Новикова Инна Юрьевна, к.э.н., генеральный директор ООО «Аудит, консалтинг и право+»,
аттестованный аудитор, преподаватель ГАСИС

Сидорова Яна Вячеславовна, помощник аудитора ООО «Аудит, консалтинг и право+»

Учет кассовых операций связан со многими участками бухгалтерского учета. Точнее сказать, со всеми участками, сопряженными с расчетами наличными денежными средствами или движением денежных документов в ЧОП. Поэтому учет кассовых операций, кажущийся, на первый взгляд простым, зачастую связан с массой вопросов и ошибок. Особенно когда этот вопрос решается в случае реализации форменной одежды.

1.Кадровые вопросы

Касса любой организации начинается с кассира. Кассир принимается на работу приказом руководителя организации. После издания приказа (решения, постановления), руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить кассира с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993г. №40) и далее заключить с ним договор о полной материальной ответственности. Организации бывают крупные и не очень, и их штатные расписания могу предусматривать несколько кассиров или вообще ни одного. Во втором случае обязанности кассира может исполнять главный бухгалтер или любой другой работник по письменному приказу руководителя; в штатном расписании может быть предусмотрена должность бухгалтера-кассира. В общем, варианты есть, но неизменным остается одно – ознакомление под расписку с Порядком ведения кассовых операций и заключение договора о полной материальной ответственности. Данный порядок выполняется и в случае подмены кассира на время его отсутствия (по болезни, на время отпуска и т.д.), но только после издания приказа руководителя организации о временном возложении обязанностей кассира на другое ответственное лицо.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. По этой причине, в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится ревизия. Для этого приказом руководителя предприятия назначается комиссия.

2.Обеспечение сохранности материальных ценностей

С должностью кассира разобрались. А что может вообще храниться в кассе и подлежать обязательному учету и контролю, и как всему этому обеспечить сохранность?

Начнем с обеспечения сохранности, которое зависит собственно от самого кассира, от оборудования помещения кассы и от управленческих решений на предмет безопасной транспортировки денежной наличности. На этот предмет есть четкие рекомендации МВД РФ, прописанные в Порядке ведения кассовых операций.

Говоря о кассире и о лицах, принимающих функции, связанные с транспортировкой денежных средств, руководителям предприятий рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

- страдающие хроническими психическими заболеваниями;

- систематически нарушающие общественный порядок;

- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Говоря об оборудовании помещения кассы, коротко заметим, что для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

- быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

- закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

- оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

- располагать исправным огнетушителем.

Более полный перечень требований по оборудованию помещения кассы прописан в Приложении № 3 к Порядку ведения кассовых операций в РФ. Отметим, что это самое распространенные невыполнение требований в ЧОП.

3.Что может храниться в кассе?

А теперь перейдем к более близким для бухгалтера темам: что может вообще храниться в кассе и подлежать обязательному учету и контролю.

В кассах организаций могут храниться:

1)Денежная наличность: храниться только в рублях; учитывается на счете 50.1 «Касса организации»;

2)Ценные бумаги: если ЧОП не пользуется услугами депозитариев, то ценные бумаги целесообразно хранить в кассах. Но при этом, учет ценных бумаг осуществляется на счете 58 «Финансовые вложения»;

3)Бланки строгой отчетности: не заполненные бланки строгой отчетности (например, трудовые книжки, квитанции и т.д) в целях обеспечения сохранности находятся в кассах организаций. При этом, их учет осуществляется на счете 10 «Материалы», а после списания на счета учета затрат – на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»;

4)Денежные документы: например, путевки на санаторно-курортное лечение, авиа- и железнодорожные билеты, почтовые и вексельные марки и т.д. Учет денежных документов осуществляется на счете 50.3 «Денежные документы».

Не стоит хранить в кассе организации личные денежные средства или денежные средства, не принадлежащие организации. Излишняя денежная наличность, выявленная при проверке, может быть расценена как неучтенная выручка, с которой придется заплатить налог на прибыль. А на организацию и должностных лиц будет возложена административная ответственность.

