Учет канцелярских товаров, приобретенных для офиса

Автор: Мухин С.Р., эксперт журнала

Журнал «Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 8/2022 год

В каждом учреждении закупаются канцелярские товары. Этот вид закупки имеет незначительную стоимость, но довольно обширную номенклатуру. В статье рассмотрим порядок их учета.

Учетная группа

В настоящее время нормативные правовые акты, регулирующие ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, не содержат положений, в которых дано определение «канцелярские товары». В этой связи чиновники Минфина напоминают, что отнесение материальных ценностей к соответствующей группе нефинансовых активов (основные средства или материальные запасы) входит в компетенцию учреждения. Оно самостоятельно принимает решение исходя из установленных в учетной политике способов ведения бухгалтерского (бюджетного) учета, функциональной и экономической направленности осуществляемых расходов, принимая во внимание положения нормативных документов, регулирующих бухгалтерский учет в государственных (муниципальных) учреждениях.

При отнесении объекта к соответствующей группе нефинансовых активов необходимо руководствоваться положениями СГС «Основные средства»[1], «Запасы»[2], Инструкции № 157н[3] (см. Письмо от 16.12.2020 № 02-07-10/110345).

Согласно п. 7 СГС «Основные средства» к основным средствам относятся материальные ценности, являющиеся активами, независимо от их стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В пункте 99 Инструкции № 157н приведен закрытый перечень материальных ценностей, относящихся к материальным запасам, независимо от их стоимости и срока службы. Перечень не содержит положения относительно канцелярских, а также хозяйственных товаров.

Таким образом, полагаем, что канцтовары (калькуляторы, дыроколы, ножницы) и другие аналогичные принадлежности, которые используются более года, можно отнести в состав объектов основных средств, учитываемых на счете 0 101 06 000 «Инвентарь производственный и хозяйственный» (п. 53 Инструкции № 157н).

Канцтовары, отнесенные к материальным запасам (бумага, ручки, карандаши, стержни, папки, скрепки и иные материалы, которые используются менее 12 месяцев), учитываются на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции № 157н).

Отражение расходов

Расходы на приобретение канцелярских товаров для нужд учреждения отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н[4]) в увязке:

• со статьей 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ – в случае приобретения калькуляторов, дыроколов, ножниц (п. 11.1 Порядка № 209н[5]);

• с подстатьей 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ – в случае приобретения бумаги, ручек, карандашей, стержней, папок, скрепок и иных материалов, используемых менее 12 месяцев (п. 11.4.6 Порядка № 209н).

Следует отметить, что в силу Требований к составлению и утверждению плана финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения, утвержденных Приказом Минфина России от 31.08.2018 № 186н, расходы на приобретение материальных запасов осуществляются с учетом потребности в канцелярских принадлежностях в соответствии с нормами обеспеченности таким имуществом, выраженными в натуральных показателях. Однако на законодательном уровне данные нормы не определены. Учреждение само должно рассчитать, сколько ему необходимо канцелярских товаров на финансовый год. Для этого мы рекомендуем проанализировать расходы на указанный вид нефинансовых активов за два-три предыдущих года и взять среднюю величину, причем необходимо сделать поправку на текущие цены.

Также в учетной политике необходимо утвердить нормы расхода указанной группы товаров при выдаче их в эксплуатацию сотрудникам учреждения.

Ниже рассмотрим примеры отражения в учете операций, связанных с приобретением и выдачей канцелярских товаров.

Автономное учреждение приобрело у сторонней организации 4 калькулятора на сумму 14 000 руб. Оплата товара произведена с лицевого счета, открытого учреждению в ОФК. Комиссией по поступлению и выбытию активов принято решение учитывать данный нефинансовый актив в составе основных средств. Он используется в основной деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Расходы отражены по КВФО 4.

Основные средства, стоимость которых не превышает 10 000 руб., при выдаче их в эксплуатацию списываются с балансового учета и отражаются на забалансовом счете 21 «Основные средства в эксплуатации» (п. 39 СГС «Основные средства», п. 50, 373 Инструкции № 157н). Принятие таких объектов к забалансовому учету осуществляется на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) либо накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) одним из следующих способов:

• в условной оценке «один объект – один рубль»;

• по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта, если такой способ оценки предусмотрели в учетной политике.

При начислении амортизации необходимо учесть, что на основные средства стоимостью до 10 000 руб. включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, амортизация не начисляется (п. 39 СГС «Основные средства»). Внутреннее перемещение этих объектов в учреждении оформляется требованием-накладной (ф. 0504204).

Выбытие канцтоваров как с балансового, так и с забалансового учета производится на основании акта приема-передачи объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) либо акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104).

Согласно Инструкции № 183н[6] в бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

* Согласно положениям учетной политики расходы относятся на общехозяйственные расходы.

Автономное учреждение приобрело через подотчетное лицо 10 пачек бумаги формата А4. Денежные средства в размере 10 000 руб. были зачислены на банковскую карту учреждения, выданную работнику. На основании авансового отчета канцтовары были приняты к учету, а потом выданы в пользование сотрудникам учреждения. Расходы отражены по КВФО 2.

В зависимости от порядка приобретения и (или) использования канцтовары можно учитывать (п. 8 СГС «Запасы», Письмо Минфина России от 01.08.2019 № 02-07-07/58075):

• в номенклатурных (реестровых) единицах;

• партиями;

• однородными (реестровыми) группами запасов.

В данном случае бумагу для офисной техники можно учитывать по однородной группе «Бумага для офисной техники формата А4».

Выбранный способ учета канцтоваров закрепляется в учетной политике учреждения.

Аналитический учет бумаги ведется по виду, наименованию, сорту и количеству в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения в карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 119 Инструкции № 157н).

В целях перемещения материального запаса внутри учреждения оформляется требование-накладная (ф. 0504204).

Списание канцтоваров с балансового учета при выдаче в эксплуатацию осуществляется по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) или акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Способ списания закрепляется в учетной политике учреждения.

Согласно Инструкции № 183н в бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

* * *

Кратко сформулируем основные выводы:

1. Отнесение канцелярских товаров к учетной группе (основные средства или материальные запасы) осуществляется исходя из установленных в учетной политике способов ведения бухгалтерского учета.

2. Расходы на приобретение канцелярских товаров следует пре­дусмотреть в плане ФХД. Такие затраты отражаются по КВР 244 с применением статьи 310 КОСГУ (в случае приобретения калькуляторов, дыроколов, ножниц) или подстатьи 346 КОСГУ (в случае приобретения бумаги, ручек, карандашей, стержней, папок, скрепок). Выдача сотрудникам канцелярских товаров осуществляется по нормам расходов, которые устанавливаются в учетной политике.

[1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утв. Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 257н.

[2] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Запасы», утв. Приказом Минфина России от 07.12.2018 № 256н.

[3] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.

[4] Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структура и принципы назначения, утв. Приказом Минфина России от 06.06.2019 № 85н.

[5] Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. Приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н.

[6] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н.