Отправление почтовой корреспонденции: учет марок и конвертов

Автор: Зарипова М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Для отправки письменной корреспонденции автономные учреждения прибегают к услугам почтовой связи. В этих целях приобретаются конверты и марки. Как отразить их в учете? На этот и другие вопросы ответим в материале.

Правовые, организационные, экономические, финансовые основы деятельности в области почтовой связи в Российской Федерации регулируются Федеральным законом от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (далее – Закон № 176-ФЗ).

Статьей 4 данного закона определено, что порядок оказания услуг почтовой связи регулируется правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

К сведению: в настоящее время Правила оказания услуг почтовой связи утверждены Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234 (далее –Правила № 234).

Услуги почтовой связи оказываются операторами почтовой связи на договорной основе. Согласно условиям договора оператор почтовой связи обязуется по заданию отправителя переслать вверенное ему почтовое отправление или осуществить почтовый перевод денежных средств по указанному отправителем адресу и доставить (вручить) их адресату. В свою очередь, пользователь услуг почтовой связи обязан их оплатить (ст. 16 Закона № 176-ФЗ).

В соответствии со ст. 29 Закона № 176-ФЗ плата за услуги почтовой связи, за исключением универсальных услуг, определяется по тарифам, устанавливаемым на договорной основе.

В пункте 24 Правил № 234 установлено, что для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты, в качестве которых используются в том числе почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки.

Таким образом, в целях бухгалтерского учета у нас возникает два объекта: почтовые марки и конверты, которые бывают маркированные и немаркированные.

Учет марок и маркированных конвертов

В целях бухгалтерского учета почтовые марки и маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на счете 0 201 35 000 (п. 169 Инструкции № 157н).

Расходы на приобретение почтовых марок, маркированных конвертов, маркированных почтовых бланков отражаются:

• по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н);

• по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ (п. 10.2.1 Порядка № 209н).

Отметим, что на подстатью 221 КОСГУ также относятся расходы на пересылку почтовых отправлений, включая расходы на упаковку почтового отправления (например, оплата пересылки заказного письма с уведомлением, писем с объявленной ценностью, доплата за дополнительный вес пересылаемого письма).

Напомним, что маркированные конверты и почтовые марки хранятся в кассе учреждения. Прием в кассу и выдача из кассы маркированных конвертов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием «Фондовый». Такие ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами (п. 170 Инструкции № 157н).

Марки и конверты выдаются подотчетному лицу по мере необходимости для отправки почтовой корреспонденции. Они списываются на основании авансового отчета (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих их использование (п. 216 Инструкции № 157н). Таким документом может быть, например, реестр отправленной корреспонденции, утвержденный руководителем учреждения.

В бухгалтерском учете операции по приобретению и расходованию маркированных конвертов и почтовых марок отражаются следующим образом:

Рассмотрим пример по применению вышеприведенных корреспонденций счетов.

Пример 1.

Подотчетное лицо автономного учреждения приобрело маркированные конверты в количестве 100 шт. стоимостью 15 руб. каждый. 10 конвертов и денежные средства в сумме 300 руб. были выданы секретарю для отправки корреспонденции. Отправленные конверты были списаны на основании утвержденного авансового отчета, составленного секретарем. К отчету прилагались реестр заказной почтовой корреспонденции и кассовый чек на оплату пересылки заказных писем в сумме 280 руб. Неизрасходованный остаток денежных средств в размере 20 руб. возвращен в кассу.

Все операции осуществляются по КВФО 4.

В соответствии с Инструкцией № 183н в бухгалтерском учете сформированы следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приняты к учету приобретенные маркированные конверты (100 шт. x 15 руб.)	4 201 35 510	4 208 21 667	1 500
Выданы секретарю под отчет маркированные конверты и денежные средства	4 208 21 567 4 208 21 567	4 201 35 610 4 201 34 610 Забалансовый счет 18	150 300
Отражены расходы на отправку письменной корреспонденции (150 + 280) руб.	4 109 xx 221	4 208 21 667	430
Возвращен в кассу остаток неизрасходованной подотчетной суммы	4 201 34 510 Забалансовый счет 18	4 208 21 667	20

В Письме от 11.02.2022 № 02-07-05/9717 Минфин обратил внимание на следующее. Если подотчетным лицом приобретаются почтовые марки на почте при отправке корреспонденции, то такие почтовые марки используются в момент оформления услуги почтовой связи и не подлежат хранению в кассе учреждения (не поступают в кассу учреждения, не хранятся подотчетным лицом).