4.Унифицированные формы по учету кассовых операций

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. К таким формам относятся:

- КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

- КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

- КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;

- КО-4 «Кассовая книга»;

- КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

- Унифицированные формы, применяемые при расчетах с использованием ККТ

Приходный кассовый ордер (КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Рассмотрим на примере заполнение некоторых строк приходного кассового ордера (далее - ПКО) и квитанции к нему, в которых зачастую допускаются ошибки:

- по строке «Принято от» указывается через кого или от кого получены денежные средства. Пример, «из банка «Первый» через Иванову А.А.»;

- по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Пример, «по чеку № БФ123456 на выдачу заработной платы за январь 2008г.»;

- по строке «Сумма» указывается сумма прописью и далее цифрами вместе с НДС (при его наличии). Пример, «сто тридцать тысяч рублей, 130000 руб. 00 коп.»;

- по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)». Пример, строка пустая;

- по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Следует отметить, что если нет приложений, то данная строка не заполняется. Пример, строка пустая. Приложенные к ПКО документы обязательно погашаются штампом «Получено» с прописью даты и подписи кассира.

Расходный кассовый ордер (КО-2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Рассмотрим на примере заполнение некоторых строк расходного кассового ордера (далее - РКО), в которых зачастую допускаются ошибки:

- по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Пример, «выдача заработной платы за январь 2008г.»

- по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Следует отметить, что если нет приложений, то данная строка не заполняется. Приложенные к РКО документы обязательно погашаются штампом «Оплачено» с прописью даты и подписи кассира. Пример, «платежная ведомость № 1 от 14.01.2008г.». Следует отметить, что если нет приложений, то данная строка не заполняется;

- по строке «Получил» прописывается сумма (прописью и цифрами). Следует отметить, что данная строка, наряду с нижеследующими строками «Дата» и «Подпись», заполняется шариковой ручкой собственноручно получателем денежных средств.

Отметим, что выдача наличных денег из касс предприятий производится не только по расходным кассовым ордерам, но и надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно - платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно - платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Кассовая книга (КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Данная форма применяется, как правило, в крупных организациях, на предприятиях розничной торговли, где есть несколько кассиров, подчиняющихся старшему кассиру; или в случаях, когда выдача денег доверяется раздатчику (раздатчикам).

Отметим определенные особенности формирования отдельных форм кассовых документов в компьютерных программах:

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формируется автоматически в виде машинограммы «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;

- листы кассовой книги формируются в виде двух машинограмм: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

4.1. Унифицированные формы, применяемые при расчетах с использованием ККТ

-КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККТ»;

-КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче ККТ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;

-КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям»;

-КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;

-КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККТ, работающих без кассира-операциониста»;

-КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;

-КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККТ и выручке организации».

-КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;

-КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств в кассе».

Акт о возврате денежных сумм покупателям (КМ-3) применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека. Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдаются в бухгалтерию организации и хранятся в документах за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира - операциониста (форма N КМ-4). Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира - операциониста организации.

Журнал кассира-операциониста (КМ-4) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации. При совпадении показаний заносят их в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).В графу 4 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных «Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» (КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру. После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.

Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККТ (КМ-5), работающих без кассира-операциониста (КМ-5) применяется в организациях, работающих без кассира - операциониста (в случае установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта), для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, официанта и др. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

Справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену). Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир-операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации? (форма N КМ-7).

Сведения о показаниях счетчиков ККТ и выручке организации (КМ-7) применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к Справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату. Составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены. В форме согласно показаниям счетчиков на начало и на конец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями соответствующих заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам (секциям). Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации.

5.Учет денежных документов

Денежные документы приобретаются организацией для конкретных целей и, как правило, используются через определенное время. К таким документам, например, относятся:

- путевки на санаторно-курортное лечение;

- авиа- и железнодорожные билеты;

- проездные билеты различных видов;

- пластиковые карточки экспресс-оплаты;

- вексельные марки;

-почтовые марки и т.д.

Денежные документы можно разделить на документарные и бездокументарные. К документарным можно отнести вышеперечисленные документы, а к бездокументраным относятся электронные авиа- и железнодорожные билеты. Форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации, утверждена Приказом Минтранса РФ от 08.11.2006г. № 134. Этим же приказом прописано, как должна быть оформлена маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции.

