Источник: ООО "Небо"

Если кассир оформил чек с ошибкой, то нужно внести исправления: аннулировать неправильный чек и выставить новый. Корректировка потребуется и в том случае, если продажа прошла «мимо кассы». Расскажем, как исправлять подобные нарушения, какие пояснения предоставлять сотрудникам ФНС и как избежать ответственности за выявленные ошибки.

Когда и зачем нужно использовать чек коррекции?

В течение рабочей смены могут возникнуть непредвиденные ситуации: от сбоя оборудования (отключение электроэнергии, скачок напряжения) до человеческого фактора, когда кассир случайно пробивает 500 рублей вместо 5000 или проводит безналичную оплату как наличную. В результате в конце дня сумма в кассе не совпадает с суммой, отраженной в отчете о закрытие смены. В этих случаях оператор должен оформить чек коррекции для исправления ситуации.

По закону чек коррекции нужен в двух случаях:

  • если расчет прошел без использования онлайн-кассы, то есть кассир не пробил чек в момент реализации товара или услуги;

  • если при применении ККТ допустили ошибки.

Порядок действий при оформлении коррекционного чека определяется версией формата фискальных документов (ФФД), с которой работает кассовое оборудование. На сегодняшний день применяются три версии ФФД: 1.05 (переходная), 1.1 (финальная) и 1.2 (для продажи маркированных товаров). 

Если расчет прошел «мимо кассы», чек коррекции оформляют вне зависимости от версии ФФД. В случае обнаружения ошибок корректировочный фискальный документ оформляют только при ФФД 1.1 и 1.2. Для ФФД 1.05 алгоритм иной: для исправления ошибки в «Приходе» кассир пробивает «Возврат прихода» с теми же ошибочными реквизитами, а затем оформляет обычный чек, но уже с правильными данными. Расскажем об этих нюансах подробнее.

Чек корректировки при ошибочных реквизитах

Если говорить простым языком, то для исправления ошибки нужно отозвать (аннулировать) чек с неправильными данными, после чего оформить корректировочный документ с правильной информацией. Порядок действий кассира при этом следующий:

Шаг 1. Кассир аннулирует чек с ошибкой.

Обнаружив ошибку, оператор должен оформить чек коррекции с признаком расчета «возврат прихода» или «возврат расхода» — в зависимости от того, в каком расчете были неточности.

В самом чеке нужно указать обязательные реквизиты:

  1. Тип коррекции (1173): «0» или «Самостоятельная операция». В этом случае кассир указывает, что ошибку нашел самостоятельно (а не после проверки ФНС). Правильное заполнение этого реквизита – одно из условий, при котором продавец может избежать административной ответственности за нарушение правил работы с ККТ. 

  2. Дата совершения корректируемого расчета (1178): заполняется, если точно известно, когда выдали чек с ошибкой. Если таких данных нет, нужно указать текущую дату.

  3. ФПД ошибочного документа (1192): указывают фискальный признак документа из ошибочного чека. В некоторых кассовых программах этого реквизита может не быть. 

Если ошибка не затронула сумму, например, продавец оформил наличный расчет как безнал, то в форме расчета коррекционного документа нужно выбрать «встречное предоставление».

Если в чеке есть несколько позиций с ошибочной ценой, то каждую корректируемую сумму отражают в виде отдельной строки.

Шаг 2. Кассир оформляет правильный чек. 

После того как ошибочный чек аннулировали, кассир должен пробить чек коррекции с новыми данными и признаком расчета «приход» или «расход». В чек вносят все верные реквизиты из первоначального фискального документа, а вместо ошибочных данных указывают правильные. К примеру, если в первый раз ошиблись в сумме, то в новом чеке нужно указать правильную стоимость.

Обязательные реквизиты корректировочного чека:

  • тип коррекции;

  • дата корректируемого расчета;

  • ФПД неправильного чека (1192) – если у кассовой программы есть такая возможность, а также известно, какой именно чек корректируют.

Порядок действий, если чек не пробили

Алгоритм действий зависит от того, какой именно чек забыли пробить: если речь идет о выручке по кассе, то оператору нужно оформить коррекционный документ с признаком расчета «приход». Если же чек не оформили при возврате товара, то признак в коррекционном чеке указывается с учетом версии ФФД:

  1. Для ФФД 1.1 или 1.2 – «возврат прихода». Каждая корректируемая сумма отображается отдельной строкой, поэтому в чеке коррекции нельзя просто вписать общую сумму по всем расчетам.

