Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"
ГСМ могут приобретаться организациями и индивидуальными предпринимателями за наличный расчет и по безналичной форме расчетов.
За наличный расчет ГСМ приобретаются, как правило, на автозаправочных станциях непосредственно водителями, которые в данном случае будут являться подотчетными лицами.
Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные денежные средства, а так же другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие - «под отчет»).
Выдача наличных денег под отчет.
Согласно пункту 11 Порядка:
«11. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается».
Как видим, данный пункт содержит все основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам.
Обратите внимание, что данный документ не устанавливает ограничений по поводу сумм, которые организация может выдать под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Размер и срок, на который они выдаются, устанавливаются организацией самостоятельно на основании приказа руководителя.
Наличные денежные средства на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц – работникам организации, список которых утверждается руководителем. Значит, в обязательном порядке в бухгалтерской службе организации должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Как правило, такой приказ издается на текущий год, но в течение года состав водителей организации может изменяться. В таком случае организации следует издавать дополнительные приказы.
Срок, на который могут выдаваться подотчетные суммы, законодательно не ограничен, однако, такие сроки организация обязана устанавливать самостоятельно и закреплять это положение соответствующим приказом.
Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Выдача наличных денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на иные цели не допускается.
Для оформления выдачи денежных средств из кассы организации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждена форма расходного кассового ордера (форма №КО-2).
Данный документ применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).
Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Кроме подписей кассира, главного бухгалтера и руководителя расходный кассовый ордер должен подписать и водитель, который получил денежные средства. При этом он должен обязательно указать полученную сумму: рубли – прописью, копейки – цифрами, и предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Кассир обязан записать его паспортные данные в предусмотренной графе.
На основании расходного кассового ордера составляется бухгалтерская запись по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета «Касса» на сумму выданных из кассы наличных денежных средств.
Получая наличные денежные средства из кассы организации на приобретение ГСМ, подотчетное лицо, в нашем случае водитель транспортного средства, в дальнейшем обязан отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Например, если приказом установлено, что суммы выдаются под отчет сроком на 1 месяц, то в течение 3 рабочих дней по истечении месяца со дня выдачи подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет.
Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных под отчет, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме №АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной документации №АО-1 «Авансовый отчет» с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
Форма №АО-1 «Авансовый отчет» предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений) и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Авансовый отчет - документ двусторонний, заполняется он и подотчетным лицом и бухгалтером организации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен и на бумажном, и на машинном носителе.
Водитель на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета расположена таблица, в которой следует указать сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.
Кроме того, лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает корреспондирующие счета и суммы. Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым денежные средства выдаются или вносятся в кассу.
В самом низу лицевой части авансового отчета содержится раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются Ф.И.О. подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы фактических затрат по ним.
Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.
Рассмотрим порядок заполнения данного документа на конкретном примере.
Пример 1.
Предположим, что водитель организации ООО «А» Иванов Г.Н. (табельный номер 31) 7 августа 2006 года получил из кассы организации денежные средства на приобретение ГСМ в размере 1 800 рублей. Приказом по организации установлено, что выдача денежных средств на ГСМ производится еженедельно.
14 августа 2006 года Иванов Г.Н. составил авансовый отчет, согласно которому он произвел в течение недели три заправки на АЗС. Кассовые чеки, подтверждающие произведенные расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету. Остатка по предыдущему авансу у Иванова Г.Н. не было. Авансовый отчет №115 от 14 августа 2006 года Иванов Г.Н. сдал вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписал авансовый отчет главный бухгалтер Федорова М.Г. и утвердил руководитель организации Ивченко П.М.
На основании полученных документов бухгалтерия приняла ГСМ к учету.