Процитируем мнение Минфина РФ на предмет оправдания расходов по покупке электронных билетов: «если работник для поездки в командировку приобрел авиабилет, оформленный в бездокументарной форме (электронный авиабилет), то оправдательными документами для признания расходов в целях налогообложения прибыли могут являться, по нашему мнению, распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон». Это мнение прописано в ряде писем, а именно: от 27.12.2007 N 03-03-06/1/893, от 11.10.2007 № 03-03-06/1/717, от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649, от 27.08.2007 № 03-03-06/1/596, от 17.07.2007 № 03-03-06/4/99

В таблице 1 отражена корреспонденция счетов по операциям, связанным с движением отдельных денежных документов:

Таблица 1

 

Содержание операции

 

Д

 

К

 

Примечание

 

Путевки на санаторно-курортное лечение

 

1

 

Оплата путевок поставщику

 

60.2

 

51

 
 

2

 

Получены путевки от поставщика:

 

 

 

 

 
 
 

-оприходованы путевки

 

50.3

 

60.1

 
 
 

-зачтен аванс

 

60.1

 

60.2

 
 

3

 

Выдача путевки сотруднику*

 

73

 

50.3

 

аналитический учет ведется по каждому сотруднику

 

4

 

Возмещение стоимости путевок:

 

 

 

 

 
 
 

-за счет средств работника при оплате через кассу

 

50

 

73

 
 

Авиа- и железнодорожные билеты

 

1

 

Оплачены билеты поставщику

 

60.2

 

50.1

 
 

2

 

Получены билеты от поставщика:

 

 

 

 

 
 
 

-оприходованы сами билеты

 

50.3

 

60.1

 
 
 

-выделен НДС

 

19

 

60.1

 
 

3

 

Покупка билетов за наличный расчет (без выдачи счета-фактуры):

 

 

 

 

 
 
 

-выданы сотруднику подотчетные суммы

 

71

 

50.1

 
 
 

-оприходованы купленные билеты (без НДС)

 

50.3

 

71

 
 
 

-списан НДС

 

91.2

 

71

 

к налоговому учету не принимается

 

4

 

Выданы билеты под отчет сотруднику

 

71

 

50.3

 
 

Почтовые марки

 

1

 

Выданы подотчетные суммы на покупку марок

 

71

 

50.1

 
 

2

 

Оприходованы почтовые марки

 

50.3

 

71

 

на дату принятия авансового отчета от командированного сотрудника

 

3

 

Стоимость почтовых марок списана на расходы

 

91.2

 

50.3

 

по мере использования

 

*путевка выдается работнику по его заявлению, к которому должно быть приложено медицинское заключение. Это заключение может быть выдано только государственным или муниципальным учреждением здравоохранения . Так же работнику необходимо иметь санаторно-курортную карту.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Унифицированных форм для учета денежных документов не существует. Поэтому организация может разработать их самостоятельно, утвердив данные формы в учетной политике.

6.Учет наличных денежных средств

6.1 Общие положения

Посредством наличных денежных средств организации могут осуществлять различные виды расчетов, в т.ч.: выплачивать заработную плату, оплачивать хозяйственные расходы, выдавать подотчетные суммы на командировочные расходы, принимать оплату за товары/работы/услуги и т.д. При этом, организации могут иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков по согласованию с руководителями предприятий. Для установления данного лимита необходимо обратиться в банк, в котором у организации открыт расчетный счет (если счетов несколько, то в один из банков). Лимит устанавливается ежегодно, с начала календарного года, но при необходимости может пересматриваться чаще. Денежная наличность сверх установленных лимитов подлежит обязательной сдаче в банк (за исключением случаев хранения денежных средств на оплату труда, выплату пособий по социальному страхованию и стипендий в пределах 3 рабочих дней). Специально накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда запрещается. Однако, организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и социально-трудовых льгот. Если организация не представит расчет на установление лимита кассы ни в один из обслуживающих банков, то данный лимит считается равным нулю, а вся не сданная в банк денежная наличность - сверхлимитной. В этом случае необходимо в конце каждого рабочего дня всю денежную наличность сдавать в банк.

Помимо выше обозначенного лимита, ЦБ РФ устанавливает предельный размер расчетов наличными деньгами в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем. На сегодняшний день, данный предельный размер составляет 100000 руб. ( Указание ЦБ РФ № 1843-У от 20.06.2007г. ).

