С наступлением роскошного летнего сезона хочется закончить свою работу пораньше, не засиживаясь в офисе. Счастлив тот, кому удается потратить отпуск на запланированное оздоровление или провести время вместе с родными. К сожалению, работы у бухгалтера много в любое время года – и зимой, и летом. А перед уходом в отпуск нередко приходится работать вдвое больше, чтобы решить все вопросы заранее и не подвести своих коллег по ремеслу.

Что можно посоветовать бухгалтеру, для того, чтобы рутинной работы стало меньше и сезонные перепады (например, отчеты, проверки) не выбивали из колеи? Прежде всего — нужно сэкономить время на часто повторяющихся операциях, замедляющих выполнение самой важной работы.

По статистике, обработка первичных документов (актов, счетов-фактур и накладных) и занесение информации в базу «1С:Предприятие» отнимают чуть ли не все рабочее время у специалистов учетных служб торговых предприятий. Можно ли автоматизировать такую работу? На первый взгляд — это очень сложно, ведь множество операций выполнять нужно только самостоятельно, контролируя каждый шаг. Ввести все номенклатурные единицы после поступления или отгрузки товаров — это лишь половина дела, поскольку еще нужно выполнить проверку всех данных и устранить появление ошибок. Существует ли инструмент, который бы вводил информацию вместо бухгалтера, проверяя достоверность и точность информации?

С учетом указанной специфики и сложности выполняемой работы такие программы действительно разработаны, и позволяют сделать труд бухгалтера по вводу данных в системы 1С легким и простым.

Рассмотрим принцип быстрой обработки данных на примере использования программы «Эффективные решения: Загрузка документов» (до 2009 года программа называлась «Цифровая Россия: Загрузка документов»).

Разработчики предлагают следующий путь решения – чтобы обработать информацию, предоставленную на бумаге, ее вначале нужно отсканировать. После сканирования производится извлечение информации, находящейся в таблицах счетов-фактур, актов и ТОРГ-12. Причем, обрабатываются бумажные и электронные форматы документов (Excel, PDF, JPEG).

Следующий шаг – этап автоматического ввода информации. Информация, полученная в результате распознавания, передается в базу 1С, упорядочивается по ячейкам в зависимости от контрагента, номенклатуры и т.д. По необходимости самостоятельно обновляется справочник 1С – новая информация вносится автоматически. При вводе документов можно создавать правила – программа запомнит их и разнесет номенклатуру в соответствии с утвержденным стандартом (таким образом устраняется и проблема сдваивания, дублирования данных). Пользователь программы делает предварительную проверку качества обработки информации, если всё устраивает, то нажимает кнопку «провести документы в 1С».

Рассмотрим один из примеров использования программы «Эффективные решения: Загрузка документов».

Документооборот торговой сети. Допустим, торговое предприятие имеет распределенную структуру, состоящую из склада, офиса, торгового дома или сети магазинов. При поступлении новых товаров менеджер склада сканирует документы с помощью специального потокового сканера (со скоростью от 20 до 100 листов в минуту), далее полученные скан-образы обрабатываются программой (информация распознается и передается в готовом виде в 1С), полученные данные останется только провести. Таким образом, один пользователь сможет за 1 день обработать более 1000 документов. Если база учетной системы  1С доступна через Интернет (например, установлена на сервере в головном офисе), то сканирование и распознавание данных можно производить в любом месте компании. Главное условие – иметь подключение к учетной системе 1С. Лучше всего, если вся информация будет обрабатываться в пункте поступления документов – в торговом подразделении или центральном офисе.

Какие преимущества получит бухгалтерия торговой компании при использовании программы «Эффективные решения: Загрузка документов»? Назовем лишь несколько основных:

  • работу может делать один оператор по вводу, находясь в пункте поступления документов, в результате бухгалтер получает готовую информацию о поступлениях в оперативном режиме;
  • бухгалтерские и налоговые отчеты формируются в срок, поскольку исключается задержка на вводе информации;
  • отсканированную информацию можно одновременно сохранять в электронном архиве бухгалтерских документов, во многих случаях отсканированные счета-фактуры приравниваются контролирующими органами к оригиналам.

Всё больше и больше торговых компаний сосредоточивают свое внимание на централизации торгового учета и создании интернет-магазинов для продажи своей продукции. Использование электронной коммерции дает хороший импульс для увеличения продаж компании, но вместе с тем создает видимые сложности для работников бухгалтерии.

Рассмотрим эту проблему на конкретном примере. Возьмем случай из реальной практики (о внедрении программы в ЗАО «аиМЕД Технологии»).

Ситуация до внедрения программы «Эффективные решения: Загрузка документов».

Генеральный директор ЗАО «аиМЕД Технологии», Подгребельный А. Н.:

«Так сложилось, что разработка интернет-магазина нашей компании велась от интернета к учету, т.е. был сделан удобный веб-магазин как для покупателей, так и для менеджеров, где велись все действия по обслуживанию клиентов — от получения и обработки заказа, ведения клиента на всех этапах выполнения заказа, автоматического оповещения курьеров и склада, до формирования всех необходимых документов первичной отчетности (счетов-фактур, накладных). Однако нашим бухгалтерам приходилось заново вводить все операции по этим бумагам в «1С:Бухгалтерию». Естественно, всем хотелось минимизировать этот «мартышкин труд». Нами долго искалась возможные средства для синхронизации данных с бухгалтерией, и после долгих розысков мы нашли этот вариант: «Эффективные решения: Загрузка документов».

Ситуация после внедрения:

«Вариант оказался идеальным: наш магазин генерирует все документы в MS Excel, а потом с помощью программы «Эффективные решения: Загрузка документов» они практически автоматически оказываются в «1С:Бухгалтерии», автоматически создаются все проводки, новые контрагенты, и новые товарные позиции. К примеру, загрузка 200 документов занимает всего 3 минуты!!!

Когда я рассказывал нашим бухгалтерам о подобной возможности, они в один голос говорили что такое не возможно, но когда они увидели все в действии, их восторгу не было предела. Теперь работа бухгалтеров занимает гораздо меньше времени, а нам это позволило наращивать объемы продаж без риска задержки формирования отчетности и с минимальным ручным трудом по вводу первичных документов.»

Программа «Эффективные решения: Загрузка документов» установлена и успешно используется уже более чем в 1000 компаний различных сфер и направлений – строительных холдингах, аптечных сетях, образовательных учреждениях, финансовых и аудиторских службах, лесных хозяйствах и пищевых комбинатах, предприятиях сервиса и телекоммуникаций… Высокое качество, надежность работы и востребованность программы объясняется следующими факторами:

  • функционал программы базируется на основе решений ABBYY (напр., Fine Reader Engine), бесспорного мирового лидера среди систем распознавания информации;
  • программа имеет статус «1С:Совместимо», функционирует на базе известных программ линейки «1С:Предприятие» («1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:Управление производственным предприятием» и др.);
  • для использования программы достаточно иметь обычный офисный сканер;
  • автоматически распознаются файлы большинства электронных форматов (Excel, PDF, TIFF, JPEG, и т.д.).

Чтобы убедиться в функциональности программы «Эффективные решения: Загрузка документов», разработчики предлагают будущим клиентам бесплатную онлайн-демонстрацию.

Все желающие могут оставить заявку на проведение демонстрации и в удобное для себя время ознакомиться со всеми возможностями программы, а также оценить ее преимущества.