--------¬ ¦ Код ¦ +-------+ Форма по ОКУД ¦0302001¦ +-------+ ________________ООО «А»__________________________по ОКПО ¦ ¦ наименование организации L-------- УТВЕРЖДАЮ ------T-----¬ Отчет в сумме __одна тысяча _____ ¦Номер¦ Дата¦ __восемьсот ____ руб.__00___коп АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +-----+-----+ Руководитель ____директор_______ ¦ 115 ¦14.08¦ должность L-----+------ __________ ___Ивченко И.П.______ подпись расшифровка подписи «14» _августа_____________ 2006г. ------------¬ ¦ Код ¦ +-----------+ коммерческий отдел ¦ 02 ¦ Структурное подразделение ---------------------------+-----------+ Подотчетное лицо ___Иванов Г.Н._____ Табельный номер ¦ 31 ¦ фамилия, инициалы L------------ Профессия (должность) водитель_____ Назначение аванса _на ГСМ_____ ------------¬ ¦ Код ¦ +-----------+ коммерческий отдел ¦ 02 ¦ Структурное подразделение ---------------------------+-----------+ Подотчетное лицо ___Иванов Г.Н._____ Табельный номер ¦ 31 ¦ фамилия, инициалы L------------ Профессия (должность) водитель_____ Назначение аванса _на ГСМ_____ ------------¬ ¦ Код ¦ +-----------+ ¦ ¦ Структурное подразделение ---------------------------+-----------+ Подотчетное лицо ___________________ Табельный номер ¦ ¦ фамилия, инициалы L------------ Профессия (должность) _____________ Назначение аванса ____________ ------------------------T----------¬ ----------------------------¬ ¦Наименование показателя¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦ ¦ ¦ руб. коп.¦ ¦ ¦ +-----------------------+----------+-+-------------T-------------+ ¦ остаток ¦ ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦ ¦ Предыдущий ----------+----------+ +-----T-------+------T------+ ¦ аванс перерасход ¦ ¦ ¦счет,¦сумма, ¦счет, ¦сумма,¦ ¦ ¦ ¦ ¦суб- ¦руб. ¦суб- ¦руб. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦счет ¦коп. ¦счет ¦коп. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+ ¦ Получен аванс 1. из ¦1.800,00 ¦ ¦ 10-3¦ 1 800¦ 71 ¦ 1.800¦ ¦кассы 07.08.2006 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------T---------+----------+ +-----+-------+------+------+ ¦1а. в валюте ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+---------+----------+ +-----+-------+------+------+ ¦ 2. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+ ¦ Итого получено ¦ 1.800,00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+ ¦ Израсходовано ¦ 1.800,00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------+----------+-+-----+-------+------+------+ ¦ Остаток ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------+----------+-+-----+-------+------+------+ ¦ Перерасход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L-----------------------+----------- L-----+-------+------+------- Приложение __3__ документов на __3__ листах Отчет проверен. К утверждению в сумме __Одна тысяча восемьсот_____ сумма прописью руб. _00__ коп. (__1800__руб. _00_ коп.) Главный бухгалтер _______________ ______Федорова М.Г._________ подпись расшифровка подписи Бухгалтер _______________ _____Федорова М.Г.___________ подпись расшифровка подписи Остаток внесен ----------¬ -----¬ ---------------- в сумме ¦ ¦ руб. ¦ ¦ коп. по кассовому Перерасход выдан L---------- L----- ордеру N ___ от « « _________ 20 г. Бухгалтер (кассир) _______ ___Федорова М.Г.____ «14» августа 2006г. подпись расшифровка подписи линия отреза Расписка. Принят к проверке от _Иванова Г.М__________ авансовый отчет N 115 от «14» _августа______ 2006г. на сумму одна тысяча восемьсот руб. _00 коп., количество документов прописью ___3___ на ___3____ листах Бухгалтер __________ __Федорова М.Г.______ «14» _августа_ 2006г. подпись расшифровка подписи
| Документ, подтверждающий производственные расходы | Наименование Документа (расхода) | Сумма расхода | Дебет счета субсчета | |||||
| дата | номер | По отчету | Принятая к учету | |||||
| В руб. коп | В валюте | В руб. коп | В валюте | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 1 | 07.08. 2006 | 00152703 | Чек ККТ | 720,00 | 720,00 | 10-3 | ||
| 2 | 10.08. 2006 | 00765442 | Чек ККТ | 630,00 | 630,00 | 10-3 | ||
| 3 | 12.08.2006 | 02150016 | Чек ККТ | 450,00 | 450,00 | 10-3 | ||
| Итого: | 1800,00 | 1800,00 | ||||||
Подотчетное лицо _________________ ____Иванов Г.Н._____________________
подпись расшифровка подписи
Окончание примера.
Обратите внимание!
Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
В том случае если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано сумму неиспользованного аванса вернуть в кассу организации. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необходимо обратить серьезное внимание, так как наша аудиторская практика показывает, что нередко в организациях выдаются подотчетные суммы без полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу.
К авансовому отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие произведенные подотчетным лицом расходы, в частности все выданные на АЗС чеки контрольно-кассовой техники (далее ККТ).
Согласно пункту 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 года №745 «Об утверждении положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин», на выдаваемом чеке должны быть отражены следующие реквизиты:
ü наименование организации;
ü идентификационный номер организации-налогоплательщика;
ü заводской номер контрольно-кассовой машины;
ü порядковый номер чека;
ü дата и время покупки (оказания услуги);
ü стоимость покупки (услуги);
ü признак фискального режима.