Как видно из вышесказанного, контроль за обращением наличных денежных средств осуществляется банками. Обслуживающий банк вправе потребовать от организации кассовые документы с целью проверки кассовой дисциплины, а налоговые органы вправе потребовать у банков результаты данных проверок.

В таблице 2 отражена корреспонденция счетов по операциям поступления и выбытия наличных денежных средств:

Таблица 2

 

Содержание операции

 

Д

 

К

 

1

 

Получены денежные средства из банка

 

50

 

51

 

2

 

Возвращен остаток неизрасходованных подотчетных сумм

 

50

 

71

 

3

 

Получены денежные средства в качестве вклада в уставный капитал

 

50

 

75.1

 

4

 

Получены кредиты, займы

 

50

 

66, 67

 

5

 

Отражена наличная выручка

 

50

 

90.1

 

6

 

Погашена недостача за счет виновного сотрудника

 

50

 

73

 

7

 

Сданы наличные денежные средства в банк

 

51

 

50

 

8

 

Выдана заработная плата

 

70

 

50

 

9

 

Выплачены дивиденды учредителям-сотрудникам организации

 

70

 

50

 

10

 

Выплачены дивиденды учредителям

 

75.1

 

50

 

11

 

Выданы депонированные суммы

 

76.4

 

50

 

12

 

Выданы подотчетные суммы

 

71

 

50

 

13

 

Выданы суммы в счет погашения кредитов, займов

 

66,67

 

50

 

14

 

Выплачены денежные средства в счет покупки акций

 

58.1

 

50

 

15

 

Отражена недостача в кассе

 

94

 

50

 

6.2 Наличные расчеты с применением ККТ

Следует отметить, что в связи с изданием Федерального закона от 22 мая 2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», на территории Российской Федерации в обязательном порядке все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг обязаны применять контрольно-кассовую технику (далее ККТ). Причем, использовать можно только те модели ККТ, которые включены в Государственный реестр, а он постоянно редактируется. Справочно заметим, что согласно письму ФНС РФ от 27.02.2006 № ШТ-6-06/199@, в случае исключения из Государственного реестра ранее применявшихся моделей контрольно-кассовой техники их дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока их амортизации. Следовательно, при исключении модели контрольно-кассовой техники из Государственного реестра ее дальнейшее использование в пределах нормативного срока амортизации является правомерным.

Помимо этого, ККТ подлежит обязательной регистрации в налоговых органах. Данная операция регламентируется Положением о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (утв. Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470). Процедура регистрации достаточно простая и занимает немного времени. По окончании данной процедуры налоговый орган выдает регистрационную карточку ККТ, которая хранится вместе с самой ККТ вплоть до снятия ее с учета.

Денежные расчеты по торговым операциям (реализация за наличный расчет бывших в употреблении товарно-материальных ценностей, например, форменной одежды, приравнивается к торговым операциям) с применением ККТ фиксируются первичными учетными документами. Формы данных документов, порядок их применения и заполнения оговорен в разделе 4.

Помимо этого, покупателю в момент оплаты за товар выдается кассовый чек ККТ. Для покупателя чек служит подтверждением как собственно самой оплаты, так и факта совершения покупки в конкретной организации. Для продавца информация с чека записывается в фискальную память ККТ и списочно воспроизводится в Z-отчете, который снимается в конце каждого рабочего дня (смены). Этот отчет отпечатывается на кассовой ленте ККТ и содержит, в частности, информацию дня о покупках (возвратах), и о показаниях суммирующих счетчиков на начало и конец дня. На основании этих данных, в частности, заполняются формы КМ-4 (Журнал кассира-операциониста), КМ-5 (Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККТ), КМ-6 (Справка-отчет кассира-операциониста). Следует отметить, что чернила картриджей ККТ могут быстро выцветать, поэтому целесообразно сразу делать ксерокопию Z-отчета и заверить ее подписями ответственных лиц и печатью организации.

