Автор: Селищева Г., эксперт журнала
Журнал "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение" № 6/2022
Автономные учреждения, принимающие наличные денежные средства от населения за предоставленные им услуги в рамках приносящей доход деятельности, а также при ведении иных кассовых операций обязаны соблюдать кассовую дисциплину и проводить ревизию (инвентаризацию) кассы в установленных законодательством случаях.
В статье рассмотрим, в чем заключается соблюдение кассовой дисциплины учреждением, какая ответственность предусмотрена за ее нарушение, в каком порядке проводится ревизия кассы, инициированная учреждением, как в бухгалтерском учете отражаются излишки и недостачи наличных денежных средств и денежных документов.
Соблюдение кассовой дисциплины
Проверить кассовую дисциплину в автономном учреждении могут налоговые органы, органы государственного (муниципального) финансового контроля в пределах своих полномочий (например, орган Федерального казначейства, орган исполнительной власти РФ, муниципального образования, контрольно-счетный орган).
В рамках внутреннего финансового контроля инвентаризация (ревизия) кассы проводится в случаях, предусмотренных учетной политикой учреждения, уполномоченными работниками учреждения.
Как правило, соблюдение кассовой дисциплины в учреждении предполагает следующее:
-
Соблюдение порядка ведения кассовых операций в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами, в том числе соблюдение правил приема и выдачи наличных денежных средств, оформления кассовых документов (указания ЦБ РФ № 3210-У[1], № 5348-У[2], Инструкция № 157н[3], Приказ Минфина России № 52н[4]).
-
Обеспечение сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке (п. 7 Указания ЦБ РФ № 3210-У).
-
Установление лимита остатка наличных денег в кассе (п. 2 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Напомним, накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка не допускается.
-
Соблюдение ограничений по расчетам с юридическими лицами. В силу п. 4 Указания ЦБ РФ № 5348-Уналичные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между названными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов.
-
Соблюдение порядка использования наличной выручки по целевому назначению (п. 1 Указания ЦБ РФ № 5348-У).
-
Соблюдение Федерального закона № 54-ФЗ[5] (за исключением случаев, когда согласно указанному закону учреждение не обязано применять ККТ при расчетах с населением).
С целью соблюдения кассовой дисциплины в учреждении целесообразно самостоятельно разработать и утвердить:
-
правила приема и выдачи наличных денежных средств;
-
порядок определения лимита остатка кассы;
-
порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денежных средств, своевременности и правильности оформления кассовых документов;
-
порядок транспортировки и хранения денежных средств (в том числе требования к помещению кассы, порядок хранения и передачи ключей от кассы);
-
положения о материальной ответственности кассира.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины
В силу ст. 15.1 КоАП РФ нарушениями порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций являются:
-
осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
-
неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
-
несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
-
накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
Данные нарушения влекут наложение административного штрафа:
-
на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
-
на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.
За неприменение ККТ ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ предусмотрен штраф:
-
для должностных лиц – в размере от 1/4 до 1/2 суммы расчета без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
-
для юридических лиц – в размере от 3/4 до одного размера суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 000 руб.
Повторное совершение данного правонарушения в случае, если сумма расчетов, осуществленных без применения ККТ, составила в том числе в совокупности 1 000 000 руб. и более, влечет (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ):
-
в отношении должностных лиц – дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет;
-
в отношении в юридических лиц – административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
За применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, или применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения предусматривается (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):
-
для должностных лиц – предупреждение или административный штраф в размере от 1 500 до 3 000 руб.;
-
для юридических лиц – предупреждение или административный штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.
Непредставление информации и документов по запросам налоговых органов (представление с нарушением установленных сроков) влечет (ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ):
-
для должностных лиц – предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 1 500 до 3 000 руб.;
-
для юридических лиц – предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб.
Ненаправление (непередача) клиенту кассового чека влечет (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ):
-
для должностных лиц – предупреждение или административный штраф в размере 2 000 руб.;
-
для юридических лиц – предупреждение или административный штраф в размере 10 000 руб.
Ревизия кассы в рамках внутреннего финансового контроля
Инвентаризация (ревизия) кассы проводится в сроки и в порядке, установленные учреждением в учетной политике (п. 80, 81 СГС «Концептуальные основы»[6], п. 9 СГС «Учетная политика»[7]).
К обязательным случаям проведения инвентаризации относятся:
-
установление фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
-
стихийное бедствие, пожар, аварии или другие чрезвычайные ситуации, в том числе вызванные экстремальными условиями;
-
смена материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
-
другие случаи, предусмотренные законодательством РФ, иными нормативными правовыми актами РФ, локальными документами учреждения.
Перед проведением инвентаризации кассы руководитель учреждения издает приказ (иной распорядительный документ), в котором указываются:
-
дата начала и окончания инвентаризации;
-
виды имущества, подлежащие инвентаризации (например, наличные денежные средства, денежные документы);
-
причины проведения инвентаризации (например, смена материально ответственного лица);
-
состав инвентаризационной комиссии (в нее могут быть включены работники службы внутреннего финансового контроля, представители администрации учреждения, работники бухгалтерской службы и другие специалисты).
Такой распорядительный документ может быть составлен в произвольном виде либо по форме ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н (далее – Приказ № 61н) утверждены унифицированные формы электронных бухгалтерских документов для применения организациями бюджетной сферы, в том числе решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439). Данный приказ обязателен для применения автономными учреждениями с 2023 года, но использовать унифицированные формы электронных документов можно раньше, если учреждение примет такое решение и закрепит необходимые формы в учетной политике.
Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации (в том числе инвентаризационные описи) утверждены Приказом Минфина России № 52н. Для проведения инвентаризации кассы используются:
-
инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
-
инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088).
После окончания инвентаризации кассы оформленные инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и ответственные лица. Выявленные расхождения обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), и составляется акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Приказом № 61н утверждена новая унифицированная форма электронного акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).
В ходе инвентаризации кассы учреждения осуществляется проверка наличных денежных средств, денежных документов, ценных бумаг и иных ценностей, хранящихся в кассе учреждения в порядке, установленном в учетной политике учреждения.
При разработке такого порядка автономное учреждение вправе использовать отдельные положения Приказа Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее – Методические указания), не противоречащие законодательству РФ (Письмо Минфина России от 10.02.2020 № 02-07-10/8553).
Инвентаризация денежных средств, денежных документов и иных ценностей, хранящихся в кассе учреждения, должна осуществляться при обязательном участии главного бухгалтера и кассира. Кассир представляет для проверки кассовую книгу (ф. 0504514) и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы сданы им в бухгалтерию и к моменту начала инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход наличных денежных средств и денежных документов.
В ходе инвентаризации необходимо проверить, имеются ли в кассе (п. 3.40 Методических указаний):
-
наличные денежные средства;
-
денежные документы (оплаченные талоны на бензин, на питание и т. п., оплаченные путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины и др.);
-
ценные бумаги;
После полного полистного пересчета денежной наличности результат сверяется с данными учета по кассовой книге (ф. 0504514). В условиях автоматизированного ведения кассовой книги также проверяется правильность работы программных средств обработки кассовых документов. Проверяется правильность и своевременность оформления приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0310001, ф. 0310002).
Фактическое наличие денежных документов сверяется с данными учета операций с денежными документами. Наличие денежных документов в кассе отражается в кассовой книге (ф. 0504514) на отдельных листах. Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них надписи «Фондовый». Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них надписи «Фондовый». Аналитический учет денежных документов осуществляется по их видам в карточке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.
Проверка фактического наличия БСО производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний). Фактическое количество бланков строгой отчетности сверяется с данными бухгалтерского учета, отраженными на счете 0 105 36 349, забалансовом счете 03, и с данными книги учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Хранение бланков строгой отчетности, ценных бумаг и бланков ценных бумаг может быть организовано вне помещения кассы. В этом случае инвентаризация указанных ценностей проводится с составлением актов по каждому ответственному лицу и месту хранения.
В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.
По завершении проверки денежных документов и БСО в инвентаризационных описях (ф. 0504086) ответственные лица должны сделать отметку об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.
Если в кассе учреждения помимо денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности хранятся ценные бумаги, то их инвентаризация проводится одновременно с хранящимися в кассе ценностями (п. 3.11, 3.40 Методических указаний).
При инвентаризации ценных бумаг проверяются фактические затраты в ценные бумаги (данные по счету 0 215 00 000 «Вложения в финансовые активы»).
При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается:
-
правильность оформления ценных бумаг;
-
реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;
-
сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);
-
своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.
Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков погашения и общей суммы.
Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии организации.
Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк-депозитарий и др.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций.
Отражение в бухгалтерском учете результатов инвентаризации кассы
Основанием для отражения в учете записей по результатам инвентаризации являются инвентаризационные описи (ф. 0504086, 0504088), ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акты о результатах инвентаризации (ф. 0504835) и иные документы, обосновывающие соответствующие факты хозяйственной жизни.
Неучтенные денежные средства, денежные документы, обнаруженные в кассе учреждения, принимаются к учету по фактическому номиналу и отражаются следующими записями:
Содержание операции | Дебет | Кредит |
Приняты к учету излишки денежных средств | 2 201 34 510 | 2 401 10 189 |
Приняты к учету излишки денежных документов | 2 201 35 510 | 2 401 10 189 |
Суммы недостач денежных средств, денежных документов в кассе, выявленных по результатам инвентаризации, отражаются следующим образом:
Содержание операции | Дебет | Кредит |
Отражена сумма недостач, хищений, порчи денежных средств в кассе | 0 209 81 56х | 0 201 34 610 |
Отражена сумма недостач хищений, порчи денежных документов и иных финансовых активов | 0 209 82 56х | 0 401 10 172 0 401 40 172 |
Списаны с учета денежные документы, недостача которых обнаружена в ходе инвентаризации | 0 401 10 172 | 0 201 35 610 |
Списаны с учета денежные документы по причине их уничтожения, порчи в результате форс-мажорных обстоятельств | 0 401 20 273 | 0 201 35 610 |
Вышеуказанные корреспонденции счетов приведены в соответствии с действующей Инструкцией № 183н[8]. При этом необходимо отметить, что согласно п. 10.7.3. Порядка № 209н[9] (в редакции Приказа Минфина России от 24.09.2021 № 133н) выбытия денежных средств при признании требований по возмещению ущерба вследствие недостач, хищений денежных средств, принятия Банком России решения об отзыве лицензии на осуществление банковских операций, а также в случае поступления денежных средств при исполнении указанных требований относятся на подстатью 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» КОСГУ.
[1] Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
[2] Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов».
[3] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.
[4] Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
[5] Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
[6] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н.
[7] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. Приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н.
[8] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н.
[9] Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. Приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н.