Автор статьи: Марина Пак, старший бухгалтер-консультант компании «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», май 2017

Переход на онлайн-кассы привнес изменения в отражение торговых операций в новых редакциях программы «1С:Бухгалтерия предприятия 8». Особое внимание теперь стоит обратить на печать бумажных чеков и отправку электронных чеков.

В связи вступлением в силу Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, организации обязаны перейти на контрольно-кассовую технику (ККТ) с возможностью онлайн-передачи данных.

Начиная с релиза 3.0.45 в программе в «1С:Бухгалтерия 8» реализована возможность подключения торгового оборудования и отправки электронного чека.

Прежде всего необходимо подключить устройство к программе. Для этого переходим в раздел «Администрирование – Подключаемое оборудование». Выбираем тип оборудования «ККТ с передачей данных» и создаем новый элемент справочника. Здесь указываем «Драйвер оборудования», выбрав его из списка поддерживаемых устройств. Поскольку в налоговой инспекции ККТ присваивается определенной организации, то и в «1С» каждая единица ККТ также привязывается к организации. В поле «Серийный номер» вводим заводской номер, указанный на корпусе устройства. Если ККТ будет использоваться в розничной торговле, то можно указать «Склад». В этом случае данная ККТ будет использоваться на данном складе по умолчанию.

Далее переходим к настройкам (кнопка «Настройка» на форме карточки ККТ или в форме списка). Если ранее драйвер для данной модели устройства не был установлен, то будет автоматически предложено его установить.

Обратите внимание! Для работы некоторых моделей ККТ драйвер делится на два компонента: основной и интеграционный. В этом случае из программы «1С:Бухгалтерия 8» устанавливается интеграционный компонент, а основной компонент нужно скачать и установить отдельно с сайта поставщика. При этом следует руководствоваться подсказками драйвера и/или руководством поставщика. Установка этого драйвера не связана напрямую с работой в программе, но необходима для взаимодействия с ККТ.

После установки драйвера задаем настройки: порт, сетевые настройки и другие настройки, характерные для данной модели. Для проверки правильности настроек и работоспособности ККТ нажимаем «Тест устройства». Если устройство подключено корректно, то появится сообщение, затем закрываем форму с помощью кнопки «Записать и закрыть».

В соответствии с актуальной редакцией Федерального закона №54-ФЗ ключевым элементом контрольно-кассовой техники является фискальный накопитель – программно-аппаратное шифровальное (криптографическое) средство. Именно это устройство наряду с долговременным хранением данных обеспечивает шифрование и передачу защищенных фискальных данных оператору фискальных данных (ОФД). Фискальный накопитель подлежит замене по истечению срока действия или по факту исчерпания его ресурса памяти. Вновь приобретенная ККТ с новым фискальным накопителем подлежит обязательной регистрации в ФНС.

После того, как налоговая примет заявление, она присвоит «Регистрационный номер ККТ», который необходимо запомнить. Далее переходим к регистрации на ККТ: открываем карточку ККТ, выбираем пункт меню «Операция с фискальным накопителем – Регистрация».

В форме регистрации указываем «Регистрационный номер ККТ», который был получен в ФНС при подаче заявления. Также вносим реквизиты «Организации», «Адрес установки ККТ», систему налогообложения (при совмещении указываем несколько), а также реквизиты «Оператора фискальных данных». Признаки в группе «Настройка ККТ» зависят от специфики использования ККТ. Признаки нужно определить и согласовать совместно с оператором фискальных данных. После нажимаем «Продолжить операцию», и данные будут переданы на ККТ, сохранены в карточке регистрации ККТ (группа «Параметры регистрации ККТ»). На ККТ будет распечатан отчет. Для завершения регистрации в ФНС переходим в личный кабинет сайте ФНС и указываем данные с этого отчета: номер документа, фискальный признак и точные дату и время операции.

По истечении срока действия или по факту исчерпания его ресурса памяти использованный фискальный накопитель необходимо закрыть («Операции с фискальным накопителем –Закрыть»), а затем зарегистрируем новый фискальный накопитель (меню «Операции с фискальным накопителем –Изменение параметров регистрации»). В форме указываем причину изменения параметров: «Смена фискального накопителя». Также при помощи операции «Изменение параметров регистрации» можно изменить реквизиты пользователя, смену настроек ККТ или смену ОФД.

Открытие и закрытие кассовой смены

В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом работы нужно выполнить открытие смены, а по завершении – закрытие смены. Открытие и закрытие смен производим в разделе «Банк и касса – Управление фискальным устройством». Список кассовых смен располагается в разделе «Банк и касса – Кассовые смены».

В момент открытия кассовой смены фиксируется «Организация», «Касса ККМ», к которой подключено устройство, дата и время начала смены, статус «Открыта». После закрытия смены статус изменится на «Закрыто».

Закрытие смены можно выполнить из:

  • формы управления фискальным регистратором (раздел «Банк и касса» – «Управление фискальным устройством»);

  • формы кассовой смены;

  • формы списка чеков (раздел «Продажи» / «Розничные продажи (чеки)»).

Печать чеков и отправка электронного чека

Актуальное законодательство содержит ряд требований, в том числе печать номенклатурного состава в чеке и отправка электронного чека на электронную почту или на телефон покупателю по его требованию. В зависимости от вида и организации торговли печать чека возможна из следующих документов:

  • розничные продажи (чеки);

  • поступление наличных;

  • оплата платежной картой.