Этим же пунктом отмечено, что в чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения. Письмом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 28 ноября 1994 года №АО-7-272 «О решении государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам») утверждены «Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам (ККМ) для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом». В соответствии с пунктом 35 на чеке должна содержаться следующая информация:
ü заводской номер машины;
ü программируемое наименование АЗС, не менее 20 символов;
ü порядковый номер операции;
ü дата продажи (покупки);
ü время продажи (покупки);
ü сумма продажи (покупки) (кроме косвенной безналичной оплаты);
ü марка нефтепродуктов;
ü идентификатор (номер) оператора;
ü количество нефтепродуктов;
ü номер топливораздаточной колонки;
ü вид оплаты;
ü номер карты при безналичной оплате;
ü сумма, внесенная покупателем, и сумма сдачи при наличной оплате;
ü идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) предприятия (АЗС) из фискальной памяти ККТ;
ü поле для отметки о номере и сумме чека коррекции, не менее 15 символов.
Отражение подотчетных сумм в бухгалтерском учете.
Для отражения расчетов с сотрудниками по подотчетным суммам Планом счетов бухгалтерского учета предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и прочие расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счетов:
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника);
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Более подробно с вопросами, касающимися бухгалтерского учета подотчетных сумм, а также с типичными ошибками, допускаемыми в организациях при расчетах по подотчетным суммам, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-аудит» «Подотчет».
Обращаем внимание читателей на одну из наиболее распространенных ошибок, допускаемых бухгалтерами, при списании приобретенных ГСМ на расходы. Довольно часто бухгалтера списывают расходы на ГСМ лишь на основании чеков ККТ, полученных от АЗС. При списании ГСМ бухгалтер должен руководствоваться следующим. Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон №129-ФЗ) установлено, что:
«Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет».
Чек контрольно-кассовой техники представляет собой документ, свидетельствующий об оплате ГСМ, однако не может служить основанием для списания топлива на затратные счета. Первичным документом, служащим основанием для списания является путевой лист и нормы расхода топлива. Напоминаем, что формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Заметим, правда, что указанные унифицированные формы путевых листов обязательны к применению лишь для специализированных автотранспортных организаций, остальные хозяйствующие субъекты вправе разработать свою форму путевого листа и утвердить ее локальным актом организации. При этом следует помнить, что документ разработанный организацией самостоятельно будет признан первичным бухгалтерским документом лишь в том случае, если он содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона №129-ФЗ.
В частности такая точка зрения по этому вопросу высказана в Письме Минфина РФ от 20 сентября 2005 года №03-03-04/1/214, в ответе на частный вопрос налогоплательщика.
«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-03)» утверждены Минтрансом Российской Федерации 29 апреля 2003 года. Обращаем ваше внимание, что указанный документ действует до 1 января 2008 года. Кроме того, применение указанных норм в отношении налогообложения довольно спорно. Налоговики считают, что признать в целях налогообложения можно лишь суммы ГСМ в пределах, установленных указанными нормами. Однако, по мнению авторов настоящей книги, с этой точкой зрения можно поспорить, ведь глава 25 НК РФ не выдвигает такого требования к налогоплательщику, но доказать это проверяющим органам можно только обратившись в суд.
Учет суммы НДС при приобретении ГСМ за наличный расчет.
При приобретении ГСМ за наличный расчет у бухгалтеров организаций нередко возникает вопрос о применении вычетов по НДС.
Обратимся к пункту 2 статьи 171 НК РФ. В нем сказано:
«2. Вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), а также имущественных прав на территории Российской Федерации либо уплаченные налогоплательщиком при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации в таможенных режимах выпуска для внутреннего потребления, временного ввоза и переработки вне таможенной территории либо при ввозе товаров, перемещаемых через таможенную границу Российской Федерации без таможенного контроля и таможенного оформления, в отношении:
1) товаров (работ, услуг), а также имущественных прав, приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения в соответствии с настоящей главой, за исключением товаров, предусмотренных пунктом 2 статьи 170 настоящего Кодекса;
2) товаров (работ, услуг), приобретаемых для перепродажи».
Указанные вычеты в соответствии с пунктом 1 статьи 172 НК РФ производятся, в частности, на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав.
Согласно пункту 7 статьи 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями и индивидуальными предпринимателями розничной торговли, а также другими организациями и индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы, оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.
Договор розничной купли-продажи регулируется главой 30 ГК РФ. Согласно статье 492 ГК РФ по договору розничной купли-продажи продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.