  2. Для ФФД 1.05 – «расход». В данной версии вообще нет признака «возврат прихода», поэтому его невозможно указать. Кроме этого, скорректировать суммы построчно тоже не получится, поэтому в чеке указывают общую сумму.

Обязательные реквизиты:

  1. Наименование документа (1000) – указываем «Кассовый чек коррекции».

  2. Признак расчета: приход, возврат прихода или расход в зависимости от ФФД.

  3. Тип коррекции (1173): если ошибку обнаружил кассир, то «0» или «Самостоятельная операция». Если первыми об ошибке узнали проверяющие из ФНС, то «1» или «По предписанию».

  4. Дата совершения корректируемого расчета (1178): нужно указать дату, когда забыли пробить чек. Если этой информации нет, указывают текущую дату.

  5. Сумма расчета, указанного в чеке (1020): прописываем сумму, которую не пробили в момент расчета.

  6. Сумма по чеку наличными (1031): указываем сумму, которую не пробили при наличном расчете.

  7. Сумма по чеку безналичными (1081): то же самое, но уже при безналичном расчете.

Исправление чека коррекции

Иногда при оформлении корректировочного чека операторы допускают ошибку. В этом случае исправляют уже сам корректировочный документ. При ФФД 1.1 или 1.2 эту операцию проводят в два этапа:

  1. Сначала аннулируют корректировочный чек с ошибкой. Порядок действий тот же, что и при оформлении чека корректировки к обычному фискальному документу. То есть, меняется только признак расчета на противоположный (Приход – Возврат прихода, Расход – Возврат расхода), а все остальные реквизиты из ошибочного чека коррекции остаются неизменными.

  2. Пробивают повторный чек коррекции, но уже с правильными реквизитами. 

При ФФД 1.05 корректировки оформляют обычными чеками, а значит, и корректировать их нужно быть тоже обычными фискальными документами. 

Штрафы за отсутствие или неправильное оформление чеков коррекции

Если в момент совершения расчета кассир не пробил чек, то и данные об операции не уйдут в ФНС. За такое нарушение ООО оштрафуют на сумму от 75 до 100% от суммы расчета, но не менее 30 тыс. руб. Для ИП штраф составит от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 тыс. руб. 

За ошибку в кассовом чеке также предусмотрена ответственность: от 5 до 10 тысяч рублей для юридических лиц, и от 1,5 до 3 тысяч рублей для ИП и должностных лиц. 

Чтобы избежать штрафных санкций, нужно оформить чеки коррекции на все товары, услуги или работы, которые прошли «мимо кассы». Причем сделать это придется до того, как неучтенную выручку обнаружат налоговые инспекторы. В противном случае продавец пробьет чеки коррекции по предписанию ФНС, после чего заплатит штраф за неприменение ККТ. 

К примеру, в Ставрополе компания скупала у физических лиц подержанные автомобили, но чеки не выдавала. Этот факт инспекторы ФНС обнаружили в ходе проверки, после чего компания тут же оформила недостающие чеки коррекции. Однако суд все равно оштрафовал юридическое лицо на 10 миллионов рублей, несмотря на то, что к моменту судебного разбирательства все фискальные документы оформили должным образом.

Чтобы избежать административной ответственности, продавцу нужно знать верный алгоритм действий при возникновении ошибок:

  • если провели расчет без использования онлайн-кассы, нужно отправить в ФНС кассовый чек коррекции (для всех версий ФФД), при этом отдельно заявлять о нарушении не потребуется;

  • при исправлении ошибки в чеке в ФФД 1.1 или 1.2 в ФНС следует отправить кассовый чек коррекции, при этом отдельно заявлять о нарушении не нужно;

  • при исправлении ошибки в чеке в ФФД 1.05 нужно заявить в ФНС о нарушении и приложить подтверждающие документы – на это у продавца есть 3 рабочих дня, следующих за днем исполнения обязанности.

При этом важно самостоятельно выявить нарушение и добровольно, до проведения налоговой проверки, отправить в ФНС чек коррекции или заявление о нарушении.