Карина Кассис, Synerdocs

Некоторые ошибочно считают, что бухгалтерия – самая консервативная и невосприимчивая к изменениям область. Возможно, так и было раньше. Но на самом же деле в последнее время практически ежегодно в повседневную жизнь бухгалтера проникали различные инновации. Мы решили собрать вместе все самые важные, по нашему мнению, изменения в области взаимодействия и документооборота. Фактически, это позволит нам составить современный портрет бухгалтерии и сверху взглянуть на то, с чем мы перейдем в 2014 год.

1. Отказ от бумажек

Учетные системы бухгалтеру знакомы достаточно давно, они решают множество очень важных задач, кроме одной – эффективные коммуникации. Вы же прекрасно знаете, сколько времени тратится просто на сбор подписей ответственных должностных лиц, сколько сил уходит на это.

Процессы документооборота, как прежде, требуют особенного подхода, реализовать который можно только с помощью электронных документов. Использование системы электронного документооборота позволило сократить временные затраты на поиск, согласование, подписание документов. Руководитель не забывает рассмотреть или подписать ни одну «бумажку», да и возможность потери документа исключена.

Главное, наконец-то, системами электронного документооборота (СЭД) могут пользоваться бухгалтеры. С появлением Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" бухгалтерия получила полное право на перевод своих документов в электронный вид. И мы повсеместно наблюдаем этот процесс.

2. Магия синей печати - слабеет

Многие до сих пор считают, что документ с синей печатью – это та самая «фактическая бумажка» по Булгакову. На самом деле, магия синей печати стремительно слабеет, и виной тому появление квалифицированной электронной подписи, которая решает буквально все проблемы, связанные с обеспечением юридической значимости электронного документа.

Эта подпись надежна, ее невозможно подделать, изменить или нарушить. Некоторые представители крупного бизнеса и органы государственной власти начинают доверять такой подписи больше, чем собственноручной и заверенной печатью. Бухгалтер теперь может использовать новую подпись практически для всех видов своей деятельности: документооборот с контрагентами, отчетность в электронном виде, отправка документов в контролирующие органы и т.п.

Регламентирует использование электронной подписи Федеральный закон от 06.04.2011 N 63 «Об электронной подписи», который полноценно вступил в силу 1 июля текущего года. Согласно данному закону, все документы, в том числе и налоговая отчетность, подписанные квалифицированной ЭП признаются юридически значимыми.

3. Отчетность без отрыва от производства

Как было упомянуто выше, налоговая отчетность сегодня также существует в электронном виде. Более того, существует не один способ ее предоставления в ФНС РФ.

Налоговая служба может направить свое требование в электронном виде через специального оператора связи. В этом случае бухгалтер находит документы в электронном архиве, формирует опись и отправляет все в налоговую также с помощью спецоператора. Порядок предоставления документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) утвержден Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@. Формат описи утвержден Приказом ФНС РФ от 29.06.2012.N ММВ-7-6/465@.

Все документы, предоставляемые в контролирующие органы в электронном виде, должны иметь определенный формат в соответствии с Приказом ФНС от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@. Бухгалтер отправляет их через спецоператора в виде xml-файла либо в виде копии в формате .jpg или .tiff.

Если требование пришло в виде обычного письма, то электронные документы из архива отправляются на печать, при этом на них стоит отметка о том, что они прошли через сервис обмена и были подписаны ЭЦП. Уже распечатанные документы заверяются собственноручной подписью руководителя и печатью организации ( Письмо Минфина РФ от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2).

4. Не нужны большие шкафы

Вопрос сохранности документов являлся актуальным всегда: неважно бумажный вид они имеют или же электронный. Обеспечить лучшую физическую сохранность документов, упростить доступ к ним и оперативно их обрабатывать призваны электронный архивы (не будем сейчас говорить о возникающих сложностях при их организации).

Возможность хранить документы в электронном виде появилась вместе с квалифицированной электронной подписью, которая не только приходит на смену синей печати, но и становится гарантом неизменности документа со временем. А чтобы хранить такой документ, вам больше не нужны отдельные помещения для бумажных архивов.

На смену бесчисленным папкам на пыльных полках уже пришли серверы. Электронные документы могут храниться в СЭД (на сервере организации) или в «облаке» (на сервере спецоператора). Но стоит отметить, электронный архив – не просто сервер, это целая технология, обеспечивающая целостность и возможность использования документа.

5. Новые сервисы для бухгалтера

И, наконец, главная инновация последних лет – появление сервисов обмена документами. Современный бухгалтер может обмениваться электронными документами со своими контрагентами, не выходя из своей СЭД или учетной системы. Благодаря возможностям работы с сервисом обмена отправить юридически значимый документ контрагенту можно за считанные секунды.

Как узнать, на какой стадии согласования находится бумажный документ у контрагента? Позвонить? А если такой контрагент не один, придется звонить каждому? Да, пожалуй. Но все это какие-то отголоски прошлого. Сегодня бухгалтер может в любое время зайти в сервис обмена и узнать, как «обстоят дела» с его документом. Кроме того, такие сервисы позволяют отслеживать все последние изменения в области законодательства и технологий.