Документ «Чек» (Раздел «Продажи» – «Розничные продажи (чеки)») используем в случае автоматизации мелкой розницы для отражения каждой продажи обезличенному покупателю. Чек печатаем при помощи «Принять оплату». Для отправки чека на электронный адрес или телефон используем значки с изображением телефона и конверта и указываем номер телефона и/или адрес. Отправка осуществляется средствами ОФД.

В чеке автоматически отображается номенклатурный состав, указанный на закладке «Товары и услуги» в документе.

Документ «Поступление наличных» с видом оплаты «Поступление от покупателя» предназначен для отражения расчетов наличными с юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями. Также такой порядок применяется для продаж частным лицам, которых хотим персонально учесть в справочнике контрагентов, например, когда момент реализации товаров (работ, услуг) не совпадает с моментом оплаты. Для выполнения требований действующего законодательства в части печати номенклатурного состава выписываем покупателю счет и указать его в поле «Счет на оплату» в строках документа. Сумма по счету с учетом ставки НДС должна полностью совпадать с суммой по соответствующей строке. Если счет на оплату не выбран, то в чеке вместо наименований товаров будет значится «Оплата от: Наименование покупателя»«Основание: Документ основания». Документ основания указываем в группе «Реквизиты печатной формы» документа «Поступление наличных». После нажимаем «Напечатать чек». Откроется форма для ввода электронного адреса и номера телефона. Отправка осуществляется средствами ОФД. Далее по кнопке «Продолжить» произведется печать чека.

Документ «Операция по платежной карте» с видом оплаты «Поступление от покупателя» предназначен для отражения расчетов по карте (эквайрингу) с юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, также для продаж, оформляемых частным лицам. Для печати чека на ККТ выполняем алгоритм как от поступления наличных. Для печати номенклатурного состава выписываем покупателю счет и указываем его в поле «Счет на оплату» в строках документа, а после нажатия кнопки «Напечатать чек» вводим электронный адрес и номер телефона.

В случае возврата оплаты покупателю печатаем чек на возврат из документов «Выдача наличных» или из документа «Операция по платежной карте» с видом «Возврат покупателю».

Продажа с частичной предоплатой

Пример:

По договору продажи товаров клиент вносит аванс в размере 30% от общей суммы продажи, далее после отгрузки оплачивает остаток суммы.

Выполняем следующие действия:

  1. Оформляем документ «Поступление на расчетный счет» или «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата от покупателя», выбираем клиента, договор и вносим сумму аванса. При проведении документа сформируется проводка:

ДТ 51, 50.01 КТ 62.02 (счет авансов с покупателями).

Плательщики НДС регистрируют счет-фактуру, выданный на аванс, который сформирует проводки:

ДТ76АВКТ 68.02 – НДС с авансов.

  1. Создаем документ «Реализация товаров и услуг» на продажу товаров, работ и услуг. В документе указываем клиента, договор, перечень отгружаемого товара. Проводим документ и проверяем, что в проводках есть:

ДТ 90.02.1 КТ 41.01,10.01 и т.д.

ДТ 62.01 КТ 90.01.1 – регистрируем выручку.

ДТ 62.02 КТ 62.01 – зачет аванса.

ДТ 90.03 КТ 68.02 – если организация работает с НДС.

Плательщики НДС регистрируют счет-фактуру.

  1. На остаток задолженности регистрируем также документ «Поступление на расчетный счет» или «Приходный кассовый ордер». Документ формирует проводки:

ДТ 51, 50.01 КТ 62.01 – погашение суммы задолженности клиента.

Для проверки формируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 62 с настройкой по субсчетам, проверяем корректность закрытия оборов и остатка по счету.

Плательщикам на УСН«доходы минус расходы» и ЕНВД стоит обратить особое внимание на закрытие счетов, поскольку именно по закрытию счетов 62 и 60 система принимает суммы к расходам и распределяет ЕНВД.

Продажи через интернет-магазин

Продажи через интернет-магазин становятся все более распространенными в последнее время в ввиду его удобства. Чаще всего покупки приобретенные в интернет-магазине покупатели оплачивают картой или электронными деньгами. Например, покупатель приобретает товар в розничном магазине и оплачивает банковской картой.

  1. Регистрируем предоплату покупателя – «Оплата платежной картой», документ формирует проводки:

ДТ 57.03 КТ 62.02 – оплата платежной картой.

  1. Далее банк перечисляет денежные средства на расчетный счет организации. Для этого создаем на основании документа «Оплата платежной картой» документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Поступления от продаж по платежным картам и банковским кредитам», указываем банк-эквайер, сумму перевода, договор эквайринга, счет расчетов 57.03. 

    Сумма комиссии банка отражаем на счете 91.02, как расходы на услуги банка.

Документ формирует проводки:

ДТ 51 КТ 57.03 – сумма перевода.

ДТ 91.02 КТ 57.03 – отражена комиссия банка.

  1. Далее регистрируем продажу реализацией товаров и услуг, которая располагается в разделе «Продажи». В документе меняем счет расчетов с контрагентами на 62Р – расчеты в рознице. 

Документ формирует следующие проводки:

ДТ 90.02.1 КТ 41 – себестоимость товара.

ДТ62РКТ 90.01.1 – выручка от продажи.

ДТ 62.02 КТ62Р – зачет аванса.

ДТ 90.03 КТ 68.02 - для плательщиков НДС.

Обратите внимание! Если продажа осуществляется с НДС, то регистрируем счет-фактуру. На вычет НДС с полученного аванса регистрируем документ «Формирование записей книги покупок».