Как заполняется Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) при условии, что на одном кассовом аппарате работают 24 часа в сутки три разные смены?
Основными документами, регламентирующими оформление первичной документации при использовании контрольно кассовой техники, являются Типовые правила эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением (письмо Минфина РФ от 30.08.1993 N 104) (далее - Типовые правила) и постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132, которым утверждены актуальные формы первичных документов и указания по их заполнению.
В настоящее время в качестве книги кассира-операциониста используется форма КМ-4 "Журнал кассира-операциониста".
Согласно п. 6.1 Типовых правил при закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:
- подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
- составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (или непосредственно инкассатору банка).
Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров).
Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в "Книгу кассира-операциониста".
После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в "Книге кассира-операциониста" и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.
Применяемые в настоящее время формы КМ-4 и КМ-6 (Справка-отчет кассира-операциониста) и указания по их заполнению предусматривают возможность их заполнения не только по окончании рабочего дня, но и по окончании смены. Соответственно, при работе кассиров в несколько смен показания контрольных счетчиков (Z-отчет), на основании которых заполняются указанные формы, должны сниматься по окончании каждой смены.
То есть, если в Вашей организации предусмотрена работа в три смены в течение одних суток, то организация должна снимать три Z-отчета и каждый из Z-отчетов должен быть занесен отдельной строкой в журнал кассира-операциониста (КМ-4). Таким образом, каждый кассир-операционист заполняет форму КМ-4 за свою смену.
Порядок заполнения граф формы КМ-4 сводится к следующему.
1) Графа 1"Дата (смена)"
В данной графе проставляется дата снятия Z-отчета. Если на одном кассовом аппарате работают в три смены и разные кассиры, то надо вносить три отдельных строки от одной даты. Полагаем, что указание в данной графе на слово "смена" позволяет после проставления даты в скобочках проставить номер смены. Например, 01.10.2013 (1), 01.10.2013 (2), 01.10.2013 (3).
2) Графа 2 "Номер отдела (секции)"
В данной графе указываются номера отделов, на которые пробивались суммы за данную смену. Полагаем также, что данная графа может быть и не заполнена.
3) Графа 3 "Фамилия, имя, отчество кассира"
В данной графе указывается Ф.И.О. кассира. В Вашем случае указывается фамилия кассира, работающего в соответствующую смену.
4) Графа 4 "Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)"
Здесь указывается порядковый номер Z-отчета, который указан на самом Z-отчете.
5) Графа 5 "Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика"
В данной графе копируются данные из графы 4.
6) Графа 6 "Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены)"
Здесь указывается накопленная сумма (итог) на начало смены - сумма всех пробитых на кассовом аппарате денежных средств за весь период его существования.
Показания за предыдущую смену берутся из графы 9.
7) Графы 7 и 8 "подпись кассира и администратора"
В этих графах проставляются, соответственно, подписи кассира и администратора.
9) Графа 9 "Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены)"
В этой графе проставляется нарастающим итогом накопленная денежная сумма в конце каждой рабочей смены. Это сумма денежных средств из графы 6 плюс выручка за смену. Выручка за смену берется из соответствующего Z-отчета.
10) Графа 10 "Сумма выручки за рабочий день (смену)"
Здесь указывается сумма выручки за смену. Сумму выручки можно взять из Z-отчета или из графы 11 (наличная выручка), графы 12 (безналичная выручка), графы 15 (возвращенные денежные средства).
11) Графа 11 "Сдано наличными"
В этой графе указывается только сумма наличных денежных средств.
12) Графа 12 "Оплачено по документам, количество"
Здесь указывается количество безналичных платежей (по банковским картам т.д.) за смену.
13) Графа 13 "Оплачено по документам, сумма"
В данной графе указывается сумма безналичных платежей за смену. Данная сумма может быть указана в Z-отчете.
14) Графа 14 "Сдано всего"
Здесь указывается сумма наличных и безналичных платежей за смену за минусом возвратов.
15) Графа 15 "Сумма возвратов"
В этой графе указывается сумма возвратов за смену.
16) Графа 16 "Подпись кассира"
Здесь ставится подпись кассира, после заполнения всех граф журнала кассира-операциониста и справки-отчета кассира-операциониста (форма КМ-6).
17) Графа 17 "Подпись администратора"
Здесь ставится подпись администратора после принятия наличных денежных средств от кассира за смену.
18) Графа 18 "Подпись руководителя"
В этой графе расписывается руководитель после завершения каждой смены.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем
3 октября 2013 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