Таким образом, в связи с отсутствием факта хозяйственной жизни, связанного с поступлением почтовых марок в кассу учреждения, записи в бухгалтерском учете учреждения на счете 0 201 35 000 «Денежные документы» не формируются.

Расходы на услуги связи отражаются на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504049) с приложенными к нему оправдательными документами по дебету счета 0 109 x0 221 и кредиту счета 0 208 21 667.

Таким образом, в стоимость услуг связи, отражаемых на счете 0 109 x0 221 согласно авансовому отчету (ф. 0504049), входят расходы на услуги почтовой связи в сумме приобретенных и использованных почтовых марок.

Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.

Пример 2.

Подотчетному лицу были переведены на его зарплатную банковскую карту на отправку почтовой корреспонденции 2 500 руб. Согласно представленным им авансовому отчету и оправдательным документам денежные средства были полностью израсходованы на почте на приобретение:

• маркированных конвертов на сумму 1 300 руб.;

• почтовых марок для отправки заказных писем на сумму 1 200 руб.

Расходы совершены по КВФО 2.

В соответствии с Инструкцией № 183н в бухгалтерском учете сформированы следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислены денежные средства на банковскую карту подотчетного лица	2 210 03 561 Забалансовый счет 17 2 208 21 567	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 2 210 03 661 Забалансовый счет 18	2 500
Представлен авансовый отчет по отправке почтовой корреспонденции	2 109 x0 221	2 208 21 667	2 500

Учет немаркированных конвертов

В соответствии с положениями п. 99, 118 Инструкции № 157н немаркированные конверты денежными документами не являются, поэтому подлежат учету в составе прочих материальных запасов на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы».

Расходы на приобретение немаркированных конвертов, которые будут в дальнейшем использованы для отправки письменной корреспонденции, следует отражать:

• по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н);

• по подстатье 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ (п. 11.4.6 Порядка № 209н).

К сведению: если конверты будут использованы в целях дарения (поздравительные конверты), то их необходимо отразить по подстатье 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (п. 11.4.8 Порядка № 209н).

Немаркированные конверты для отправки письменной корреспонденции принимаются к учету в составе материальных запасов по первоначальной стоимости на основании отгрузочных документов поставщика либо приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) (п. 20 СГС «Концептуальные основы»). Их списание с учета осуществляется либо по стоимости каждой единицы, либо по средней стоимости (п. 42 СГС «Запасы», п. 108 Инструкции № 157н). Такая хозяйственная операция может быть оформлена актом о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Рассмотрим пример отражения в учете операций по приобретению и расходованию немаркированных конвертов.

Пример 3.

Автономное учреждение закупило у Почты России 1 000 немаркированных конвертов общей стоимостью 5 000 руб. и марки на сумму 1 000 руб. Все они были выданы подотчетному лицу для почтовых отправлений. Израсходованные марки и конверты списаны на основании составленного в конце месяца отчета об осуществлении почтовых отправлений.

Расходы совершены по КВФО 2.

При отражении в бухгалтерском учете расчетов с АО «Почта России» следует применять соответствующие аналитические счета расчетов с использованием подстатей 564 (664), 734 (834) КОСГУ (см. Письмо Минфина России от 27.12.2019 № 02-08-10/103065).

В соответствии с Инструкцией № 183н в бухгалтерском учете сформированы следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приняты к учету конверты и марки, закупленные у Почты России	2 105 36 346 2 201 35 510	2 302 34 734 2 302 21 734	5 000 1 000
Оплачены Почте России поставленные товары	2 302 34 834	2 201 11 610 Забалансовый счет 18	5 000 1 000
	2302 21 834	2 101 11 610 Забалансовый счет 18
Выданы марки подотчетному лицу	2 208 21 567	2 201 35 610	1 000
Списаны с учета марки и конверты после отправки письменной корреспонденции	2 109 xx 272 2 109 xx 221	2 105 36 446 2 208 21 667	5 000 1 000

* * *

Кратко сформулируем основные выводы.

В целях бухгалтерского учета почтовые марки и маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на счете 0 201 35 000. Однако если подотчетным лицом приобретаются почтовые марки на почте при отправке корреспонденции, то такие почтовые марки используются в момент оформления услуги почтовой связи и поэтому на счете 0 201 35 000 они не отражаются.

Расходы на приобретение почтовых марок, маркированных конвертов отражаются по КВР 244 и подстатье 221 КОСГУ. Немаркированные конверты, предназначенные для использования в дальнейшем в почтовых целях, следует отразить по подстатье 346 КОСГУ.

При отражении в бухгалтерском учете расчетов с АО «Почта России» следует применять соответствующие аналитические счета расчетов с использованием подстатей 564 (664), 734 (834) КОСГУ.