 106 04 000 «Вложения в материальные запасы».