В Письме Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (далее МНС Российской Федерации) от 13 мая 2004 года №03-1-08/1191/15@ «Свод писем по применению действующего законодательства по НДС за II полугодие 2003 года – I квартал 2004 года» указано, что норма НК РФ, изложенная в пункте 7 статьи 168 НК РФ, в части реализации товаров организациями розничной торговли применяется только в случае, если указанные товары приобретаются для использования, не связанного с предпринимательской деятельностью. Следовательно, если покупатель согласно представленной доверенности, выступает от имени юридического лица или если покупателем является индивидуальный предприниматель, представивший свидетельство о государственной регистрации, то есть товары приобретаются для использования, связанного с предпринимательской деятельностью, налогоплательщики (организации и индивидуальные предприниматели) обязаны в установленном НК РФ порядке выдавать счета-фактуры.
По поводу вычета НДС на основании других документов хотим обратить внимание читателей на следующее. Федеральный арбитражный суд Уральского округа (Постановление ФАС Уральского округа от 29 апреля 2002 года №Ф09-843/02-АК, от 8 июля 2003 года №Ф09-1961/03-АК, от 9 декабря 2003 года №Ф09-4204/03-АК) счел возможным признать кассовые чеки АЗС, в том числе и те, в которых сумма НДС не была выделена, достаточным доказательством уплаты НДС своим контрагентам.
В Определении Конституционного суда Российской Федерации от 2 октября 2003 года №384-О «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы ООО «Дизайн-группа «Интерьер Флора» на нарушение конституционных прав и свобод пунктом 3 статьи 161 Налогового кодекса Российской Федерации» прямо указано на то, что счет-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику вычетов по НДС. Налоговые вычеты могут предоставляться и на основании иных документов, подтверждающих уплату НДС.
В Письме Минфина Российской Федерации от 21 августа 2001 года №04-03-11/113 сказано, что пунктом 7 статьи 168 НК РФ организациям не запрещено в случаях применения контрольно-кассовой техники при реализации товаров, в том числе ГСМ, за наличный расчет оформлять счета-фактуры. Таким образом, для вычета сумм НДС, уплаченных по ГСМ, приобретенным за наличный расчет, покупателю необходимо получить от АЗС не только кассовые чеки, но и счета-фактуры.
Если заправка разовая и у организации не заключен договор с поставщиком, как правило, АЗС отказываются выдавать таким покупателям счета-фактуры, и возникает вопрос, куда в таком случае следует относить сумму уплаченного НДС.
Рассматривая порядок формирования стоимости ГСМ, мы отмечали, что согласно пункту 5 ПБУ 5/01 ГСМ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, при этом к фактическим затратам на приобретение относятся и суммы невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением этих ГСМ. Следовательно, в бухгалтерском учете первоначальная стоимость ГСМ будет сформирована с учетом невозмещаемого НДС. В отношении налогового учета ситуация несколько иная.
В пункте 2 статьи 170 НК РФ указано, что суммы НДС, предъявленные покупателю при приобретении товаров (работ, услуг), учитываются в стоимости таких товаров (работ, услуг) в следующих случаях:
«1) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации (а также передаче, выполнению, оказанию для собственных нужд) товаров (работ, услуг), не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения);
2) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации товаров (работ, услуг), местом реализации которых не признается территория Российской Федерации;
3) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, лицами, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость либо освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика по исчислению и уплате налога;
4) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, имущественных прав, для производства и (или) реализации (передачи) товаров (работ, услуг), операции по реализации (передаче) которых не признаются реализацией товаров (работ, услуг) в соответствии с пунктом 2 статьи 146 настоящего Кодекса, если иное не установлено настоящей главой».
Как видим, текст НК РФ не содержит рассматриваемого случая, когда налогоплательщик вправе учесть сумму НДС в стоимости ГСМ.
Из вышеизложенного следует, что если сумма НДС не выделена в чеке АЗС отдельной строкой, то она будет учтена в «налоговой» стоимости ГСМ. Если же сумма НДС в чеке выделена отдельной строкой, то учесть ее в первоначальной стоимости ГСМ не удастся. Данную сумму организация сможет списать лишь за счет средств, оставшихся после налогообложения.
Более подробно с вопросами, касающимися ведения учета горюче-смазочных материалов, способами поступления горюче-смазочных материалов, методами формирования фактической стоимости, приобретением и списанием горюче-смазочных материалов в производство, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Судебный порядок рассмотрения трудовых дел. Правовое регулирование. Практика. Документы»