Источник: ООО "Небо"

В марте 2022 года, когда из-за роста цен и дефицита кассовых лент бизнес вынужденно переходил на электронные чеки, многие предприниматели оценили удобство цифровых документов. Сейчас ситуация стабилизировалась, но электронные чеки не потеряли свою актуальность. Рассказываем, как правильно перейти на новый формат кассового документа, а также раскроем нюансы порядка предоставления электронных чеков покупателям.

Стоит ли МСП переходить на электронные чеки?

Согласно, п.1 ст. 1.2 федерального закона № 54-ФЗ продавцы должны использовать онлайн-кассы и выдавать покупателям чек в момент продажи вне зависимости от формы оплаты (наличные или безнал). При этом не обязательно печатать чек на бумаге, что особенно актуально в связи с подорожанием кассовых лент.

В чем преимущества перехода на электронные чеки?

  1. Сокращение расходов на кассовые ленты, принтеры, покупку и техническое обслуживание оборудования.

  2. Снижение временных затрат на оформление покупки.

  3. Возможность размещения в письме с чеком дополнительной информации: логотипа компании, уведомления о маркетинговых акциях, персональных предложениях, скидках и пр.

  4. Экологичность, отсутствие бумажных отходов.

  5. Долговечность и удобство: электронные чеки не выцветают, не теряются, да и ваши покупатели смогут в любой момент просмотреть информацию о покупке.

С юридической точки зрения и бумажный, и цифровой вариант кассового документа равнозначны (п. 4. ст. 1.2 закона № 54-ФЗ): и тот и другой можно использовать для оформления налоговых вычетов, возврата товара. 

Нюансы перехода на электронные чеки

Чтобы выдать электронный кассовый документ, нужно запросить у покупателя номер мобильного телефона или адрес e-mail: по указанным контактам продавец впоследствии будет отправлять чеки. Кроме этого, покупатель должен согласиться на получение документов в цифровом виде.

Как именно получить контактные данные и согласие каждый продавец решает сам: 

  • заполнение анкет покупателем;

  • использование сервиса онлайн-чеков от ФНС;

  • участие в программе лояльности;

  • использование мобильного приложения магазина и пр.

Согласно закону № 54-ФЗ продавец не обязан проверять достоверность предоставленных контактных данных. Поэтому если покупатель не получил чек из-за того, что неправильно назвал адрес почты или номер телефона, то предъявить претензии продавцу уже не сможет. 

С технической точки зрения для отправки электронных чеков нужно, чтобы ККТ и тариф оператора фискальных данных (ОФД) поддерживали эту функцию, а в точке продаж работал интернет. Лучше всего, если в ККТ на стадии оформления чека можно выбрать, печатать ли документ на бумаге или отправить по указанным контактным данным.

Оформить чек может не только кассир, но и менеджер. Кроме этого, за отправку чеков могут отвечать ОФД или платежный агент, если магазин заключили с ними соответствующий договор. 

Какие реквизиты указывать в электронных чеках?

В целом,  у бумажного  и электронного документа одинаковый набор  реквизитов – точные требования перечислены в п.1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ. Разве что добавляется номер мобильного телефона или адрес электронной почты покупателя. Однако в приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662 раскрываются дополнительные требования к оформлению электронных чеков.

 Для отправки на e-mail чек формируется с указанием следующих реквизитов:

  • наименование кассового документа;

  • дата и время продажи;

  • адрес точки продаж;

  • наименование продавца;

  • применяемый признак расчета;

  • номенклатура товаров, услуг или работ;

  • ставка НДС;

  • цена за единицу товара;

  • размер скидки (при наличии);

  • общая сумма покупки и тип расчета (наличный, безналичный);

  • регистрационный номер ККТ, заводской номер ФН;

  • фискальный признак документа;

  • ссылка на сайт для проверки достоверности чека (может быть оформлена в виде QR-кода);

  • контактные данные покупателя;

  • номер и код формы фискального документа, версия фискальных данных;

  • опционально: ИНН продавца, должность и ФИО кассира, тип налогообложения.

Если ссылку на чек отправляют по номеру телефона, то в сообщении указывают следующую информацию: 

  • наименование документа; 

  • дата и время продажи;

  • общая сумма покупки;

  • регистрационный номер ККТ;

  • фискальный признак документа;

  • собственно, сама ссылка на сайт ОФД с полной версией чека. 

Закон также предусматривает формат файла с чеком: на почту кассовый документ можно отправить в виде картинки (JPG или PNG) или PDF-документа. Сообщение на телефон отсылается в текстовом формате.

Как избежать штрафов при работе с электронными чеками?

Электронный кассовый документ отправляют покупателю, который до момента оформления покупки сообщил свои контактные данные. При этом клиент вправе получить и бумажную копию чека, за исключением безналичного расчета в интернет-магазинах (в последнем случае бумажный документ не оформляется вовсе).

Если бумажный кассовый документ оформляют сразу после получения денег, то электронный чек можно отправить до конца следующего рабочего дня, а при онлайн-покупках – в момент передачи товара в руки покупателя (например, в пункте выдаче или от курьера).

За нарушение сроков предоставления кассового документа или при отказе от его отправки продавца ждет административный штраф в соответствии с п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ: 2 тыс. руб. для ИП и должностных лиц, 10 тыс. руб. – для организаций.

Пропуск контактных данных, то есть отсутствие адреса электронной почты или номера телефона в электронном чеке влечет ответственность по п. 4 той же статьи: для ИП и должностных лиц от 1,5 до 3 тыс. руб., для юридических лиц – от 5 до 10 тыс. руб.

Можно ли обойтись электронным чеком, если кончилась кассовая лента или её невозможно купить по объективным причинам? В марте 2022 года действовало соответствующее послабление, и продавцы могли на законных основаниях отказать покупателю в выдаче бумажного экземпляра кассового документа. В текущих условиях льгота не действует: подобный шаг ФНС рассматривает как нарушение законодательства о применении ККТ со всеми вытекающими последствиями.

Можно ли отказаться от электронных чеков?

Закон разрешает не использовать электронные чеки, если:

  • точка продаж расположена в труднодоступном или удаленном от средств связи месте, то есть там не работают интернет и мобильная связь;

  • магазин расположен на закрытой территории, например, относящихся к гостайне или к силовым структурам;

  • покупатель забрал бумажный чек и не запросил электронный дубликат.

Онлайн-магазины могут не выдавать чеки, если:

  • доставку берет на себя сторонняя курьерская служба: именно она вручает товар потребителю, а полученные деньги переводит на р/с продавца;

  • доставку производит «Почта России»: как и в случае с курьером, чек выдаст сотрудник почтового отделения, а затем переведёт денежные средства магазину.

Во всех остальных случаях магазины обязаны предоставлять электронные чеки по требованию клиента.