В таблице 3 отражена корреспонденция счетов по кассовым операциям в ЧОП:

Таблица 3

 

Содержание операции

 

Д

 

К

 

1

 

Получена выручка по услугам в ЧОП

 

50

 

90.1

 
 

-в т.ч. НДС

 

90.3

 

68

 

2

 

Получена торговая выручка

 

50

 

91.1

 
 

-в т.ч. НДС

 

91.3

 

68

 

6.3 Наличные расчеты без применения ККТ

Отдельно отметим, что некоторые организации могут производить расчеты и без применения ККТ, однако ЧОП к данной категории причислить практически невозможно. В Федеральном законе «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» предусмотрена возможность осуществления расчетов и без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи соответствующих бланков строгой отчетности (п.2 ст.2), а также в силу специфики их деятельности либо особенностей их местонахождения (п.3 ст.2). Перечень категорий организаций, которым разрешено осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ утвержден Постановлением Правительства РФ от 30.07.93г. № 745. К таким организациям, в частности, относятся:

- оказывающие услуги населению при условии выдачи ими документов строгой отчетности;

- реализующие газеты и журналы, а также сопутствующие товары в газетно-журнальных киосках;

- реализующие ценные бумаги;

- реализующие лотерейные билеты

С 21.05.2008г. применяется новое «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (утв. Постановление Правительства Российской Федерации от 06.05.2008г. № 359). Согласно п. 2 названного Положения к бланкам строгой отчетности (далее – БСО), приравненным к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания услуг населению.

В пункте 13 Положения установлено, что документы, оформленные на БСО, являются первичными учетными документами. Данное правило не распространяется на БСО, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов за проезд наземным пассажирским транспортом общего пользования.

7.Проверки и ответственность

В этом разделе рассмотрим, кто в праве осуществлять проверки кассовой дисциплины, и какие бывают виды ответственности за нарушение порядка ведения кассовых операций и обращения с денежной наличностью.

Основным контролирующим органом является ЦБ РФ. На банки возложена обязанность по регулярной проверке кассовой дисциплины своих клиентов. Поэтому банк, в котором у вашей организации открыт расчетный счет, вправе истребовать кассовые документы на проверку. О выявленных нарушениях он обязан сообщить в налоговые органы.

Проверку технической укрепленности кассы проверяют органы МВД, иными словами – милиция.

Внутреннюю проверку, в виде инвентаризации кассы, вправе осуществить руководитель организации. Инвентаризация может носить плановый и внезапный характер. Плановая инвентаризация производится в сроки, утвержденные руководителем предприятия, это информация подлежит раскрытию в учетной политике. Внезапная инвентаризация производится при смене материально-ответственного лица (кассира или лица его заменяющего). Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Контроль за соблюдением правил использования ККТ и полнотой учета выручки осуществляют налоговые органы. Проверки проводятся следующими методами:

- визуального наблюдения проверяющими за продажей товаров (оказанием услуг, проведением работ) покупателям (клиентам);

- приобретения проверяющими товаров в личное пользование;

- приобретения товаров сотрудниками органов, наделенных правом контрольной (проверочной) закупки, участвующих в проведении проверки, с последующим оформлением соответствующего акта;

- выявления нарушений Закона в ходе выездных налоговых проверок и проверок полноты оприходования денежной наличности (в случае, если с момента нарушения до момента проверки прошло менее двух месяцев). Однократного нарушения достаточно для оформления акта о нарушении действующего законодательства (а в случае установления факта неприменения ККТ - акта и протоколов об административном правонарушении).

Проверка налоговыми органами может производиться и непосредственно на месте установки ККТ. Фактическое место установки ККТ сверяется с данными, зафиксированными в документах о регистрации ККТ; производится осмотр внешнего состояния ККТ; устанавливаются тождественность заводского номера на машине и в документах, наличие пломб на кожухе машины, наличие голограмм, качество чека и полнота напечатанных на нем реквизитов и др.

А теперь об ответственности и о санкциях. Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Согласно действующему Кодексу об административных правонарушениях по данному разделу предусмотрены следующие виды санкции:

-проведение наличных расчетов без применения ККТ (для организаций и индивидуальных предпринимателей) влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 1500 руб. до 2000 руб.; на должностных лиц - от 3000 руб. до 4000 руб.; на юридических лиц - от 30000 руб. до 40000 руб.

-осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а равно и накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 руб. до 5000 руб.; на юридических лиц - от 40000 руб. до 50000 руб.