Источник: Удостоверяющий центр Контур

Срок изменения правил работы с  электронной подписью и машиночитаемой доверенностью отложили на  1 сентября 2023 года (Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ). Подробнее о новых условиях рассказывает Иван Быков, эксперт удостоверяющего центра Контура.

Правила работы с электронной подписью изменят не с 1 января 2023 года,как планировали прежде, а с 1 сентября 2023. В тексте мы говорим о квалифицированной электронной подписи, а также упрощаем некоторые термины. Например, в удостоверяющих центрах получают не «электронную подпись», а «сертификат электронной подписи» (ЭП).

Итак, за счет отсрочки  у руководителей компаний и индивидуальных предпринимателей будет время подготовиться ко всем изменениям. Можно не спешить с обновлением электронных подписей в ФНС до конца 2022 года,  дождаться окончания срока действия ранее выданных сертификатов ЭП.

Нововведения произойдут сразу в нескольких направлениях: машиночитаемых доверенностях, электронных подписях юрлиц и ИП, а также в порядке работы с ЭП сотрудников.

Изменение № 1: директора юрлиц и ИП могут использовать электронные подписи только от ФНС

По закону в последний раз электронную подпись от коммерческого удостоверяющего центра руководители компаний и предприниматели могли получить 31 декабря 2021 года. Если она до сих пор действительна, то владельцу не нужно обновлять ее с 1 января. В ФНС он должен обратиться за одну-две недели до окончания срока подписи, но не позже 1 сентября 2023 года.

Например, директор получил электронную подпись 19 декабря 2021 года со сроком действия 15 месяцев. До переноса срока введения изменений руководителю пришлось бы  обновить сертификат до 1 января 2023 года. После отсрочки можно продолжить пользоваться электронной подписью все 15 месяцев и обратиться в ФНС за ее выпуском только в марте.

С 1 сентября 2023 года закон запрещает пользоваться электронными подписями на юрлицо или ИП, полученными от аккредитованных коммерческих удостоверяющих центров (сертификаты физлиц продолжают действовать). Для этих категорий пользователей действительны подписи только от ФНС и ее доверенных лиц, Федерального казначейства  (для бюджетников) или Центробанка ( для финансовых организаций). 

К сентябрю 2023 года нужно обзавестись подписью, соответствующей новым требованиям закона.

Изменение № 2: уполномоченные сотрудники не смогут использовать подпись юрлица

Изменения касаются работников, которые подписывают документы от лица компании.

Например, главные бухгалтеры или менеджеры по закупкам. Они могут использовать электронные подписи юрлица до 1 сентября 2023 года (ранее закон устанавливал более ранний срок — 1 января 2023 года).  К сентябрю 2023 для подписания документов придется получить подпись физлица в коммерческом удостоверяющем центре.

Оба вида подписей — юрлица и физлица — сотрудники могут по-прежнему получать в коммерческих УЦ. Подписи отличаются сведениями, которые в них содержатся, а также способом подписания документов.

  • В подписи юрлица есть данные и компании, и сотрудника, она сразу указывает, что документ подписал представитель конкретной организации. 

  • В подписи физлица — только данные сотрудника, без информации о работодателе. Чтобы подписать ею документ, потребуется доверенность от руководителя организации.

Изменение № 3: к подписи физлица уполномоченному потребуется машиночитаемая доверенность 

Подписывать документы от лица компании или ИП одной только подписью физлица уполномоченные сотрудники не смогут. Дополнительно к ней они должны будут получить МЧД — машиночитаемую доверенность. Ее оформляет руководитель организации.  

Документы с МЧД и подписью физлица уже принимают налоговая служба, фонд социального страхования. Работают с ними также системы электронного документооборота с контрагентами. 

Для работы с площадками торгов, которые не успели перейти на новый формат работы, сотрудники могут по-прежнему использовать подписи юрлиц. Однако c 1 сентября 2023 года от них придется полностью отказаться и перейти на сертификаты электронной подписи, оформленные на физлиц, и машиночитаемые доверенности.