Источник: платформа для самозанятых Наниматель

Есть только два законных повода, которые позволяют самозанятому аннулировать чек: необходимость вернуть полученное вознаграждение и исправление ошибок в данных. Подробней о ситуациях, когда чек можно аннулировать и как это сделать без последствий для исполнителя и заказчика, рассказывают эксперты платформы для самозанятых Наниматель.

Когда самозанятый может законно аннулировать чек

Сделать это можно в двух случаях: если самозанятый неправильно ввел данные в чеке, например, ошибся в сумме, дате платежа или реквизитах компании-заказчика. Чек, сформированный с ошибками, считается недействительным и к оплате не принимается. Второй вариант, если по какой-то причине исполнитель-самозанятый вернул деньги заказчику. Аннулировать чек можно и до уплаты налога и после. В приложении есть выбор из двух опций: «Чек сформирован ошибочно» и «Возврат средств». Выбрав первую причину, самозанятый после аннулирования ошибочного чека, обязан сформировать новый с той же датой и передать его заказчику. Действия по «Возврату средств» просто приведут к перерасчету налога. Деньги за уплаченный налог по аннулированному чеку зачтутся в следующий налог или вернутся как излишне уплаченный налог. В обоих случаях самозанятый сэкономит, а вот у компании могут возникнуть риски.

Когда чек аннулируется незаконно

Но иногда исполнители хотят сэкономить на налогах и аннулируют чеки, чтобы уклониться от уплаты налога. В приложении никаких доказательств для аннулирования чека не требуется, и самозанятый просто не платит налог. Если плательщик НПД аннулировал чек для уменьшения суммы дохода и не вернул деньги заказчику – это явное нарушение и классифицируется как уклонение от уплаты налога. Если налоговиками такой факт будет выявлен, то самозанятому назначат штраф в размере 20% от суммы незарегистрированного дохода (ст. 129.13 НК). Если в течение полугода самозанятый повторит нарушение, то штраф может достичь 100% от суммы незарегистрированного дохода.

Проверить актуальность чека можно переходом по QR-коду на сайт ФНС, где откроется оригинал чека. Неработающий код будет говорить о том, что чек аннулирован исполнителем.

Чем грозит аннулирование чека компании

Компания является налоговым агентом для своих сотрудников – удерживает налоги и отправляет их в бюджет. Самозанятые в эту категорию не входят – налоги они платят за себя сами. Но бухгалтерии организации нужно учитывать все расходы, включая выплаты самозанятым, которые должны подтверждаться чеками. Компания выступает как налоговый агент, и при отсутствии чека должна удержать с вознаграждения 13% НДФЛ и 30% на страховые взносы, потому что налоговая, скорее всего, посчитает, что организация работает с физлицом по договору ГПХ.

Что делать компании, если чек аннулирован

Организация узнала об аннулировании чека сразу и еще не отчиталась по налогу на прибыль и не учла расходы на выплату вознаграждения самозанятому. В этом случае нужно действовать следующим образом. Написать исполнителю и предупредить о том, что для него существуют риски штрафов (20% от суммы дохода) и попросить прислать чек снова. В приложении «Мой налог» у самозанятых есть возможность формировать чеки задним числом. Подтверждением расходов организации будет новый чек. Если самозанятый игнорирует просьбу или отказывается выдавать чек, то на него можно подать жалобу на сайте ФНС или в отделении налоговой инспекции. В жалобе указываются данные организации, ФИО руководителя, причина обращения и прикладываются документы, свидетельствующие о факте сотрудничества: договор с самозанятым, акт о выполненных работах, аннулированный чек и переписку с исполнителем. Налоговикам остается провести проверку, выписать нарушителю штраф за занижение налоговой базы и обязать отправить заказчику чек.

Если об аннулированном чеке юр. лицо узнает от налоговой

Заказчик компания может узнать об аннулировании самозанятым чека непосредственно от налоговых органов при выездной или камеральной проверке. Доказать, что вознаграждение исполнителю было выплачено, но чек не получен и деньги самозанятым заказчику не возвращены, будет сложней. Для этого придется предоставить все имеющиеся первичные документы, подтверждающие факт сотрудничества и оплаты исполненного заказа: договор, акт выполненных работ, счет, платежное поручение, банковскую выписку. Нужно помнить, что чек – не единственный документ, который может подтвердить расходы компании.

Как юр. лицу обезопасить себя

Избежать нежелательных последствий и разбирательств с налоговыми органами можно, если прописать в договоре ответственность самозанятого исполнителя за аннулирование чека. Примерная формулировка может быть такой: «Если Исполнитель аннулирует чек, то Заказчик имеет право потребовать уплаты Исполнителем штрафа в размере суммы, указанной в чеке, и все убытки, связанные с аннулированием чека, в том числе налоги, штрафы и пени».

Статус чека обязательно нужно отслеживать, как в момент принятия его к расходу, так и после. Аннулированный чек не считается действительным документом, поэтому принятая к расходу сумма, может стать выплатой физлицу, что повлечет за собой доначисление страховых и пенсионных взносов и уплату 13% НДФЛ.